Pengadaan lanyard proyek konstruksi untuk kontraktor dan subkontraktor. Pelajari pembagian desain, jumlah pesanan, pengadaan bertahap, dan spesifikasinya.
Satu proyek konstruksi tidak selalu dikerjakan oleh satu perusahaan. Dalam pembangunan gedung, kawasan industri, fasilitas publik, maupun infrastruktur, biasanya terdapat kontraktor utama yang bekerja bersama sejumlah subkontraktor dan perusahaan pendukung.
Masing-masing perusahaan dapat memiliki tenaga kerja, penanggung jawab, serta jadwal pekerjaan yang berbeda. Ada tim pekerjaan struktur, mekanikal dan elektrikal, instalasi plumbing, finishing, hingga konsultan pengawas yang terlibat dalam tahapan proyek tertentu.
Kondisi tersebut membuat pengelolaan identitas personel menjadi salah satu hal yang perlu direncanakan sejak awal. Selain kartu identitas, perlengkapan seperti lanyard custom dapat digunakan untuk mendukung keseragaman identitas visual personel proyek.
Namun, pengadaan lanyard untuk proyek konstruksi memiliki tantangan tersendiri. Jumlah pekerja dapat berubah, perusahaan yang terlibat bisa berganti, dan kebutuhan setiap kelompok personel tidak selalu sama.
Karena itu, pengadaan sebaiknya tidak hanya menghitung jumlah tali ID card yang dibutuhkan. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan pembagian desain, jumlah per perusahaan, tahapan mobilisasi, serta distribusi produk ke lokasi proyek.
Berbeda dengan kantor yang memiliki struktur karyawan relatif tetap, proyek konstruksi memiliki dinamika tenaga kerja yang lebih kompleks.
Dalam satu lokasi, bisa terdapat pekerja dari kontraktor utama, beberapa subkontraktor, konsultan pengawas, vendor peralatan, hingga tenaga pendukung lainnya.
Mereka tidak selalu mulai bekerja pada waktu yang sama. Sebagian perusahaan baru masuk ketika pekerjaan tertentu dimulai, sedangkan perusahaan lain menyelesaikan tugasnya sebelum proyek berakhir.
Situasi tersebut membuat pengelolaan identitas perlu memperhatikan perubahan komposisi personel.
Sebagai contoh, pembangunan sebuah gedung komersial dapat melibatkan:
Kontraktor utama yang mengoordinasikan pelaksanaan proyek.
Subkontraktor pekerjaan struktur dan beton.
Subkontraktor mekanikal dan elektrikal.
Perusahaan instalasi plumbing.
Kontraktor pekerjaan interior dan finishing.
Konsultan perencana dan pengawas.
Vendor yang memasok peralatan atau material.
Tim administrasi dan manajemen proyek.
Setiap kelompok dapat memiliki kebutuhan identitas yang berbeda. Pengelola proyek mungkin membutuhkan penanda visual untuk membedakan kategori personel, sementara masing-masing perusahaan ingin mempertahankan identitas organisasinya.
Lanyard custom dapat membantu mengakomodasi kebutuhan visual tersebut melalui desain, warna, dan informasi yang disepakati.
Meski demikian, warna lanyard bukan pengganti kartu akses, izin kerja, pemeriksaan personel, atau sistem pengamanan lokasi. Penetapan kategori identitas tetap harus mengikuti prosedur pengelola proyek.
Salah satu tantangan pengadaan lanyard proyek adalah jumlah personel yang dapat berubah mengikuti perkembangan pekerjaan.
Pada tahap awal, proyek mungkin hanya membutuhkan tim manajemen dan pekerja persiapan. Ketika pekerjaan konstruksi utama dimulai, jumlah personel dari berbagai subkontraktor dapat meningkat.
Sebaliknya, setelah suatu pekerjaan selesai, sebagian tenaga kerja mungkin sudah tidak lagi bertugas di lokasi tersebut.
Jika pengadaan hanya didasarkan pada jumlah pekerja saat proyek dimulai, perusahaan berpotensi mengalami kekurangan atau kelebihan stok.
Karena itu, tim procurement perlu memperhitungkan kebutuhan awal, potensi penambahan personel, dan kemungkinan penggantian produk selama proyek berlangsung.
Tidak semua orang yang datang ke lokasi konstruksi memiliki status yang sama.
Pekerja kontraktor yang bertugas secara reguler memiliki kebutuhan identitas berbeda dari tamu yang hanya melakukan kunjungan, vendor yang mengantarkan barang, atau auditor yang datang untuk pemeriksaan.
Pembedaan tersebut penting agar pengadaan tidak mencampurkan kebutuhan identitas pekerja aktif dengan perlengkapan pengunjung.
Untuk kebutuhan kunjungan fasilitas, pembahasan lebih lanjut dapat dilihat pada artikel lanyard untuk site visit ke pabrik dan kebutuhan identitas pengunjung.
Sementara itu, kebutuhan tenaga kerja dari perusahaan eksternal yang ditempatkan di area operasional dapat dibandingkan dengan pembahasan pengelolaan identitas karyawan outsourcing di area pabrik.
Kedua kondisi tersebut memiliki konteks berbeda dari pengadaan lanyard untuk proyek konstruksi multi-kontraktor.
Sebelum menentukan desain dan jumlah lanyard, pengelola proyek sebaiknya memetakan kelompok personel yang akan menggunakan produk.
Pemetaan ini membantu tim pengadaan menentukan apakah seluruh personel menggunakan satu desain utama atau membutuhkan variasi berdasarkan perusahaan dan fungsi pekerjaan.
Kontraktor utama bertanggung jawab mengoordinasikan pelaksanaan proyek sesuai lingkup pekerjaan dan kontrak yang disepakati.
Karena memiliki peran koordinasi, kebutuhan identitas kelompok ini dapat dijadikan salah satu acuan dalam penyusunan desain utama proyek.
Lanyard dapat menampilkan identitas perusahaan kontraktor utama, nama proyek, atau elemen visual lain yang telah disetujui.
Subkontraktor melaksanakan pekerjaan tertentu sesuai bidang dan lingkup penugasannya.
Dalam proyek berskala besar, jumlah perusahaan subkontraktor bisa cukup banyak. Misalnya, perusahaan yang menangani struktur dapat berbeda dengan perusahaan yang mengerjakan instalasi listrik atau sistem pendingin ruangan.
Jika pengelola proyek memerlukan pembeda visual, desain lanyard dapat dibuat berdasarkan kelompok perusahaan atau kategori pekerjaan.
Namun, tidak semua subkontraktor harus memiliki desain berbeda. Keputusan tersebut sebaiknya mengikuti kebijakan identifikasi proyek dan kebutuhan administrasi.
Konsultan pengawas serta tim manajemen proyek memiliki peran yang berbeda dari pekerja kontraktor pelaksana.
Mereka dapat membutuhkan identitas tersendiri untuk mendukung pengenalan peran ketika melakukan koordinasi, inspeksi, atau pemeriksaan pekerjaan.
Apabila perusahaan menghendaki variasi desain, identitas kelompok ini dapat diatur tanpa mengubah standar visual utama proyek.
Vendor material, penyedia peralatan, serta perusahaan pendukung lainnya juga dapat terlibat dalam aktivitas proyek.
Namun, status mereka perlu dibedakan dari pekerja yang memiliki penugasan reguler. Vendor yang hanya melakukan pengiriman barang, misalnya, belum tentu membutuhkan lanyard yang sama dengan personel kontraktor.
Pengelola proyek perlu menentukan kategori penggunaan berdasarkan durasi kunjungan, aktivitas, dan prosedur akses yang berlaku.
Mengumpulkan seluruh kebutuhan lanyard dalam satu angka total sering kali belum cukup untuk proyek dengan banyak perusahaan.
Tim procurement sebaiknya membuat rincian berdasarkan perusahaan, jumlah personel, desain, dan lokasi penugasan.
Sebagai contoh, sebuah proyek konstruksi memiliki kebutuhan berikut:
| Kelompok | Jumlah personel | Kebutuhan desain |
|---|---|---|
| Kontraktor utama | 40 orang | Desain perusahaan utama |
| Subkontraktor struktur | 60 orang | Desain perusahaan masing-masing |
| Subkontraktor MEP | 45 orang | Desain perusahaan masing-masing |
| Konsultan pengawas | 20 orang | Desain konsultan |
| Administrasi proyek | 15 orang | Desain manajemen proyek |
| Total | 180 orang | Beberapa kelompok desain |
Angka tersebut hanya contoh simulasi perencanaan, bukan data proyek aktual.
Dari tabel tersebut terlihat bahwa kebutuhan total 180 pcs belum tentu berarti seluruh produk menggunakan satu desain. Jika perusahaan menghendaki identitas berbeda, jumlah setiap desain perlu dihitung secara terpisah.
Pendekatan ini membantu pengelola proyek menyiapkan kebutuhan pengadaan dengan lebih terstruktur sebelum meminta penawaran kepada vendor.
Pada bagian berikutnya, kita akan membahas bagaimana menyusun desain lanyard untuk banyak perusahaan, mengatur variasi identitas, serta merencanakan pengadaan berdasarkan tahapan proyek konstruksi.
Ketika satu proyek melibatkan beberapa perusahaan, desain lanyard perlu direncanakan dengan baik. Pengelola proyek harus mempertimbangkan kebutuhan identitas perusahaan, konsistensi visual, dan kemudahan pengelompokan personel.
Tidak semua proyek membutuhkan desain lanyard yang berbeda untuk setiap subkontraktor. Pada proyek tertentu, seluruh personel dapat menggunakan desain utama yang sama, sedangkan nama perusahaan atau kategori pekerjaan dicantumkan pada kartu identitas.
Namun, apabila pengelola proyek membutuhkan pembeda visual, variasi desain dapat dibuat berdasarkan kelompok perusahaan atau fungsi pekerjaan.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah membuat satu desain utama yang mewakili identitas proyek.
Desain tersebut dapat memuat nama proyek, logo kontraktor utama, dan elemen grafis yang telah disepakati. Selanjutnya, informasi perusahaan dan identitas personel ditampilkan melalui kartu ID masing-masing.
Pendekatan ini memiliki beberapa keuntungan:
Desain lanyard lebih mudah distandardisasi.
Produksi dapat direncanakan secara terpusat.
Pengelolaan desain lebih sederhana.
Kebutuhan penggantian produk lebih mudah dipetakan.
Identitas visual proyek tetap konsisten.
Model ini cocok untuk proyek yang ingin menggunakan satu identitas visual bersama tanpa harus membuat desain berbeda untuk setiap perusahaan.
Alternatif lainnya adalah membuat desain berbeda untuk kontraktor utama dan masing-masing subkontraktor.
Misalnya, kontraktor utama menggunakan desain dengan identitas perusahaan sendiri, sedangkan subkontraktor menggunakan desain berdasarkan identitas organisasi masing-masing.
Variasi juga dapat dibuat dengan mempertahankan satu pola dasar, kemudian menyesuaikan warna atau tulisan tertentu.
Berikut contoh perencanaan:
| Kelompok perusahaan | Konsep desain |
|---|---|
| Main contractor | Logo dan identitas kontraktor utama |
| Subkontraktor struktur | Logo dan nama perusahaan |
| Subkontraktor MEP | Logo dan nama perusahaan |
| Konsultan pengawas | Identitas konsultan |
| Manajemen proyek | Identitas pengelola proyek |
Perlu diperhatikan bahwa pembagian desain tersebut merupakan pilihan branding dan administrasi. Jika warna digunakan sebagai kode kategori, penggunaannya harus mengikuti standar identifikasi yang telah ditetapkan pengelola proyek.
Ada pula pendekatan kombinasi. Lanyard menggunakan identitas utama proyek, tetapi tetap menampilkan identitas perusahaan yang terlibat.
Contohnya, bagian depan desain menampilkan nama proyek, sedangkan bagian lainnya menampilkan logo kontraktor atau subkontraktor.
Konsep ini dapat digunakan ketika pengelola proyek ingin mempertahankan identitas bersama sekaligus memberikan ruang bagi masing-masing perusahaan.
Sebelum produksi, seluruh logo dan elemen visual perlu diperiksa. Pastikan penggunaan identitas perusahaan telah mendapatkan persetujuan pihak yang berwenang.
Untuk mendapatkan hasil desain yang lebih terarah, pengelola dapat menggunakan referensi cara memilih warna lanyard yang sesuai dengan kebutuhan jika halaman tersebut sesuai dengan URL aktif di website.
Proyek konstruksi biasanya berjalan melalui beberapa tahapan pekerjaan. Jumlah perusahaan dan personel yang terlibat dapat berubah mengikuti kebutuhan setiap tahap.
Karena itu, pengadaan lanyard sebaiknya tidak hanya mengacu pada jumlah tenaga kerja ketika proyek pertama kali dimulai.
Pengelola dapat menyusun rencana kebutuhan berdasarkan jadwal mobilisasi dan perkiraan keterlibatan setiap perusahaan.
Pada tahap awal, kebutuhan identitas biasanya berkaitan dengan tim manajemen proyek, kontraktor utama, tenaga administrasi, dan perusahaan yang terlibat dalam persiapan lokasi.
Pengadaan dapat dimulai dengan menghitung jumlah personel yang sudah memiliki kepastian penugasan.
Jika perusahaan subkontraktor belum ditetapkan, kebutuhan untuk kelompok tersebut sebaiknya tidak langsung dimasukkan sebagai jumlah final.
Ketika pekerjaan utama dimulai, jumlah tenaga kerja dapat bertambah. Subkontraktor struktur, pekerjaan tanah, instalasi, dan perusahaan pendukung lainnya mulai terlibat sesuai jadwal proyek.
Pada tahap ini, pengadaan tambahan mungkin diperlukan.
Tim procurement dapat menggunakan data mobilisasi dari setiap perusahaan untuk menghitung jumlah produk berdasarkan desain yang sudah disepakati.
Dengan cara tersebut, pemesanan tidak hanya berdasarkan perkiraan total pekerja, tetapi memiliki rincian yang lebih jelas.
Ketika proyek memasuki tahap instalasi dan finishing, komposisi tenaga kerja dapat berubah lagi.
Sebagian perusahaan mungkin sudah menyelesaikan pekerjaan, sedangkan perusahaan lain baru mulai menjalankan tanggung jawabnya.
Kondisi ini perlu diperhitungkan agar stok lanyard tidak menumpuk pada desain yang sudah tidak dibutuhkan.
Jika pengadaan dilakukan secara bertahap, tim procurement dapat mengevaluasi kebutuhan berdasarkan perusahaan yang masih aktif dalam proyek.
Pada tahap akhir, sebagian besar pekerjaan konstruksi sudah selesai. Aktivitas dapat lebih banyak melibatkan tim manajemen, pemeriksaan hasil pekerjaan, konsultan, dan perusahaan yang menangani penyelesaian akhir.
Kebutuhan lanyard juga dapat berkurang mengikuti jumlah personel yang masih bertugas.
Perusahaan dapat melakukan pencatatan sisa stok dan mengevaluasi produk yang masih dapat digunakan untuk kebutuhan proyek berikutnya.
Salah satu persoalan yang sering muncul dalam pengadaan perlengkapan identitas proyek adalah perubahan jumlah tenaga kerja.
Perusahaan dapat mengalami penambahan personel, pergantian pekerja, atau perubahan perusahaan yang menangani pekerjaan tertentu.
Jika tidak direncanakan, perubahan tersebut dapat menyebabkan kekurangan produk atau munculnya stok yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan.
Pengelola proyek dapat meminta setiap perusahaan memberikan perkiraan jumlah personel sebelum pekerjaan dimulai.
Data tersebut dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kebutuhan awal.
Contohnya:
| Perusahaan | Personel awal | Perkiraan tambahan |
|---|---|---|
| Kontraktor utama | 40 | 5 |
| Subkontraktor struktur | 60 | 10 |
| Subkontraktor MEP | 30 | 15 |
| Konsultan pengawas | 15 | 0 |
Angka di atas hanya simulasi. Jumlah aktual harus disesuaikan dengan rencana mobilisasi masing-masing perusahaan.
Dengan pencatatan tersebut, procurement dapat mengetahui kelompok mana yang kemungkinan membutuhkan pengadaan tambahan.
Jika proyek menggunakan beberapa desain lanyard, stok sebaiknya dicatat berdasarkan identitas perusahaan atau kategori pengguna.
Misalnya, stok lanyard kontraktor utama tidak dicampur dengan stok subkontraktor MEP jika keduanya memiliki desain berbeda.
Pencatatan ini membantu tim mengetahui jumlah produk yang tersedia dan menghindari kesalahan distribusi.
Untuk perusahaan yang juga mengelola kebutuhan lanyard dalam jangka panjang, artikel cara menghitung kebutuhan stok lanyard perusahaan per tahun dapat menjadi referensi tambahan.
Pengadaan tambahan sebaiknya direncanakan sejak awal, terutama ketika proyek memiliki jadwal pekerjaan yang panjang.
Beberapa informasi yang perlu disiapkan antara lain:
Desain yang telah disetujui.
Spesifikasi bahan dan ukuran.
Jumlah tambahan per desain.
Nama perusahaan pemesan.
Jadwal kebutuhan.
Lokasi pengiriman.
Apabila desain dan spesifikasi sudah terdokumentasi dengan baik, proses pemesanan ulang akan lebih mudah dibahas dengan vendor.
Namun, waktu produksi dan ketersediaan jadwal tetap perlu dikonfirmasi berdasarkan kondisi pesanan saat pemesanan dilakukan.
Tidak semua proyek konstruksi berlangsung di satu tempat. Perusahaan kontraktor besar dapat menangani beberapa proyek sekaligus, baik di satu kota maupun di wilayah berbeda.
Dalam kondisi tersebut, pengadaan lanyard dapat dilakukan secara terpusat, sementara distribusinya dibagi berdasarkan lokasi proyek.
Sebagai contoh, kantor pusat melakukan pemesanan untuk beberapa proyek pembangunan gedung yang sedang berjalan. Setiap lokasi memiliki jumlah personel dan kebutuhan desain yang berbeda.
Agar distribusi lebih teratur, tim procurement sebaiknya menyiapkan daftar pembagian produk.
| Lokasi proyek | Kelompok penerima | Jumlah |
|---|---|---|
| Proyek A | Kontraktor utama | 50 |
| Proyek A | Subkontraktor | 100 |
| Proyek B | Kontraktor utama | 40 |
| Proyek B | Subkontraktor | 80 |
| Proyek C | Manajemen proyek | 30 |
Tabel tersebut hanya contoh pembagian distribusi.
Informasi lokasi, PIC penerima, alamat lengkap, dan jumlah per desain sebaiknya dikonfirmasi sebelum pengiriman dilakukan.
Jika perusahaan membutuhkan produksi dengan beberapa desain sekaligus dan distribusi ke beberapa alamat, seluruh kebutuhan tersebut perlu disampaikan sejak tahap permintaan penawaran.
Dengan perencanaan seperti ini, proses pengadaan dapat lebih mudah dikendalikan oleh kantor pusat maupun tim proyek di lapangan.
Ketika satu proyek melibatkan beberapa perusahaan, desain lanyard perlu direncanakan dengan baik. Pengelola proyek harus mempertimbangkan kebutuhan identitas perusahaan, konsistensi visual, dan kemudahan pengelompokan personel.
Tidak semua proyek membutuhkan desain lanyard yang berbeda untuk setiap subkontraktor. Pada proyek tertentu, seluruh personel dapat menggunakan desain utama yang sama, sedangkan nama perusahaan atau kategori pekerjaan dicantumkan pada kartu identitas.
Namun, apabila pengelola proyek membutuhkan pembeda visual, variasi desain dapat dibuat berdasarkan kelompok perusahaan atau fungsi pekerjaan.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah membuat satu desain utama yang mewakili identitas proyek.
Desain tersebut dapat memuat nama proyek, logo kontraktor utama, dan elemen grafis yang telah disepakati. Selanjutnya, informasi perusahaan dan identitas personel ditampilkan melalui kartu ID masing-masing.
Pendekatan ini memiliki beberapa keuntungan:
Desain lanyard lebih mudah distandardisasi.
Produksi dapat direncanakan secara terpusat.
Pengelolaan desain lebih sederhana.
Kebutuhan penggantian produk lebih mudah dipetakan.
Identitas visual proyek tetap konsisten.
Model ini cocok untuk proyek yang ingin menggunakan satu identitas visual bersama tanpa harus membuat desain berbeda untuk setiap perusahaan.
Alternatif lainnya adalah membuat desain berbeda untuk kontraktor utama dan masing-masing subkontraktor.
Misalnya, kontraktor utama menggunakan desain dengan identitas perusahaan sendiri, sedangkan subkontraktor menggunakan desain berdasarkan identitas organisasi masing-masing.
Variasi juga dapat dibuat dengan mempertahankan satu pola dasar, kemudian menyesuaikan warna atau tulisan tertentu.
Berikut contoh perencanaan:
| Kelompok perusahaan | Konsep desain |
|---|---|
| Main contractor | Logo dan identitas kontraktor utama |
| Subkontraktor struktur | Logo dan nama perusahaan |
| Subkontraktor MEP | Logo dan nama perusahaan |
| Konsultan pengawas | Identitas konsultan |
| Manajemen proyek | Identitas pengelola proyek |
Perlu diperhatikan bahwa pembagian desain tersebut merupakan pilihan branding dan administrasi. Jika warna digunakan sebagai kode kategori, penggunaannya harus mengikuti standar identifikasi yang telah ditetapkan pengelola proyek.
Ada pula pendekatan kombinasi. Lanyard menggunakan identitas utama proyek, tetapi tetap menampilkan identitas perusahaan yang terlibat.
Contohnya, bagian depan desain menampilkan nama proyek, sedangkan bagian lainnya menampilkan logo kontraktor atau subkontraktor.
Konsep ini dapat digunakan ketika pengelola proyek ingin mempertahankan identitas bersama sekaligus memberikan ruang bagi masing-masing perusahaan.
Sebelum produksi, seluruh logo dan elemen visual perlu diperiksa. Pastikan penggunaan identitas perusahaan telah mendapatkan persetujuan pihak yang berwenang.
Untuk mendapatkan hasil desain yang lebih terarah, pengelola dapat menggunakan referensi cara memilih warna lanyard yang sesuai dengan kebutuhan jika halaman tersebut sesuai dengan URL aktif di website.
Proyek konstruksi biasanya berjalan melalui beberapa tahapan pekerjaan. Jumlah perusahaan dan personel yang terlibat dapat berubah mengikuti kebutuhan setiap tahap.
Karena itu, pengadaan lanyard sebaiknya tidak hanya mengacu pada jumlah tenaga kerja ketika proyek pertama kali dimulai.
Pengelola dapat menyusun rencana kebutuhan berdasarkan jadwal mobilisasi dan perkiraan keterlibatan setiap perusahaan.
Pada tahap awal, kebutuhan identitas biasanya berkaitan dengan tim manajemen proyek, kontraktor utama, tenaga administrasi, dan perusahaan yang terlibat dalam persiapan lokasi.
Pengadaan dapat dimulai dengan menghitung jumlah personel yang sudah memiliki kepastian penugasan.
Jika perusahaan subkontraktor belum ditetapkan, kebutuhan untuk kelompok tersebut sebaiknya tidak langsung dimasukkan sebagai jumlah final.
Ketika pekerjaan utama dimulai, jumlah tenaga kerja dapat bertambah. Subkontraktor struktur, pekerjaan tanah, instalasi, dan perusahaan pendukung lainnya mulai terlibat sesuai jadwal proyek.
Pada tahap ini, pengadaan tambahan mungkin diperlukan.
Tim procurement dapat menggunakan data mobilisasi dari setiap perusahaan untuk menghitung jumlah produk berdasarkan desain yang sudah disepakati.
Dengan cara tersebut, pemesanan tidak hanya berdasarkan perkiraan total pekerja, tetapi memiliki rincian yang lebih jelas.
Ketika proyek memasuki tahap instalasi dan finishing, komposisi tenaga kerja dapat berubah lagi.
Sebagian perusahaan mungkin sudah menyelesaikan pekerjaan, sedangkan perusahaan lain baru mulai menjalankan tanggung jawabnya.
Kondisi ini perlu diperhitungkan agar stok lanyard tidak menumpuk pada desain yang sudah tidak dibutuhkan.
Jika pengadaan dilakukan secara bertahap, tim procurement dapat mengevaluasi kebutuhan berdasarkan perusahaan yang masih aktif dalam proyek.
Pada tahap akhir, sebagian besar pekerjaan konstruksi sudah selesai. Aktivitas dapat lebih banyak melibatkan tim manajemen, pemeriksaan hasil pekerjaan, konsultan, dan perusahaan yang menangani penyelesaian akhir.
Kebutuhan lanyard juga dapat berkurang mengikuti jumlah personel yang masih bertugas.
Perusahaan dapat melakukan pencatatan sisa stok dan mengevaluasi produk yang masih dapat digunakan untuk kebutuhan proyek berikutnya.
Salah satu persoalan yang sering muncul dalam pengadaan perlengkapan identitas proyek adalah perubahan jumlah tenaga kerja.
Perusahaan dapat mengalami penambahan personel, pergantian pekerja, atau perubahan perusahaan yang menangani pekerjaan tertentu.
Jika tidak direncanakan, perubahan tersebut dapat menyebabkan kekurangan produk atau munculnya stok yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan.
Pengelola proyek dapat meminta setiap perusahaan memberikan perkiraan jumlah personel sebelum pekerjaan dimulai.
Data tersebut dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kebutuhan awal.
Contohnya:
| Perusahaan | Personel awal | Perkiraan tambahan |
|---|---|---|
| Kontraktor utama | 40 | 5 |
| Subkontraktor struktur | 60 | 10 |
| Subkontraktor MEP | 30 | 15 |
| Konsultan pengawas | 15 | 0 |
Angka di atas hanya simulasi. Jumlah aktual harus disesuaikan dengan rencana mobilisasi masing-masing perusahaan.
Dengan pencatatan tersebut, procurement dapat mengetahui kelompok mana yang kemungkinan membutuhkan pengadaan tambahan.
Jika proyek menggunakan beberapa desain lanyard, stok sebaiknya dicatat berdasarkan identitas perusahaan atau kategori pengguna.
Misalnya, stok lanyard kontraktor utama tidak dicampur dengan stok subkontraktor MEP jika keduanya memiliki desain berbeda.
Pencatatan ini membantu tim mengetahui jumlah produk yang tersedia dan menghindari kesalahan distribusi.
Untuk perusahaan yang juga mengelola kebutuhan lanyard dalam jangka panjang, artikel cara menghitung kebutuhan stok lanyard perusahaan per tahun dapat menjadi referensi tambahan.
Pengadaan tambahan sebaiknya direncanakan sejak awal, terutama ketika proyek memiliki jadwal pekerjaan yang panjang.
Beberapa informasi yang perlu disiapkan antara lain:
Desain yang telah disetujui.
Spesifikasi bahan dan ukuran.
Jumlah tambahan per desain.
Nama perusahaan pemesan.
Jadwal kebutuhan.
Lokasi pengiriman.
Apabila desain dan spesifikasi sudah terdokumentasi dengan baik, proses pemesanan ulang akan lebih mudah dibahas dengan vendor.
Namun, waktu produksi dan ketersediaan jadwal tetap perlu dikonfirmasi berdasarkan kondisi pesanan saat pemesanan dilakukan.
Tidak semua proyek konstruksi berlangsung di satu tempat. Perusahaan kontraktor besar dapat menangani beberapa proyek sekaligus, baik di satu kota maupun di wilayah berbeda.
Dalam kondisi tersebut, pengadaan lanyard dapat dilakukan secara terpusat, sementara distribusinya dibagi berdasarkan lokasi proyek.
Sebagai contoh, kantor pusat melakukan pemesanan untuk beberapa proyek pembangunan gedung yang sedang berjalan. Setiap lokasi memiliki jumlah personel dan kebutuhan desain yang berbeda.
Agar distribusi lebih teratur, tim procurement sebaiknya menyiapkan daftar pembagian produk.
| Lokasi proyek | Kelompok penerima | Jumlah |
|---|---|---|
| Proyek A | Kontraktor utama | 50 |
| Proyek A | Subkontraktor | 100 |
| Proyek B | Kontraktor utama | 40 |
| Proyek B | Subkontraktor | 80 |
| Proyek C | Manajemen proyek | 30 |
Tabel tersebut hanya contoh pembagian distribusi.
Informasi lokasi, PIC penerima, alamat lengkap, dan jumlah per desain sebaiknya dikonfirmasi sebelum pengiriman dilakukan.
Jika perusahaan membutuhkan produksi dengan beberapa desain sekaligus dan distribusi ke beberapa alamat, seluruh kebutuhan tersebut perlu disampaikan sejak tahap permintaan penawaran.
Dengan perencanaan seperti ini, proses pengadaan dapat lebih mudah dikendalikan oleh kantor pusat maupun tim proyek di lapangan.
Setelah pembagian perusahaan dan jumlah kebutuhan ditentukan, tahap berikutnya adalah menyusun spesifikasi produk.
Spesifikasi perlu dibuat secara jelas agar seluruh pihak memiliki acuan yang sama. Hal ini penting terutama ketika pengadaan mencakup beberapa desain, perusahaan, dan lokasi proyek.
Lanyard yang digunakan sebagai perlengkapan identitas dapat dibuat dengan menyesuaikan kebutuhan visual dan konfigurasi aksesori.
Salah satu pilihan untuk kebutuhan lanyard custom adalah polyester tissue dengan teknik cetak sublimasi full color.
Metode ini memungkinkan logo, nama perusahaan, tulisan, dan pola grafis ditampilkan dalam kombinasi warna yang beragam.
Untuk proyek dengan beberapa kontraktor, teknik tersebut dapat dipertimbangkan apabila setiap perusahaan membutuhkan desain yang berbeda tetapi tetap menggunakan standar bahan dan produksi yang sama.
Hal yang perlu diperhatikan adalah:
Kesesuaian bahan dengan desain.
Ketajaman elemen grafis.
Konsistensi warna berdasarkan referensi yang disepakati.
Kerapian hasil cetak.
Keseragaman spesifikasi untuk setiap kelompok pesanan.
Pemilihan bahan dan metode cetak sebaiknya dibahas sejak awal agar penawaran vendor sesuai dengan kebutuhan sebenarnya.
Ukuran lanyard dapat disesuaikan dengan konsep desain dan kenyamanan pengguna.
Beberapa pilihan ukuran yang umum digunakan untuk lanyard custom antara lain:
| Ukuran | Pertimbangan |
|---|---|
| 1,5 cm | Tampilan lebih ramping |
| 2 cm | Ruang desain dan tampilan yang seimbang |
| 2,5 cm | Ruang visual lebih luas |
Jika desain hanya menampilkan logo perusahaan dan nama proyek, ukuran 1,5 cm atau 2 cm dapat dipertimbangkan.
Namun, untuk desain yang memuat beberapa elemen grafis, ukuran yang lebih lebar bisa menjadi alternatif.
Selain tali, aksesori perlu disesuaikan dengan jenis kartu identitas yang digunakan.
Beberapa komponen yang dapat dipertimbangkan adalah:
Kait standar untuk menghubungkan lanyard dengan ID card holder.
Stopper sebagai komponen tambahan sesuai konfigurasi produk.
Buckle untuk model yang membutuhkan bagian tali yang dapat dilepas.
Safety breakaway jika sesuai dengan penilaian risiko dan ketentuan penggunaan.
Perlu diingat, aksesori tambahan bukan pengganti prosedur keselamatan kerja. Untuk pekerjaan di sekitar mesin atau peralatan bergerak, pengelola proyek harus mengikuti penilaian risiko dan ketentuan keselamatan yang berlaku. Dalam kondisi tertentu, lanyard leher justru tidak sesuai digunakan.
Sebelum meminta penawaran kepada vendor, tim procurement sebaiknya menyiapkan data kebutuhan secara terstruktur.
Tujuannya agar proses konsultasi tidak berulang kali meminta informasi yang sebenarnya bisa disiapkan sejak awal.
Berikut checklist yang dapat digunakan.
| Komponen | Informasi yang perlu disiapkan |
|---|---|
| Nama proyek | Nama gedung, kawasan, atau infrastruktur |
| Kontraktor utama | Nama perusahaan |
| Subkontraktor | Daftar perusahaan yang terlibat |
| Jumlah pesanan | Total dan jumlah per desain |
| Logo | File identitas masing-masing perusahaan |
| Desain | Satu desain utama atau beberapa variasi |
| Bahan | Pilihan bahan lanyard |
| Ukuran | 1,5 cm, 2 cm, atau 2,5 cm |
| Teknik cetak | Menyesuaikan desain |
| Aksesori | Kait, stopper, buckle, dan lainnya |
| Jadwal kebutuhan | Tanggal produk diperlukan |
| Lokasi pengiriman | Alamat proyek atau kantor penerima |
| PIC | Penanggung jawab pemesanan dan penerimaan |
Checklist ini juga dapat digunakan ketika perusahaan mengadakan pengadaan untuk beberapa proyek sekaligus.
Untuk pengadaan lanyard custom, jumlah pesanan perlu dihitung berdasarkan desain yang akan diproduksi.
Acuan minimum order VendorLanyardKilat adalah 50 pcs per desain.
Misalnya, sebuah proyek membutuhkan tiga desain berbeda:
| Desain | Jumlah |
|---|---|
| Kontraktor utama | 100 pcs |
| Subkontraktor struktur | 75 pcs |
| Subkontraktor MEP | 50 pcs |
| Total | 225 pcs |
Contoh tersebut memenuhi acuan minimum 50 pcs per desain.
Apabila ada perusahaan yang hanya membutuhkan jumlah lebih sedikit, pengelola proyek dapat membahas alternatif penggabungan kebutuhan dengan desain yang sama, sepanjang sesuai dengan kebutuhan identitas dan persetujuan pihak terkait.
Dalam pengadaan proyek konstruksi, harga bukan satu-satunya faktor yang perlu dipertimbangkan.
Tim procurement sebaiknya membandingkan penawaran berdasarkan spesifikasi yang setara. Jika satu vendor menawarkan bahan berbeda atau aksesori yang tidak sama, perbandingan harga satuannya belum tentu mencerminkan nilai pengadaan yang sebenarnya.
Beberapa komponen yang perlu diperiksa adalah:
Jenis bahan dan karakteristik produk.
Lebar tali.
Teknik cetak.
Jumlah per desain.
Jenis aksesori.
Biaya desain atau persiapan produksi jika ada.
Jadwal produksi yang disepakati.
Biaya dan pembagian pengiriman.
Ketentuan revisi desain.
Prosedur pemeriksaan hasil produksi.
Untuk pembahasan yang lebih terperinci, tim procurement dapat membaca artikel cara membandingkan quotation vendor lanyard secara apple to apple.
Dengan menggunakan spesifikasi yang sama, perusahaan dapat menilai penawaran secara lebih objektif.
Pengadaan lanyard untuk proyek konstruksi membutuhkan perencanaan yang berbeda dari pemesanan untuk satu kantor dengan jumlah karyawan tetap.
Adanya kontraktor utama, subkontraktor, konsultan, dan perusahaan pendukung membuat jumlah serta variasi desain perlu diperhitungkan sejak awal.
LanyardKilat menyediakan layanan pembuatan lanyard custom untuk kebutuhan perusahaan dengan pilihan ukuran, bahan, desain, teknik cetak, dan aksesori yang dapat dibahas sesuai spesifikasi pesanan.
Untuk pengadaan proyek, perusahaan dapat menyiapkan daftar kontraktor, logo, jumlah setiap desain, jadwal kebutuhan, dan lokasi pengiriman sebelum mengajukan penawaran.
Dengan informasi tersebut, kebutuhan produksi dapat dibahas secara lebih terstruktur.
Jika perusahaan sedang merencanakan pengadaan lanyard untuk proyek gedung, kawasan industri, atau infrastruktur, silakan kunjungi halaman cetak tali lanyard custom LanyardKilat untuk melihat layanan produk dan menyampaikan kebutuhan pemesanan.
Lanyard digunakan sebagai perlengkapan untuk membawa kartu identitas personel proyek. Produk ini dapat digunakan oleh pekerja kontraktor, subkontraktor, konsultan, maupun staf manajemen sesuai kebijakan pengelola proyek.
Bisa. Desain dapat dibedakan berdasarkan identitas perusahaan masing-masing. Alternatif lainnya adalah menggunakan satu desain utama proyek dengan informasi perusahaan pada kartu identitas.
Bisa dibahas sesuai jumlah dan spesifikasi setiap desain. Pengelola proyek sebaiknya membuat rincian jumlah masing-masing desain sebelum meminta penawaran.
Acuan minimum order lanyard custom LanyardKilat adalah 50 pcs per desain. Jika terdapat beberapa desain, jumlah setiap desain perlu diperhitungkan secara terpisah.
Kebutuhan pengadaan bertahap dapat dikonsultasikan berdasarkan jadwal proyek, jumlah pesanan, dan spesifikasi yang telah disepakati. Jadwal produksi setiap pesanan perlu dikonfirmasi kembali.
Kebutuhan distribusi ke beberapa alamat dapat dibahas saat pemesanan. Perusahaan perlu menyiapkan daftar lokasi, jumlah produk, alamat, dan PIC penerima.
Bisa. Desain dapat menggabungkan logo perusahaan, nama proyek, dan elemen visual lainnya selama komposisinya sudah disepakati serta penggunaan logo mendapatkan persetujuan pihak terkait.
Tidak selalu. Penggunaan lanyard leher perlu mempertimbangkan aktivitas dan risiko pekerjaan. Pada aktivitas yang berdekatan dengan mesin atau peralatan bergerak, lanyard dapat menimbulkan risiko tersangkut. Pengelola proyek harus mengikuti penilaian risiko dan prosedur keselamatan yang berlaku.
Pengadaan lanyard untuk proyek konstruksi dengan banyak kontraktor dan subkontraktor membutuhkan perencanaan yang lebih terstruktur dibandingkan pemesanan untuk satu kelompok karyawan.
Perusahaan perlu memetakan siapa saja yang membutuhkan identitas, menentukan apakah desain akan dibuat secara terpusat atau dibedakan berdasarkan perusahaan, serta menghitung kebutuhan berdasarkan tahapan pekerjaan.
Perubahan jumlah personel dan pergantian subkontraktor juga perlu diperhitungkan agar pengadaan tidak menghasilkan kekurangan maupun kelebihan stok.
Dengan menyiapkan data perusahaan, jumlah per desain, spesifikasi produk, dan lokasi distribusi sejak awal, proses pemesanan lanyard custom dapat berjalan lebih terarah.
