Karyawan yang bekerja di kantor dan site membutuhkan lanyard yang sesuai aktivitas. Simak cara menentukan ukuran, hook, holder, dan spesifikasinya.
Tidak semua karyawan menghabiskan seluruh waktu kerjanya di kantor. Pada perusahaan yang memiliki proyek, fasilitas produksi, gudang, cabang, atau area operasional tertentu, seorang karyawan bisa saja berpindah antara kantor dan site secara rutin.
Kondisi seperti ini membuat kebutuhan identitas kerja sedikit berbeda. Lanyard yang nyaman digunakan saat meeting di kantor belum tentu menjadi konfigurasi yang paling sesuai ketika karyawan harus masuk ke area site. Sebaliknya, lanyard yang dibuat untuk aktivitas lapangan belum tentu perlu digunakan dengan konfigurasi yang sama ketika karyawan kembali bekerja di lingkungan kantor.
Pertanyaannya kemudian bukan sekadar “lanyard seperti apa yang bagus?”, tetapi lebih kepada apakah perusahaan membutuhkan satu konfigurasi lanyard yang dapat digunakan di dua lingkungan kerja, atau perlu membedakan spesifikasinya?
Perbedaan antara kantor dan site bukan hanya soal lokasi. Pola aktivitas, pakaian kerja, mobilitas, akses area, serta cara ID card digunakan juga bisa berbeda.
Di kantor, karyawan mungkin lebih banyak berada di meja, ruang meeting, area pelayanan, atau ruang kerja bersama. ID card berfungsi terutama sebagai identitas karyawan dan dalam beberapa perusahaan juga digunakan untuk akses tertentu.
Ketika karyawan berpindah ke site, kondisinya bisa berubah. Mereka mungkin harus berjalan lebih banyak, menggunakan perlengkapan kerja tertentu, berpindah antar area, atau berada di lingkungan yang membutuhkan perhatian lebih terhadap posisi ID card dan aksesori lanyard.
Karena itu, spesifikasi lanyard sebaiknya tidak hanya ditentukan berdasarkan logo perusahaan. Lingkungan kerja tempat lanyard tersebut digunakan juga perlu masuk ke dalam brief produksi.
| Lingkungan kerja | Pertimbangan utama |
|---|---|
| Kantor | Kenyamanan, tampilan, identitas brand |
| Ruang meeting | Kerapian dan visibilitas ID card |
| Gudang | Mobilitas dan posisi kartu |
| Area produksi | Kenyamanan dan aspek keselamatan |
| Site proyek | Mobilitas, akses, dan ketahanan penggunaan |
| Kunjungan lapangan | Identitas dan kemudahan penggunaan |
Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan apakah satu spesifikasi cukup untuk seluruh karyawan atau justru lebih masuk akal menggunakan konfigurasi berbeda berdasarkan lingkungan kerja.
Karyawan yang bekerja di site tidak otomatis membutuhkan lanyard yang berbeda dari karyawan kantor. Keputusan tersebut tetap bergantung pada aktivitas dan aturan area kerja.
Misalnya, seorang project manager mungkin hanya berpindah dari kantor proyek ke lapangan untuk melakukan pengecekan. Sementara teknisi atau supervisor operasional dapat menghabiskan sebagian besar waktunya berpindah di area kerja.
Keduanya sama-sama bisa disebut bekerja di site, tetapi kebutuhan penggunaan ID card-nya belum tentu sama.
Hal yang perlu diperhatikan antara lain:
Jadi, istilah “karyawan site” sebaiknya tidak langsung diterjemahkan menjadi satu spesifikasi lanyard tertentu.
Bisa. Dalam kondisi tertentu, perusahaan justru dapat menggunakan satu konfigurasi lanyard yang cukup fleksibel untuk digunakan di kantor maupun site.
Pendekatan ini dapat membuat pengelolaan identitas lebih sederhana. Perusahaan tidak perlu menyimpan dua desain lanyard untuk orang yang sama hanya karena lokasi kerjanya berbeda.
Namun, konfigurasi universal harus benar-benar dipilih dengan mempertimbangkan kedua lingkungan tersebut. Jangan sampai lanyard dibuat hanya berdasarkan kebutuhan kantor, lalu baru diketahui bahwa penggunaannya kurang nyaman ketika karyawan berada di lapangan.
Sebaliknya, jangan pula membuat spesifikasi terlalu kompleks untuk seluruh karyawan hanya karena sebagian kecil dari mereka bekerja di site.
Satu lanyard universal dapat dipertimbangkan ketika perbedaan aktivitas kantor dan site tidak terlalu ekstrem.
Contohnya, karyawan hanya sesekali melakukan kunjungan ke site dan tidak melakukan pekerjaan fisik yang intensif. Dalam kondisi tersebut, perusahaan dapat mempertahankan identitas lanyard yang sama.
Keuntungan pendekatan ini adalah pengelolaan desain dan stok menjadi lebih sederhana. Identitas brand juga lebih konsisten karena seluruh karyawan menggunakan visual yang sama.
Model seperti ini cocok ketika:
Dengan kata lain, satu lanyard universal bukan berarti kompromi yang buruk. Jika kebutuhan penggunaannya memang relatif seragam, justru konfigurasi sederhana dapat menjadi pilihan yang praktis.
Situasinya berbeda apabila aktivitas di site memiliki karakteristik yang jauh lebih aktif dibandingkan pekerjaan kantor.
Misalnya, sebagian karyawan hanya bekerja di ruang administrasi, sementara kelompok lain secara rutin masuk ke area produksi, proyek, gudang, atau lokasi operasional.
Dalam kondisi seperti itu, perusahaan dapat mempertimbangkan dua konfigurasi.
| Model | Cocok ketika |
|---|---|
| Satu lanyard universal | Perbedaan aktivitas kantor dan site kecil |
| Dua konfigurasi | Kebutuhan kantor dan site cukup berbeda |
| Lanyard sama, holder berbeda | Identitas sama tetapi kebutuhan kartu berbeda |
| Lanyard sama, aksesori berbeda | Tali tetap seragam tetapi penggunaan berbeda |
Yang perlu diperhatikan adalah jangan sampai variasi dibuat hanya untuk terlihat berbeda. Setiap perbedaan spesifikasi sebaiknya memiliki alasan operasional yang jelas.
Sebelum menentukan desain tali, perusahaan sebaiknya melihat terlebih dahulu bagaimana ID card digunakan oleh karyawan.
Ada perusahaan yang menggunakan ID card hanya untuk menunjukkan identitas. Ada pula yang menggunakan kartu yang sama sebagai kartu akses pintu, akses area tertentu, absensi, atau identifikasi ketika berada di lokasi proyek.
Perbedaan fungsi tersebut dapat memengaruhi pilihan holder, pengait, maupun cara kartu ditempatkan pada lanyard.
Misalnya, jika kartu harus sering dilepas untuk ditempelkan pada reader, konfigurasi lanyard dan holder perlu dipikirkan berbeda dibandingkan ID card yang hanya perlu terlihat sepanjang hari.
Membedakan konfigurasi bukan berarti identitas perusahaan harus ikut berubah.
Perusahaan dapat tetap menggunakan elemen visual yang sama pada lanyard, seperti logo, warna brand, atau pola desain. Perbedaannya bisa ditempatkan pada komponen tertentu sesuai kebutuhan penggunaan.
Contohnya:
Kantor
Lanyard corporate + ID card standar
Site
Lanyard corporate + konfigurasi holder/pengait yang disesuaikan
Atau untuk perusahaan yang memang membutuhkan dua tipe:
Kantor
Lanyard desain corporate
Site
Lanyard desain corporate dengan penanda khusus untuk kelompok operasional
Pendekatan seperti ini membuat identitas perusahaan tetap konsisten tanpa mengabaikan kebutuhan pengguna.
Lanyard yang terlihat bagus dalam foto produk belum tentu menjadi pilihan yang tepat untuk seluruh karyawan perusahaan.
Untuk kebutuhan corporate, desain memang penting karena lanyard menjadi bagian dari identitas visual. Namun, aspek penggunaan sehari-hari juga harus diperhitungkan.
Terlebih jika lanyard akan digunakan oleh karyawan yang berpindah antara kantor dan site secara rutin. Kesalahan memilih konfigurasi dapat membuat lanyard terasa kurang nyaman, ID card sulit digunakan, atau perusahaan harus menyediakan produk berbeda setelah produksi selesai.
Karena itu, sebelum menentukan ukuran dan aksesori, perusahaan sebaiknya memetakan siapa yang memakai, di mana digunakan, dan apa aktivitasnya.
| Pertanyaan | Tujuan |
|---|---|
| Siapa pengguna lanyard? | Menentukan kelompok pengguna |
| Bekerja di mana? | Kantor, site, gudang, produksi, proyek |
| Seberapa sering berpindah? | Menilai kebutuhan mobilitas |
| Apa fungsi ID card? | Identifikasi atau akses |
| Apakah banyak bergerak? | Mempertimbangkan konfigurasi |
| Apakah menggunakan APD? | Menilai posisi dan kenyamanan |
| Apakah perlu dibedakan? | Menentukan variasi produksi |
Dari sini baru dapat ditentukan apakah perusahaan membutuhkan satu lanyard universal atau beberapa konfigurasi berbeda.
Dan keputusan tersebut sebaiknya dibuat sebelum masuk ke tahap produksi, bukan setelah lanyard selesai dibuat.
Setelah mengetahui lingkungan kerja, berikutnya adalah menentukan konfigurasi fisik lanyard. Ukuran tali memang terlihat sederhana, tetapi untuk penggunaan corporate yang berpindah antara kantor dan site, pilihan ukuran sebaiknya tidak dilakukan hanya berdasarkan selera desain.
Lebar tali dapat memengaruhi area printing, tampilan logo, dan kesan visual ketika digunakan bersama seragam kerja. Pada sisi lain, karyawan yang lebih banyak bergerak mungkin memiliki pertimbangan kenyamanan yang berbeda dengan karyawan yang mayoritas bekerja di meja.
Karena itu, perusahaan dapat menjadikan kebutuhan visual dan kebutuhan operasional sebagai dua pertimbangan yang berjalan bersama.
| Lebar lanyard | Pertimbangan penggunaan |
|---|---|
| 1,5 cm | Tampilan lebih ringkas dan cocok untuk desain sederhana |
| 2 cm | Pilihan fleksibel untuk kebutuhan corporate |
| 2,5 cm | Area visual lebih luas untuk branding |
Tidak berarti ukuran tertentu hanya boleh digunakan untuk kantor atau site. Ketiganya dapat disesuaikan dengan kebutuhan produksi.
Yang lebih penting adalah memastikan ukuran tersebut tetap nyaman digunakan oleh kelompok karyawan yang menjadi target produksi.
Ini menjadi salah satu pertimbangan penting ketika lanyard digunakan di site. Karyawan mungkin menggunakan seragam kerja yang berbeda dengan pakaian kantor, bahkan menggunakan perlengkapan tambahan seperti rompi atau APD tertentu.
Posisi lanyard dan ID card kemudian dapat berubah ketika pakaian yang digunakan juga berubah. ID card yang nyaman ketika dipakai di atas kemeja belum tentu memiliki posisi yang sama ketika pengguna mengenakan lapisan pakaian tambahan.
Karena itu, sebelum produksi dalam jumlah besar, sebaiknya perusahaan menguji konfigurasi pada pengguna yang mewakili kondisi sebenarnya.
Misalnya:
Pengujian sederhana seperti ini dapat membantu menemukan masalah sebelum seluruh pesanan diproduksi.
Tali lanyard bukan satu-satunya komponen yang menentukan pengalaman penggunaan. Hook dan holder juga harus saling sesuai.
Kesalahan yang cukup mudah terjadi adalah perusahaan menentukan desain tali terlebih dahulu, kemudian baru mencari holder dan pengait setelahnya. Padahal, ketiganya saling berhubungan.
Misalnya, perusahaan menggunakan ID card dengan model holder tertentu. Jika pengait yang dipilih tidak sesuai dengan titik gantung holder, posisi kartu bisa kurang ideal.
Untuk kebutuhan kantor dan site, pertimbangan ini semakin penting karena pengguna mungkin memiliki aktivitas yang berbeda.
Holder standar dapat digunakan ketika kebutuhan ID card relatif sederhana. Tetapi jika kartu harus sering dilepas, digunakan sebagai kartu akses, atau memiliki ukuran tertentu, jenis holder sebaiknya dipastikan sejak awal.
Beberapa hal yang dapat dicek:
Dengan begitu, lanyard tidak diproduksi sebagai komponen yang berdiri sendiri.
Satu paket identitas karyawan sebaiknya dilihat sebagai lanyard + hook + holder + ID card yang saling mendukung.
Tidak semua kebutuhan kantor dan site membutuhkan aksesori yang sama. Stopper dan safety breakaway sebaiknya dipertimbangkan berdasarkan fungsi, bukan sekadar karena tersedia pada konfigurasi produk.
Stopper, misalnya, dapat digunakan untuk membantu mengatur posisi dua sisi tali pada konfigurasi tertentu. Sementara safety breakaway memiliki fungsi yang berbeda dan lebih berkaitan dengan kondisi ketika lanyard mengalami tarikan.
Jika karyawan bekerja di lingkungan yang memiliki banyak aktivitas fisik, aspek ini layak masuk ke dalam pembahasan spesifikasi.
Namun, penting untuk membedakan antara “bekerja di site” dan “melakukan aktivitas berisiko tinggi”. Tidak semua site memiliki karakteristik yang sama.
Seorang staf administrasi yang sesekali masuk ke site tentunya memiliki pola aktivitas berbeda dengan teknisi yang setiap hari berpindah di area operasional.
Karena itu, perusahaan tidak harus memasang konfigurasi safety yang sama pada seluruh kelompok hanya karena mereka berada dalam satu perusahaan.
Contoh pembagiannya dapat seperti ini:
| Kelompok | Aktivitas | Pertimbangan |
|---|---|---|
| Staff kantor | Aktivitas ringan | Fokus kenyamanan dan branding |
| Supervisor site | Banyak berpindah | Posisi ID card dan hook |
| Teknisi | Mobilitas tinggi | Konfigurasi dan aspek keselamatan |
| Tamu/visitor | Kunjungan sementara | Identitas dan kemudahan penggunaan |
| Manajemen | Kantor + site | Bisa menggunakan konfigurasi universal |
Pendekatan berbasis aktivitas seperti ini membuat spesifikasi lebih rasional.
Untuk pembahasan lebih khusus mengenai fitur tersebut, LanyardKilat juga memiliki artikel tentang pentingnya safety breakaway pada lanyard yang dapat dijadikan referensi saat menentukan kebutuhan produksi.
Ini merupakan keputusan yang cukup penting ketika jumlah karyawan mulai besar.
Membuat dua jenis lanyard memang dapat memberikan fleksibilitas lebih besar. Tetapi konsekuensinya adalah perusahaan harus mengelola dua desain, dua spesifikasi, dan kemungkinan dua stok.
Karena itu, jangan membuat dua jenis hanya karena karyawan memiliki lokasi kerja berbeda.
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
Apakah perbedaan lingkungan kerja tersebut benar-benar mengubah kebutuhan penggunaan lanyard?
Jika jawabannya tidak, satu konfigurasi mungkin sudah cukup.
Jika jawabannya iya, barulah variasi dapat dipertimbangkan.
Misalnya sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan. Sebanyak 80 orang bekerja di kantor dan hanya sesekali melakukan kunjungan ke site.
Dalam kondisi tersebut, perusahaan mungkin tidak perlu membuat dua jenis lanyard.
Satu desain corporate dapat digunakan oleh seluruh karyawan, sedangkan perbedaan kebutuhan ketika berkunjung ke site ditangani melalui perlengkapan kerja lain atau prosedur akses yang berlaku.
Keuntungannya adalah:
Sekarang bayangkan perusahaan yang memiliki 100 karyawan dengan komposisi:
Jika kelompok site memiliki kebutuhan penggunaan yang jauh berbeda, perusahaan dapat mempertimbangkan konfigurasi berbeda.
Misalnya:
Konfigurasi A — Corporate Office
Fokus pada branding, kenyamanan, dan tampilan profesional.
Konfigurasi B — Operational Site
Fokus pada mobilitas, posisi ID card, dan kebutuhan aksesori yang sesuai dengan aktivitas.
Identitas visual tetap dapat dibuat satu keluarga sehingga kedua produk tetap terlihat sebagai bagian dari brand perusahaan.
Ada kecenderungan untuk membuat desain baru setiap kali terdapat kelompok pengguna baru. Padahal, perbedaan lokasi tidak selalu membutuhkan perubahan visual.
Misalnya karyawan kantor dan site tetap memiliki logo perusahaan yang sama, menggunakan ID card dengan format sama, dan tidak membutuhkan pembeda ketika berada di lapangan.
Dalam kondisi tersebut, membuat dua desain lanyard hanya karena satu kelompok bekerja di site justru dapat menambah pekerjaan pengelolaan.
Lebih baik membedakan sesuatu hanya ketika perbedaan tersebut memiliki fungsi.
Variasi yang baik adalah variasi yang menyelesaikan masalah penggunaan.
Bukan variasi yang dibuat hanya agar terlihat berbeda.
Supaya keputusan tidak berdasarkan asumsi, perusahaan dapat menggunakan alur sederhana berikut.
Langkah pertama — Kelompokkan pengguna
Pisahkan karyawan berdasarkan pola kerja:
Kantor → Kantor + Site → Site → Teknisi → Visitor
Langkah kedua — Identifikasi aktivitas
Lihat seberapa sering mereka bergerak, berpindah lokasi, menggunakan akses area, atau melakukan pekerjaan lapangan.
Langkah ketiga — Tentukan fungsi ID card
Apakah hanya untuk identitas atau juga digunakan untuk akses?
Langkah keempat — Tentukan konfigurasi
Baru setelah itu pilih ukuran lanyard, hook, holder, stopper, dan fitur lain.
Langkah kelima — Pertahankan identitas brand
Jika memang harus ada dua konfigurasi, tetap gunakan elemen visual perusahaan agar keduanya terlihat konsisten.
Pendekatan ini membuat proses pengadaan jauh lebih terstruktur dibandingkan sekadar meminta vendor membuat “lanyard untuk karyawan site”.
Semakin beragam pengguna lanyard, semakin penting brief produksi dibuat dengan jelas.
Vendor perlu mengetahui bukan hanya jumlah total, tetapi juga bagaimana jumlah tersebut dibagi berdasarkan kelompok pengguna.
Contohnya:
| Kelompok | Qty | Lebar | Hook | Holder | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| Office | 50 | 2 cm | Standar | PVC | Branding corporate |
| Site | 30 | 2 cm | Sesuai aktivitas | PVC | Mobilitas tinggi |
| Teknisi | 15 | 2 cm | Sesuai kebutuhan | PVC | Aktivitas lapangan |
| Supervisor | 5 | 2 cm | Standar | PVC | Office + site |
Format seperti ini membuat vendor lebih mudah memahami kebutuhan sebenarnya.
Tidak ada lagi interpretasi bahwa seluruh 100 pcs harus dibuat identik padahal penggunaannya berbeda.
Untuk kebutuhan yang lebih detail, perusahaan juga dapat menyiapkan spesifikasi produksi sebelum meminta quotation. Ini membantu mengurangi revisi ketika komunikasi antara perusahaan dan vendor sudah masuk ke tahap produksi.
Untuk perusahaan dengan pola kerja yang beragam, lanyard custom memberikan ruang untuk menyesuaikan konfigurasi dengan kebutuhan pengguna.
Yang perlu diingat, custom bukan berarti setiap kelompok harus dibuat berbeda. Justru tujuan utamanya adalah mendapatkan konfigurasi yang sesuai tanpa menambahkan elemen yang tidak diperlukan.
Misalnya, satu perusahaan dapat menggunakan desain corporate yang sama tetapi memiliki konfigurasi aksesori berbeda untuk kelompok tertentu.
Atau sebaliknya, seluruh karyawan menggunakan spesifikasi yang sama karena hasil pemetaan menunjukkan bahwa satu konfigurasi sudah cukup.
Keduanya sama-sama valid selama keputusan dibuat berdasarkan pola penggunaan.
Di sinilah proses komunikasi dengan vendor menjadi penting. Vendor sebaiknya tidak hanya menerima jumlah pesanan, tetapi juga memahami siapa pengguna, lingkungan kerja, dan fungsi lanyard tersebut.
Pada akhirnya, perusahaan tidak selalu membutuhkan sebanyak mungkin variasi lanyard. Justru semakin banyak variasi yang dibuat, semakin besar pula pekerjaan untuk mengelola desain, jumlah produksi, distribusi, dan stok.
Jika kebutuhan seluruh karyawan sebenarnya hampir sama, satu spesifikasi dapat menjadi pilihan yang lebih sederhana. Seluruh karyawan menggunakan identitas visual yang konsisten, sementara perbedaan aktivitas ditangani melalui ID card atau perlengkapan kerja lainnya.
Sebaliknya, dua konfigurasi dapat masuk akal ketika perbedaan aktivitas memang cukup signifikan. Misalnya, kelompok teknisi memiliki kebutuhan penggunaan yang berbeda secara nyata dari staf administrasi yang hanya bekerja di kantor.
Jadi, keputusan sebaiknya bukan berdasarkan jumlah kelompok, tetapi berdasarkan perbedaan kebutuhan penggunaan.
Perusahaan dapat melakukan pengecekan sederhana sebelum memutuskan apakah perlu membuat dua tipe lanyard.
Pertama, apakah aktivitasnya berbeda secara signifikan?
Jika karyawan kantor dan site melakukan aktivitas yang hampir sama, belum tentu diperlukan dua jenis.
Kedua, apakah fungsi ID card berbeda?
Jika kelompok tertentu menggunakan ID card untuk akses area sementara kelompok lain hanya menggunakannya sebagai identitas, konfigurasi dapat dipertimbangkan kembali.
Ketiga, apakah perbedaan tersebut memengaruhi keamanan atau kenyamanan?
Jika iya, perbedaan spesifikasi dapat memiliki alasan yang lebih kuat.
Dengan tiga pertanyaan tersebut, perusahaan dapat menghindari produksi variasi yang sebenarnya tidak diperlukan.
Ada kelompok karyawan yang tidak benar-benar bisa dikategorikan sebagai karyawan kantor atau karyawan site. Mereka berpindah lokasi sesuai kebutuhan pekerjaan.
Contohnya adalah project manager, supervisor, engineer, sales engineer, atau karyawan yang bertugas melakukan koordinasi antara kantor dan lokasi proyek.
Untuk kelompok seperti ini, konfigurasi universal sering kali menjadi salah satu pendekatan yang dapat dipertimbangkan.
Namun, tetap perlu dilihat bagaimana aktivitas mereka ketika berada di site. Jika hanya melakukan meeting dan inspeksi ringan, kebutuhan lanyard bisa relatif sederhana. Jika harus mengikuti aktivitas operasional dengan banyak gerakan, pertimbangannya menjadi berbeda.
Karena itu, jangan menentukan spesifikasi berdasarkan jabatan saja.
Pola aktivitas jauh lebih relevan daripada nama jabatan.
| Pengguna | Lokasi | Aktivitas | Pendekatan |
|---|---|---|---|
| HR | Kantor | Administrasi | Lanyard corporate |
| Finance | Kantor | Administrasi | Lanyard corporate |
| Project Manager | Kantor + site | Koordinasi | Bisa universal |
| Supervisor | Kantor + site | Mobilitas tinggi | Evaluasi aksesori |
| Teknisi | Site | Aktivitas lapangan | Spesifikasi sesuai aktivitas |
| Visitor | Site | Kunjungan | ID card/holder khusus |
Pemetaan seperti ini juga membantu ketika perusahaan ingin menghitung quantity produksi. Tidak semua karyawan harus otomatis mendapatkan konfigurasi yang berbeda.
Ketika perusahaan memiliki beberapa konfigurasi lanyard, ada risiko identitas visual menjadi tidak konsisten.
Misalnya lanyard kantor menggunakan desain corporate yang rapi, sedangkan lanyard site dibuat dengan desain yang sepenuhnya berbeda. Jika keduanya digunakan oleh karyawan dari perusahaan yang sama, identitas brand dapat terlihat terpecah.
Padahal, perbedaan spesifikasi tidak harus berarti perbedaan identitas.
Logo, warna utama, pola grafis, tipografi, atau elemen visual perusahaan tetap dapat dipertahankan.
Yang dibedakan cukup bagian yang memang memiliki fungsi operasional.
Misalnya perusahaan menggunakan warna biru sebagai warna brand.
Lanyard Office
Logo + pola brand + nama perusahaan
Lanyard Site
Logo + pola brand + nama perusahaan + penanda kelompok operasional
Dengan pendekatan tersebut, keduanya masih terlihat sebagai satu sistem identitas perusahaan.
Ini juga membuat pengadaan berikutnya lebih mudah karena perusahaan sudah memiliki standar visual yang dapat digunakan kembali.
Lanyard untuk karyawan bukan hanya kebutuhan satu kali produksi. Perusahaan dapat mengalami perekrutan karyawan baru, perubahan struktur organisasi, perpindahan karyawan, atau penambahan area kerja.
Karena itu, spesifikasi yang dibuat sebaiknya cukup terdokumentasi.
Minimal simpan:
Dokumentasi tersebut akan sangat membantu ketika perusahaan melakukan produksi berikutnya.
Daripada setiap kali memesan harus kembali menjelaskan dari awal, tim procurement atau HR dapat menggunakan spesifikasi yang sudah disepakati sebagai acuan.
Vendor seharusnya tidak hanya berfungsi sebagai pihak yang mencetak tali berdasarkan file desain. Untuk kebutuhan corporate dengan pengguna yang memiliki pola kerja berbeda, komunikasi mengenai penggunaan produk juga penting.
Perusahaan dapat menjelaskan kondisi sebenarnya kepada vendor:
“Sebagian karyawan bekerja di kantor, sebagian di site, dan sebagian lainnya berpindah antara keduanya.”
Dari informasi tersebut, vendor dapat membantu menerjemahkan kebutuhan menjadi spesifikasi produksi.
Misalnya, apakah seluruh kelompok cukup menggunakan satu konfigurasi, apakah perlu perbedaan hook, apakah holder perlu disesuaikan, atau apakah ada kelompok yang membutuhkan fitur tertentu.
Namun, keputusan akhirnya tetap sebaiknya didasarkan pada kondisi kerja dan kebijakan perusahaan, bukan semata-mata rekomendasi produk.
Sebelum mengirim brief ke vendor, perusahaan dapat menggunakan checklist berikut.
Dengan checklist tersebut, risiko salah interpretasi antara tim perusahaan dan vendor dapat dikurangi.
Jawabannya kembali pada pola penggunaan karyawan.
Jika perbedaan kantor dan site hanya terletak pada lokasi, satu konfigurasi lanyard dapat dipertimbangkan agar identitas dan pengelolaan produk tetap sederhana.
Jika lingkungan kerja membuat kebutuhan penggunaan benar-benar berbeda, dua konfigurasi dapat dipertimbangkan. Misalnya kelompok teknisi membutuhkan pertimbangan yang tidak sama dengan staf kantor.
Yang perlu dihindari adalah membuat banyak variasi tanpa alasan yang jelas.
Sebuah sistem lanyard corporate yang baik bukan yang memiliki paling banyak model, tetapi yang mampu menjawab kebutuhan penggunanya dengan konfigurasi yang masuk akal.
Untuk perusahaan yang sedang menyiapkan produksi dalam jumlah besar, kebutuhan tersebut dapat dituangkan dalam brief produksi sebelum meminta penawaran. Dengan data pengguna, jumlah, ukuran, aksesori, desain, dan fungsi ID card yang jelas, proses komunikasi dengan vendor menjadi jauh lebih mudah.
Karyawan yang bekerja di kantor dan site tidak selalu membutuhkan lanyard dengan spesifikasi yang berbeda. Semuanya bergantung pada pola aktivitas, fungsi ID card, mobilitas, lingkungan kerja, dan kebutuhan aksesori.
Mulailah dengan memetakan pengguna. Setelah itu tentukan fungsi ID card, lingkungan kerja, tingkat mobilitas, dan kebutuhan keselamatan. Dari sana baru tentukan apakah perusahaan cukup menggunakan satu konfigurasi universal atau membutuhkan lebih dari satu konfigurasi.
Jika memang diperlukan dua tipe, identitas visual perusahaan tetap dapat dibuat konsisten. Perbedaan cukup diterapkan pada bagian yang memang memiliki fungsi, seperti holder, hook, atau konfigurasi tertentu.
Dengan cara tersebut, lanyard tidak hanya terlihat seragam, tetapi juga benar-benar mendukung kebutuhan karyawan ketika berpindah antara kantor dan site.
Tidak harus. Jika fungsi dan kondisi penggunaannya relatif sama, satu konfigurasi dapat digunakan bersama. Perbedaan spesifikasi lebih relevan ketika aktivitas, akses, atau kondisi kerja memang berbeda.
Belum tentu. Yang perlu dilihat adalah aktivitas teknisi dan kondisi penggunaan ID card. Jika aktivitasnya membutuhkan konfigurasi tertentu, barulah perbedaan spesifikasi dapat dipertimbangkan.
Bisa. Satu desain bahkan dapat membantu menjaga konsistensi identitas brand. Jika diperlukan perbedaan, penanda dapat diterapkan pada aksesori atau elemen tertentu tanpa mengubah seluruh identitas visual.
Tidak otomatis. Ukuran 1,5 cm, 2 cm, maupun 2,5 cm dapat digunakan sesuai kebutuhan. Pemilihannya perlu mempertimbangkan desain, kenyamanan, dan konfigurasi pengguna.
Fitur tersebut dapat dipertimbangkan ketika kondisi penggunaan membuat aspek pelepasan lanyard menjadi relevan, terutama pada aktivitas yang melibatkan banyak gerakan. Kebutuhannya tetap perlu dinilai berdasarkan kondisi kerja sebenarnya.
Tidak selalu. Jika semua karyawan menggunakan kartu dengan fungsi dan ukuran yang sama, satu jenis holder dapat lebih sederhana. Jika terdapat perbedaan fungsi kartu atau cara penggunaannya, holder dapat disesuaikan.
Minimal berikan jumlah, desain, ukuran, jenis hook, holder, kebutuhan stopper atau safety breakaway, fungsi ID card, pembagian pengguna, serta deadline produksi. Semakin jelas brief-nya, semakin kecil ruang untuk salah interpretasi.
Bisa. Perusahaan dapat menentukan apakah seluruh kelompok menggunakan spesifikasi yang sama atau membuat konfigurasi berbeda. Yang penting, pembagian tersebut memiliki alasan penggunaan yang jelas dan jumlah masing-masing konfigurasi sudah ditentukan sebelum produksi.
