Butuh cetak ID card panitia H-1? LanyardKilat melayani ID card, lanyard, dan card holder express serta opsi kirim langsung ke venue.
Ada satu situasi yang cukup sering membuat panitia event panik. Semua persiapan sebenarnya sudah berjalan. Venue sudah siap, rundown sudah dibuat, perlengkapan acara hampir lengkap, bahkan peserta mungkin sudah mulai melakukan registrasi.
Tetapi kemudian ada satu hal yang baru disadari.
ID card panitia belum jadi.
Kalau event masih satu atau dua minggu lagi, mungkin masalah seperti ini tidak terlalu mengkhawatirkan. Panitia masih punya waktu untuk mencari vendor, mengirim desain, melakukan revisi, mencetak kartu, menyiapkan lanyard, kemudian mengirimkannya ke lokasi acara.
Masalahnya menjadi berbeda ketika posisi sudah H-1.
Besok pagi acara dimulai, tetapi ID card panitia baru akan dicetak hari ini.
Dalam kondisi seperti ini, mencari vendor yang hanya menawarkan "pengerjaan cepat" belum tentu cukup. Yang dibutuhkan adalah vendor yang bisa membantu melihat kebutuhan secara menyeluruh, mulai dari file desain, produksi ID card, lanyard, finishing, sampai pengiriman ke lokasi.
Itulah kebutuhan yang coba dijawab melalui layanan produksi cepat LanyardKilat.
Jawabannya: bisa saja, tetapi sangat bergantung pada kondisi pesanan.
Ada beberapa hal yang harus dilihat terlebih dahulu, seperti jumlah ID card, kesiapan desain, jenis produk, waktu order dikonfirmasi, lokasi pengiriman, dan kondisi antrean produksi pada saat itu.
Karena itu, tidak tepat jika setiap pesanan otomatis dijanjikan selesai dalam waktu yang sama hanya karena menggunakan layanan express.
Justru ketika sudah H-1, hal pertama yang harus dilakukan adalah segera menghubungi vendor dan menyampaikan kondisi sebenarnya.
Sampaikan bahwa event berlangsung besok, berapa jumlah panitia yang membutuhkan ID card, apakah desain sudah final, dan barang akan dikirim ke mana.
Dari informasi tersebut, vendor dapat membantu melihat apakah kebutuhan masih memungkinkan dikerjakan dalam waktu yang tersedia.
Untuk kebutuhan event, ID card biasanya tidak berdiri sendiri.
Panitia membutuhkan kartu identitas yang kemudian dipasang pada card holder dan lanyard agar bisa dikenakan selama acara berlangsung.
Jadi kalau hanya mencetak kartu tanpa memikirkan lanyard, pekerjaan panitia sebenarnya belum selesai.
Bayangkan event dimulai pukul 08.00 pagi. ID card sudah selesai dicetak pada malam sebelumnya, tetapi lanyard baru tersedia keesokan harinya.
Hasilnya tetap sama: panitia belum memiliki perlengkapan identitas yang lengkap.
Karena itu, ketika waktunya sudah sangat mepet, lebih praktis jika kebutuhan identitas dibicarakan sebagai satu paket.
ID card + card holder + lanyard.
Dengan begitu, panitia tidak perlu mengejar tiga vendor berbeda pada saat waktu persiapan sudah sangat terbatas.
Dalam sebuah event, ID card memiliki fungsi yang cukup penting.
Panitia biasanya tersebar di berbagai titik. Ada yang berada di meja registrasi, ruang backstage, area peserta, ruang konsumsi, area teknis, hingga bagian keamanan.
Peserta atau tamu yang membutuhkan bantuan perlu mengetahui siapa yang bisa mereka hubungi.
Dengan adanya ID card, panitia dapat lebih mudah dikenali.
Misalnya pada kartu terdapat:
Jadi ketika seseorang melihat kartu bertuliskan "PANITIA", kemudian melihat nama dan divisinya, koordinasi di lapangan menjadi lebih mudah.
Untuk event yang cukup besar, ID card juga dapat membantu membedakan panitia dengan peserta, tamu, vendor, atau pengunjung biasa.
Dalam persiapan event, ada begitu banyak hal yang harus dikerjakan secara bersamaan.
Venue, dekorasi, konsumsi, sound system, dokumentasi, tiket, rundown, publikasi, perlengkapan peserta, dan berbagai kebutuhan teknis lainnya.
ID card panitia kadang terlihat sebagai kebutuhan kecil sehingga pengerjaannya justru ditunda.
Panitia mungkin berpikir:
"Nanti saja, masih banyak waktu."
Sampai akhirnya H-3.
Kemudian H-2.
Dan tiba-tiba sudah H-1.
Pada titik tersebut, mencari vendor dengan waktu produksi normal tentu sudah tidak ideal.
Karena itu, ketika kebutuhan ID card memang baru muncul mendekati hari acara, yang perlu dicari bukan sekadar "tempat cetak ID card murah", tetapi vendor yang memahami kebutuhan produksi express dan pengiriman cepat.
Kalau event memang sudah tinggal satu hari, jangan membuat proses semakin lama karena informasi yang belum lengkap.
Semakin siap data yang dikirim ke vendor, semakin cepat pula vendor dapat memeriksa apakah pesanan memungkinkan untuk dikerjakan.
Minimal siapkan:
Kalau semua informasi tersebut sudah siap, proses konsultasi akan jauh lebih cepat.
Sebaliknya, kalau desain masih berubah-ubah dan jumlah panitia belum jelas, waktu yang seharusnya digunakan untuk produksi bisa habis untuk revisi dan konfirmasi.
Ini salah satu bagian paling penting.
Ketika memesan ID card secara normal, masih ada ruang untuk melakukan beberapa kali revisi. Tetapi ketika posisi sudah H-1, ruang waktunya tentu jauh lebih sempit.
Karena itu, desain final sebaiknya sudah benar-benar siap sebelum dikirim untuk produksi express.
Pastikan nama event benar, logo benar, jabatan benar, dan data panitia sudah final.
Kalau setiap beberapa menit masih ada perubahan nama atau desain, vendor akan kesulitan memulai produksi.
Jadi kalau memang kondisinya darurat, jangan hanya mengatakan:
"Tolong dibuat cepat."
Tetapi usahakan juga:
"Desain sudah final, data sudah lengkap, jumlah sudah pasti, dan kami membutuhkan barang sebelum jam sekian."
Informasi seperti ini jauh lebih membantu vendor menentukan langkah produksi.
Ini situasi yang berbeda.
Kalau desain baru selesai H-1 tetapi belum final, sebenarnya waktu produksi belum benar-benar dimulai.
Masih ada proses pemeriksaan desain, kemungkinan revisi, persetujuan, pembayaran, kemudian baru masuk produksi.
Karena itu, semakin cepat desain dikunci, semakin besar peluang pesanan dapat diproses sesuai deadline.
Untuk pesanan express, kesiapan desain merupakan bagian dari kecepatan produksi.
LanyardKilat sendiri memang menyediakan layanan lanyard 1 hari jadi dengan ketentuan tertentu mengenai kesiapan file dan waktu konfirmasi. Pada halaman layanan yang sudah ada, LanyardKilat menjelaskan bahwa layanan 1 hari jadi bergantung pada file yang siap cetak dan konfirmasi pesanan sebelum batas waktu yang ditentukan.
Untuk kebutuhan ID card H-1, prinsipnya sama: semakin siap data dan desain, semakin sedikit waktu yang terbuang sebelum produksi dimulai.
Ini kesalahan yang cukup sering terjadi.
Panitia menghitung:
"Cetaknya cuma beberapa jam."
Tetapi lupa bahwa setelah selesai dicetak, barang masih harus sampai ke venue.
Misalnya event dimulai pukul 08.00 pagi dan produksi selesai pukul 18.00. Kalau pengiriman baru dilakukan setelah produksi selesai, masih ada perjalanan yang harus diperhitungkan.
Karena itu, ketika memesan ID card panitia H-1, deadline bukan hanya kapan barang selesai diproduksi.
Yang lebih penting adalah:
Kapan barang harus sudah berada di tangan panitia?
Ini dua hal yang berbeda.
Untuk event yang sudah sangat dekat, pengiriman langsung ke lokasi acara bisa lebih praktis dibandingkan meminta barang dikirim ke kantor terlebih dahulu.
Misalnya produksi selesai di Bogor, sementara acara berlangsung di Jakarta.
Daripada:
Workshop → kantor panitia → venue
barang dapat diarahkan:
Workshop → venue
Tentu metode tersebut perlu disesuaikan dengan lokasi, waktu selesai produksi, kondisi lalu lintas, dan layanan kurir yang tersedia.
Untuk pengiriman instan, layanan seperti GoSend dapat menjadi salah satu opsi jika rute dan layanan pada saat itu tersedia.
Tujuannya sederhana: mengurangi satu titik transit yang tidak perlu.
Kalau kebutuhan ID card baru diketahui ketika event tinggal satu hari, yang paling penting adalah jangan membuang waktu pada hal yang sebenarnya bisa disiapkan sejak awal.
Begitu menghubungi vendor, sampaikan kondisi sebenarnya: event berlangsung kapan, jumlah ID card yang dibutuhkan berapa, desain sudah final atau belum, dan barang harus tiba di mana. Dari situ baru bisa ditentukan apakah pesanan masih memungkinkan dikerjakan secara express dan metode pengiriman apa yang paling masuk akal.
Untuk kebutuhan seperti ini, produksi dan pengiriman harus dipikirkan sebagai satu rangkaian. Jangan hanya mengejar agar ID card selesai dicetak, tetapi lupa bahwa barang tersebut masih harus sampai ke tangan panitia sebelum acara dimulai.
Secara sederhana, alurnya dapat dibuat seperti ini:
Konsultasi → kirim desain & data → cek spesifikasi → konfirmasi pesanan → produksi → QC → packing → pengiriman → diterima panitia
Semakin cepat setiap tahap diselesaikan, semakin besar ruang waktu yang tersedia untuk pengiriman.
Karena itu, kalau event sudah H-1, sebaiknya jangan menunggu sampai sore untuk baru menghubungi vendor. Hubungi vendor sedini mungkin agar masih ada waktu untuk menyusun jadwal produksi dan pengiriman.
Informasikan bahwa kebutuhan bersifat mendadak.
Contohnya:
"Besok ada event di Jakarta. Kami membutuhkan 150 ID card panitia dan lanyard. Desain sudah final dan barang harus sampai di venue paling lambat malam ini."
Informasi seperti ini jauh lebih membantu daripada hanya menanyakan:
"Bisa cetak ID card cepat?"
Vendor perlu mengetahui jumlah, deadline, dan lokasi untuk memperkirakan proses yang dibutuhkan.
Setelah itu kirim file desain dan data yang akan dicetak.
Kalau ID card menggunakan nama dan jabatan berbeda-beda, pastikan data sudah final. Jangan sampai setelah produksi dimulai masih ada tambahan 20 nama panitia.
Untuk kondisi H-1, perubahan kecil sekalipun dapat memengaruhi waktu produksi.
Pastikan kembali:
Tahap ini penting agar tidak terjadi perbedaan pemahaman antara panitia dan vendor.
Setelah desain, jumlah, spesifikasi, dan pembayaran dikonfirmasi sesuai kesepakatan, pesanan dapat masuk ke proses produksi.
Untuk layanan express, waktu konfirmasi menjadi sangat penting karena produksi memiliki antrean dan kapasitas pada hari tersebut.
Setelah selesai, produk diperiksa kemudian dipacking.
Untuk pesanan yang terdiri dari ID card dan lanyard, produk juga perlu dipastikan sudah dalam kondisi siap digunakan.
Artinya bukan hanya kartu yang selesai dicetak, tetapi seluruh perlengkapan yang memang dipesan sudah disiapkan.
Kalau panitia baru menyadari H-1 bahwa ID card belum ada, jangan sampai masalah berikutnya adalah mencari lanyard secara terpisah.
Bayangkan panitia harus menghubungi:
Vendor A → cetak ID card
kemudian:
Vendor B → cetak lanyard
Lalu:
Vendor C → mencari card holder
Setelah itu semuanya harus dikumpulkan sebelum dibawa ke venue.
Untuk kondisi normal mungkin masih bisa dilakukan. Tetapi ketika sudah H-1, setiap tambahan titik koordinasi meningkatkan risiko keterlambatan.
Karena itu, jika memungkinkan, kebutuhan tersebut lebih praktis dikonsultasikan sekaligus:
ID card + card holder + lanyard.
Dengan begitu, panitia bisa fokus pada satu alur pemesanan dan satu jadwal pengiriman.
Untuk kebutuhan yang benar-benar mendesak, pengiriman instan bisa menjadi salah satu pilihan.
Misalnya produksi selesai pada sore hari dan barang harus segera dikirim ke venue yang masih berada dalam jangkauan layanan instan.
Dalam kondisi seperti ini, GoSend atau layanan kurir instan lain dapat dipertimbangkan.
Tetapi perlu digarisbawahi bahwa pengiriman instan bukan berarti otomatis menjamin barang tiba dalam waktu tertentu.
Ketersediaan driver, lokasi pickup, tujuan, kondisi lalu lintas, cuaca, ukuran paket, serta kondisi layanan pada saat pemesanan tetap perlu diperhitungkan.
Karena itu, lebih tepat mengatakan:
"Bisa diupayakan menggunakan pengiriman instan jika rute dan layanan tersedia."
Bukan:
"Pasti sampai dalam satu jam."
Untuk event yang deadline-nya ketat, ekspektasi seperti ini perlu dibuat realistis.
Dalam kondisi normal, barang mungkin dikirim ke kantor perusahaan atau alamat panitia.
Namun ketika event sudah H-1, pengiriman langsung ke venue dapat mengurangi satu tahapan.
Misalnya:
Workshop Bogor → kantor panitia → venue
dibandingkan dengan:
Workshop Bogor → venue
Jalur kedua tentu lebih sederhana jika venue sudah siap menerima barang.
Tetapi pastikan terlebih dahulu bahwa pihak venue memang bisa menerima paket. Berikan informasi yang lengkap seperti:
Hal kecil seperti ini sangat penting.
Jangan sampai kurir sudah tiba di gedung tetapi tidak tahu harus menyerahkan paket kepada siapa.
Alamat event terkadang berbeda dengan alamat kantor.
Kalau mengirim ke kantor, biasanya cukup mencantumkan nama perusahaan dan alamat. Tetapi venue event bisa berupa hotel, gedung pertemuan, convention hall, kampus, atau area yang memiliki beberapa pintu masuk.
Karena itu, alamat sebaiknya dibuat sedetail mungkin.
Contohnya:
Nama venue + nama event + nama PIC + nomor HP + lokasi penerimaan barang.
Kalau event berlangsung di hotel, misalnya, beri tahu apakah paket harus diterima di:
Informasi seperti ini membantu mengurangi komunikasi berulang antara kurir dan panitia.
Misalnya sebuah event berlangsung besok pukul 08.00 pagi di Jakarta.
Panitia membutuhkan:
200 ID card panitia + 200 lanyard + card holder.
Desain sudah final pada pagi hari.
Maka alur yang ideal kurang lebih:
Panitia menghubungi LanyardKilat, menyampaikan jumlah, desain, deadline, dan lokasi venue.
File desain dan data panitia diperiksa, kemudian pesanan masuk sesuai kesepakatan produksi express.
Proses produksi berjalan sesuai jadwal yang tersedia.
Produk diperiksa, dipacking, kemudian disiapkan untuk pengiriman.
Jika layanan dan rute memungkinkan, paket dapat dikirim menggunakan kurir instan menuju venue.
Panitia menerima paket dan memiliki waktu untuk mengecek serta menyiapkan ID card sebelum acara dimulai.
Ini hanya contoh alur, bukan janji bahwa setiap pesanan H-1 pasti mengikuti jam tersebut. Waktu aktual tetap bergantung pada jumlah pesanan, spesifikasi, antrean produksi, kesiapan desain, lokasi venue, dan layanan pengiriman yang tersedia.
Ini kondisi yang jauh lebih berisiko.
Kalau event dimulai pukul 07.00 atau 08.00 pagi, tetapi produksi baru selesai pukul 22.00, masih ada beberapa hal yang perlu dipastikan.
Apakah venue masih bisa menerima barang?
Apakah ada panitia yang standby?
Apakah kurir masih tersedia?
Apakah jarak dari workshop ke venue memungkinkan?
Apakah paket dapat diterima malam itu?
Karena itu, untuk event pagi hari, waktu penerimaan harus dibicarakan sejak awal, bukan hanya waktu produksi.
Jika memungkinkan, panitia sebaiknya menentukan alamat penerima yang memang bisa menerima paket sampai malam.
Ini salah satu kondisi yang harus diantisipasi.
Misalnya produksi selesai pukul 20.00, tetapi venue hanya menerima barang sampai pukul 17.00.
Kalau begitu, masalahnya bukan lagi kecepatan produksi. Barang sudah selesai, tetapi tidak ada penerima.
Solusinya dapat berupa pengiriman ke alamat panitia yang masih bisa menerima paket, atau menyesuaikan metode dan jadwal pengiriman.
Karena itu, alamat pengiriman harus menjadi bagian dari perencanaan sejak awal.
Jangan baru mencari penerima setelah barang selesai diproduksi.
Kalau kondisi sudah H-1, komunikasi lebih awal justru lebih membantu.
Misalnya desain sudah 90% selesai tetapi masih menunggu satu logo sponsor. Anda tetap dapat menghubungi vendor terlebih dahulu dan menjelaskan kondisinya.
Vendor dapat mengetahui kebutuhan dan perkiraan jumlahnya lebih awal.
Namun produksi tentu baru bisa berjalan setelah file dan informasi yang dibutuhkan sudah final sesuai kesepakatan.
Dengan cara ini, waktu konsultasi tidak ikut terbuang.
Jumlah ID card merupakan salah satu informasi penting.
Jangan mengatakan:
"Sekitar 100 sampai 200."
Kalau sebenarnya jumlah akhirnya 180, sebaiknya segera pastikan angka tersebut.
Perbedaan jumlah dapat memengaruhi material, waktu produksi, finishing, dan packing.
Untuk kebutuhan express, semakin cepat jumlah final diketahui, semakin mudah pula vendor menghitung kebutuhan produksinya.
Ini juga cukup sering terjadi menjelang event.
Misalnya malam hari ada pergantian panitia. Nama seseorang diganti, jabatan berubah, atau ada tambahan beberapa orang.
Kalau produksi belum dimulai, perubahan mungkin masih bisa ditangani.
Tetapi jika kartu sudah masuk proses produksi, perubahan tersebut tentu harus dibicarakan kembali.
Karena itu, data panitia sebaiknya dikunci sebelum produksi dimulai.
Kalau memang ada perubahan terakhir, segera komunikasikan kepada vendor daripada diam-diam berharap perubahan tersebut masih bisa dilakukan.
Kalau kondisi sudah H-1, gunakan urutan prioritas sederhana:
Pastikan berapa ID card yang benar-benar dibutuhkan.
Jangan lagi melakukan perubahan yang tidak penting.
Bukan hanya "besok", tetapi:
"Harus sudah diterima di venue maksimal pukul 20.00 malam ini."
Pastikan ada orang yang standby menerima paket.
Diskusikan apakah menggunakan kurir instan atau metode lain yang memungkinkan.
Dengan lima langkah tersebut, proses darurat menjadi lebih terarah.
Untuk kebutuhan event yang waktunya sudah sangat dekat, LanyardKilat dapat membantu mengoordinasikan kebutuhan ID card, card holder, dan lanyard dalam satu proses pemesanan.
Keuntungannya bukan sekadar memiliki beberapa produk dalam satu tempat.
Yang lebih penting adalah panitia dapat membicarakan deadline produk sekaligus kebutuhan pengirimannya sejak awal.
Misalnya:
"Kami membutuhkan 150 ID card panitia lengkap dengan lanyard. Event besok pagi di Jakarta dan barang harus sudah diterima malam ini."
Informasi seperti ini memberikan gambaran yang jauh lebih jelas daripada hanya mengatakan:
"Mau cetak ID card."
Tim kemudian dapat mengecek kondisi pesanan dan menentukan langkah yang memungkinkan berdasarkan kapasitas produksi serta tujuan pengiriman.
Kalau sudah masuk H-1, sebenarnya kuncinya bukan lagi mencari proses yang paling rumit. Justru sebaliknya, semua hal yang bisa dibuat sederhana harus disederhanakan.
Desain harus segera dikunci, jumlah harus jelas, data panitia harus siap, spesifikasi produk harus ditentukan, dan alamat penerima harus lengkap. Setelah itu, vendor dapat langsung menilai apakah pesanan masih memungkinkan dikerjakan dan dikirim sesuai kebutuhan.
Untuk kebutuhan mendadak, waktu yang hilang karena bolak-balik revisi atau mencari informasi yang sebenarnya bisa disiapkan sejak awal bisa jauh lebih berpengaruh daripada perbedaan beberapa menit pada proses produksi.
Sebelum menghubungi LanyardKilat, panitia sebaiknya menyiapkan beberapa informasi dasar.
Semakin lengkap informasi tersebut ketika order dimulai, semakin mudah proses berikutnya dilakukan.
Ada beberapa hal yang sebaiknya dihindari ketika memesan ID card secara mendadak.
Ini mungkin kesalahan yang paling sering terjadi.
Panitia ingin produksi cepat, tetapi file yang diberikan masih berubah-ubah.
Hari ini logo berubah.
Kemudian nama sponsor ditambahkan.
Setelah itu ukuran tulisan diganti.
Padahal waktu produksi terus berjalan.
Kalau event sudah H-1, sebaiknya tentukan satu titik di mana desain benar-benar dikunci.
Jangan memberikan jumlah berdasarkan perkiraan jika sebenarnya data final sudah bisa diperoleh.
Perbedaan antara 100, 150, dan 200 pcs tentu akan memengaruhi kebutuhan produksi.
Kalau jumlah masih berubah setelah produksi dimulai, vendor perlu menyesuaikan kembali pekerjaan yang sedang berjalan.
Karena itu, sebaiknya tentukan jumlah utama terlebih dahulu dan segera komunikasikan jika memang ada tambahan yang benar-benar tidak bisa dihindari.
Ini juga cukup sering terjadi.
Panitia sudah menemukan vendor ID card, tetapi lupa bahwa kartu tersebut masih membutuhkan holder dan lanyard.
Ketika ID card selesai, baru mulai mencari lanyard.
Dalam kondisi normal mungkin tidak masalah. Tetapi pada H-1, tambahan proses seperti ini bisa membuat koordinasi menjadi lebih rumit.
Kalau memang membutuhkan satu set perlengkapan identitas, lebih baik sejak awal mengatakan:
"Kami membutuhkan ID card lengkap dengan card holder dan lanyard."
Dengan begitu, kebutuhan dapat dibahas sekaligus.
Kalimat:
"Besok harus sampai."
masih terlalu umum.
Besok pagi?
Besok siang?
Besok malam?
Lebih baik katakan:
"Barang harus sudah diterima di venue hari ini maksimal pukul 20.00 karena besok acara dimulai pukul 07.00."
Dengan informasi tersebut, vendor dapat memahami tingkat urgensinya.
Pengiriman instan memang dapat menjadi solusi untuk kondisi tertentu.
Tetapi jangan menjadikan GoSend atau layanan kurir instan lainnya sebagai jaminan mutlak bahwa barang pasti sampai dalam waktu tertentu.
Ketersediaan driver, jarak, kondisi jalan, cuaca, lokasi pickup, ukuran paket, dan kondisi layanan saat itu tetap berpengaruh.
Jadi untuk kebutuhan H-1, sebaiknya produksi dan pengiriman dibicarakan bersamaan, bukan setelah barang selesai.
Kalau kondisi pesanan memungkinkan menggunakan layanan instan, siapkan informasi penerima sedetail mungkin.
Misalnya:
Nama penerima: Andi – Panitia Event XYZ
Nomor HP: nomor yang aktif
Lokasi: Ballroom lantai 3
Venue: nama gedung/hotel
Event: XYZ Conference
Catatan: paket ID card panitia
Dengan informasi tersebut, kemungkinan terjadi kebingungan saat kurir tiba di lokasi dapat dikurangi.
Untuk venue besar, bahkan lebih baik mencantumkan pintu masuk atau titik penerimaan barang jika memang sudah diketahui.
Tidak selalu harus ke venue.
Kalau venue hanya bisa menerima barang sampai pukul 17.00, sedangkan produksi baru selesai setelahnya, pengiriman ke rumah panitia atau alamat lain yang bisa menerima paket mungkin menjadi alternatif.
Sebaliknya, kalau venue masih buka dan ada PIC yang standby, mengirim langsung ke lokasi acara tentu lebih praktis.
Jadi keputusan pengiriman sebaiknya didasarkan pada siapa yang bisa menerima barang dan kapan barang harus digunakan, bukan hanya alamat yang paling dekat.
Kalau event dimulai besok pagi, sebaiknya jangan menjadikan pagi hari sebagai waktu pengiriman utama.
Lebih aman jika barang sudah diterima sebelumnya sehingga panitia masih mempunyai waktu untuk:
Misalnya acara dimulai pukul 08.00, menerima barang pada pukul 07.30 tentu sangat berisiko.
Ada kemungkinan kurir terlambat, venue sulit ditemukan, atau panitia masih membutuhkan waktu untuk membagikan seluruh ID card.
Jadi deadline internal sebaiknya dibuat lebih awal daripada waktu acara dimulai.
Jumlah ideal tentu mengikuti jumlah orang yang membutuhkan identitas.
Tetapi untuk event, panitia dapat mempertimbangkan menyediakan sedikit cadangan jika memang memungkinkan.
Misalnya ada 100 panitia aktif, kebutuhan utama adalah 100 ID card. Jika terdapat kemungkinan pergantian personel atau kartu rusak/hilang, jumlah cadangan dapat dipertimbangkan.
Namun untuk pesanan H-1, jangan menambahkan jumlah secara berlebihan tanpa kebutuhan yang jelas karena tambahan jumlah juga berarti tambahan pekerjaan produksi.
Yang paling penting adalah jumlah final diketahui sedini mungkin.
Untuk event dengan banyak panitia, data biasanya tidak hanya terdiri dari satu desain.
Desain visualnya bisa sama, tetapi nama dan jabatan berbeda.
Contohnya:
Dalam kondisi seperti ini, data harus disiapkan dalam format yang jelas agar tidak terjadi kesalahan input.
Semakin rapi data diberikan, semakin mudah pula proses pengecekan sebelum produksi.
Jangan hanya mengirim daftar nama dalam beberapa chat terpisah jika bisa dibuat menjadi satu data yang lebih terstruktur.
Untuk kebutuhan event, produk dapat disusun sesuai kebutuhan.
ID card + lanyard
Cocok jika panitia sudah memiliki holder atau kebutuhan holder tidak diperlukan.
ID card + card holder + lanyard
Ini lebih praktis karena panitia mendapatkan perlengkapan yang siap digunakan sebagai identitas.
ID card custom + card holder + lanyard custom
Cocok untuk event yang ingin menggunakan identitas visual penyelenggara secara lebih konsisten.
Lanyard dapat menggunakan logo, nama event, warna brand, atau pola desain tertentu.
Kalau kebutuhan masih jauh dari hari acara, harga mungkin menjadi salah satu pertimbangan utama.
Tetapi ketika sudah H-1, prioritasnya sedikit berbeda.
Yang perlu ditanyakan bukan hanya:
"Berapa harga per pcs?"
Tetapi juga:
Pertanyaan tersebut jauh lebih relevan ketika deadline sudah sangat dekat.
LanyardKilat melayani kebutuhan lanyard custom dan ID card yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan perusahaan maupun event.
Untuk panitia yang membutuhkan perlengkapan identitas secara mendadak, kebutuhan dapat dikonsultasikan sekaligus, misalnya:
ID card panitia + card holder + lanyard.
Setelah jumlah, desain, spesifikasi, dan deadline diketahui, tim dapat membantu mengecek kemungkinan produksi berdasarkan kondisi pada saat pemesanan.
Jika produksi memungkinkan dilakukan secara express, metode pengiriman juga dapat dibicarakan sejak awal.
Untuk lokasi yang mendukung layanan kurir instan, pengiriman seperti GoSend dapat dipertimbangkan agar barang bisa langsung menuju venue setelah produksi selesai.
Namun kembali lagi, ketersediaan layanan dan estimasi pengiriman harus dikonfirmasi pada saat order, karena kondisi lapangan dapat berubah.
Kalau harus diringkas, jangan panik dan jangan membuat proses semakin rumit.
Lakukan lima hal berikut:
Jangan menunggu sampai siang atau sore kalau event sudah besok.
Semakin siap file, semakin cepat proses bisa dimulai.
Vendor perlu tahu berapa jumlahnya dan kapan barang harus sudah diterima.
Kalau membutuhkan ID card, holder, dan lanyard, sampaikan semuanya sejak awal.
Jangan baru memikirkan kurir setelah produksi selesai.
Bisa saja jika kapasitas produksi, jumlah pesanan, spesifikasi, kesiapan desain, dan waktu pemesanan memungkinkan. Karena setiap pesanan memiliki kondisi berbeda, ketersediaannya perlu dikonfirmasi terlebih dahulu.
Bisa. Kebutuhan dapat dikonsultasikan sebagai satu paket, misalnya ID card + card holder + lanyard, sehingga panitia tidak perlu mengoordinasikan produk tersebut dari vendor yang berbeda.
Bisa diupayakan selama alamat dan kondisi penerimaan memungkinkan. Untuk event, berikan nama PIC, nomor HP, nama venue, serta lokasi penerimaan agar pengiriman lebih mudah dikoordinasikan.
Pengiriman instan seperti GoSend dapat menjadi salah satu pilihan jika layanan tersedia untuk rute dan kondisi pesanan tersebut. Ketersediaan driver dan estimasi waktu perlu dikonfirmasi pada saat pengiriman.
Desain final, data lengkap, jumlah pasti, spesifikasi produk, deadline penerimaan, dan alamat pengiriman harus segera disampaikan kepada vendor.
Sebaiknya segera komunikasikan dengan vendor. Produksi baru dapat berjalan setelah file dan informasi yang dibutuhkan sudah cukup jelas sesuai kesepakatan.
Ya, kebutuhan lanyard dan ID card dapat dikonsultasikan sekaligus sehingga kebutuhan identitas event lebih mudah dikoordinasikan.
Tidak bisa digeneralisasi. Produksi express sangat bergantung pada jumlah, spesifikasi, kesiapan desain, waktu konfirmasi, antrean produksi, dan kebutuhan pengiriman. Karena itu, sebaiknya hubungi LanyardKilat sedini mungkin untuk mengecek kondisi pesanan.
Kebutuhan cetak ID card panitia H-1 memang bukan kondisi yang ideal. Tetapi ketika situasi tersebut sudah terjadi, hal yang paling penting adalah bergerak cepat dan membuat proses pemesanan sesederhana mungkin.
Siapkan desain dan data, pastikan jumlah, sampaikan deadline secara jelas, kemudian komunikasikan kebutuhan ID card, card holder, dan lanyard sekaligus jika memang semuanya diperlukan.
Setelah produksi selesai, pengiriman juga perlu direncanakan. Untuk tujuan yang mendukung layanan instan, GoSend atau layanan kurir instan lainnya dapat dipertimbangkan agar paket bisa langsung diarahkan ke venue, dengan catatan ketersediaan layanan dan kondisi pengiriman tetap harus dikonfirmasi.
LanyardKilat dapat membantu mengecek kebutuhan produksi express untuk ID card panitia, lanyard, dan perlengkapan identitas event berdasarkan jumlah, desain, deadline, serta lokasi pengiriman.
Kalau besok event sudah dimulai tetapi ID card panitia belum siap, jangan tunggu sampai semakin mepet. Hubungi tim LanyardKilat, kirim desain dan jumlah yang dibutuhkan, lalu sampaikan kapan dan di mana barang harus sudah diterima. Dengan informasi tersebut, tim dapat segera mengecek opsi produksi dan pengiriman yang paling memungkinkan.
