Cari lanyard untuk acara perusahaan? Pelajari cara memilih desain, bahan, ukuran, pengait, dan aksesori yang sesuai untuk event kantor.
Ketika perusahaan mengadakan sebuah acara, ada banyak hal yang harus disiapkan. Venue, rundown, konsumsi, dekorasi, materi presentasi, sampai perlengkapan peserta biasanya sudah masuk dalam daftar persiapan. Salah satu perlengkapan yang kadang dianggap kecil, tetapi ternyata cukup membantu selama acara berlangsung, adalah lanyard.
Lanyard bisa digunakan untuk membawa ID card peserta, kartu akses, tanda pengenal panitia, atau sekadar menjadi bagian dari identitas visual acara. Ketika jumlah peserta sudah puluhan bahkan ratusan orang, penggunaan lanyard yang seragam membuat identifikasi menjadi jauh lebih mudah.
Menariknya, lanyard untuk acara perusahaan tidak selalu harus dibuat dengan desain yang rumit. Yang lebih penting adalah menyesuaikan desain, bahan, ukuran, dan aksesori dengan karakter acaranya. Seminar formal tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan gathering karyawan atau acara anniversary perusahaan.
Karena itu, sebelum langsung menentukan desain atau jumlah pesanan, ada baiknya kita melihat dulu fungsi lanyard dalam acara perusahaan dan apa saja yang perlu dipersiapkan.
Dalam acara perusahaan, peserta biasanya datang dari berbagai latar belakang. Ada karyawan internal, manajemen, pembicara, tamu undangan, partner bisnis, sponsor, sampai peserta dari luar perusahaan. Kalau jumlahnya sedikit, mungkin masih mudah mengenali satu sama lain. Tetapi ketika acaranya sudah besar, situasinya tentu berbeda.
Di sinilah ID card dan lanyard menjadi cukup berguna. Orang tidak perlu selalu bertanya kepada satu sama lain siapa mereka atau berasal dari bagian mana. Identitas dapat terlihat langsung melalui kartu yang dikenakan.
Selain fungsi identifikasi, lanyard juga dapat memberikan kesan bahwa sebuah acara memang dipersiapkan dengan serius. Ketika seluruh peserta menggunakan ID card dan lanyard dengan desain yang seragam, suasana acara terlihat lebih terorganisir.
Bayangkan sebuah seminar perusahaan dengan 300 peserta. Ada panitia yang harus mudah dikenali, pembicara yang perlu mendapatkan akses khusus, dan peserta yang mungkin baru pertama kali bertemu.
Kalau semua orang menggunakan perlengkapan yang sama tanpa pembeda, panitia akan lebih sulit mengenali siapa yang perlu dibantu atau siapa yang memiliki akses tertentu. Sebaliknya, penggunaan ID card dan lanyard dengan pembagian yang jelas dapat membuat proses identifikasi lebih praktis.
Pembeda tersebut tidak harus selalu berupa desain yang benar-benar berbeda. Warna lanyard, warna ID card, tulisan jabatan, atau penanda tertentu juga bisa digunakan.
Misalnya panitia menggunakan lanyard hitam, peserta menggunakan warna brand perusahaan, sementara pembicara menggunakan warna khusus. Dengan melihat sekilas saja, orang sudah memiliki petunjuk mengenai peran masing-masing.
Selain membawa identitas, lanyard juga berada pada posisi yang cukup terlihat ketika seseorang menggunakannya. Karena itu, lanyard dapat menjadi salah satu elemen branding yang ikut memperkuat suasana acara.
Logo perusahaan, nama acara, tema kegiatan, atau warna brand dapat diterapkan pada desain. Ketika peserta menggunakan lanyard tersebut selama acara, identitas perusahaan ikut terlihat di berbagai titik.
Hal ini menjadi semakin menarik ketika acara memiliki dokumentasi foto atau video. Lanyard yang seragam secara tidak langsung ikut muncul dalam dokumentasi tersebut dan membuat visual acara terlihat lebih konsisten.
Tetapi jangan sampai fungsi branding membuat desain menjadi terlalu penuh. Lanyard tetap harus nyaman digunakan dan informasi pada ID card tetap menjadi elemen yang mudah dibaca.
Sebenarnya cukup banyak jenis acara perusahaan yang bisa menggunakan lanyard. Yang membedakan biasanya adalah tujuan penggunaannya.
Untuk acara dengan peserta yang cukup banyak, lanyard terutama berguna sebagai alat identifikasi. Sementara untuk acara yang sifatnya lebih branding-oriented, desain lanyard bisa dibuat lebih menonjol untuk memperkuat identitas perusahaan atau tema kegiatan.
Jadi, sebelum menentukan desain, tentukan dulu jenis acaranya. Dari situ kita bisa memperkirakan siapa yang akan memakai lanyard, berapa lama digunakan, dan informasi apa yang perlu ditampilkan.
Acara seperti seminar dan workshop biasanya memiliki peserta yang cukup beragam. Bisa ada peserta umum, karyawan, pembicara, moderator, sponsor, dan panitia.
Dalam kondisi seperti ini, lanyard dapat membantu membuat setiap kelompok lebih mudah dibedakan. Nama, perusahaan, jabatan, atau kategori peserta bisa ditampilkan pada ID card.
Desain lanyard sendiri bisa dibuat mengikuti identitas acara atau perusahaan penyelenggara. Kalau acaranya merupakan event resmi perusahaan, penggunaan warna brand biasanya menjadi pilihan yang cukup aman.
Untuk gathering, employee day, outing, atau kegiatan internal lainnya, lanyard tidak harus terlihat seformal seminar bisnis.
Desain bisa dibuat lebih santai dengan tetap membawa identitas perusahaan. Nama kegiatan, tema acara, atau elemen visual yang berkaitan dengan konsep gathering dapat dimasukkan ke desain.
Yang penting, jangan melupakan fungsi dasarnya. Kalau lanyard digunakan untuk membawa ID card, desain sebaiknya tetap mendukung kartu tersebut dan tidak membuat tampilan keseluruhan menjadi terlalu ramai.
Untuk anniversary perusahaan atau launching produk, lanyard justru bisa menjadi bagian dari keseluruhan konsep visual acara.
Warna, logo, slogan, dan tema acara dapat dibuat konsisten mulai dari backdrop, ID card, lanyard, sampai materi publikasi. Dengan begitu, peserta akan mendapatkan pengalaman visual yang lebih menyatu.
Dalam acara seperti ini, lanyard bisa menjadi lebih dari sekadar perlengkapan identitas. Ia dapat menjadi bagian dari merchandise acara sekaligus media branding yang digunakan langsung oleh peserta.
Setelah jenis acaranya jelas, baru kita masuk ke desain. Di sinilah biasanya perusahaan mulai berdiskusi mengenai warna, logo, tulisan, dan elemen visual lainnya.
Saran saya, jangan mulai dengan memasukkan semua informasi yang tersedia. Tentukan dulu apa yang memang ingin diingat peserta setelah melihat lanyard tersebut.
Kalau acara bertujuan memperkuat brand perusahaan, logo dan warna perusahaan bisa menjadi fokus. Kalau acaranya memiliki tema khusus, tema tersebut bisa menjadi elemen tambahan. Sementara informasi detail seperti nama peserta dan jabatan sebaiknya tetap ditempatkan pada ID card, bukan dipaksakan semuanya ke tali.
Untuk acara resmi perusahaan, warna brand dapat menjadi titik awal yang paling mudah.
Misalnya perusahaan memiliki warna utama biru, maka warna tersebut dapat digunakan sebagai warna dasar lanyard. Logo perusahaan kemudian ditempatkan dengan pola yang konsisten.
Pendekatan seperti ini membuat lanyard tetap terlihat sebagai bagian dari perusahaan meskipun desain acaranya berbeda-beda.
Kalau acara memiliki tema khusus, elemen tersebut bisa ditambahkan tanpa menghilangkan identitas perusahaan. Jadi ada keseimbangan antara branding perusahaan dan identitas acara.
Lanyard memiliki area cetak yang terbatas. Karena itu, informasi yang terlalu banyak justru bisa membuat desain terlihat penuh.
Misalnya nama acara, tanggal, lokasi, alamat website, slogan, logo sponsor, akun media sosial, dan beberapa elemen lainnya semuanya dimasukkan. Ketika lanyard sudah dipakai, tulisan-tulisan kecil tersebut belum tentu terbaca.
Lebih baik tentukan prioritas. Untuk sebagian besar acara perusahaan, logo perusahaan dan nama atau tema acara sudah cukup menjadi identitas utama.
Informasi seperti nama peserta, jabatan, perusahaan asal, atau kategori peserta dapat diberikan ruang lebih besar pada ID card.
Setelah desain ditentukan, bahan menjadi pertimbangan berikutnya. Pilihan bahan sebaiknya dikaitkan dengan durasi dan karakter acara.
Kalau acara berlangsung beberapa jam, kebutuhan kenyamanannya mungkin berbeda dengan acara yang berlangsung dua atau tiga hari. Begitu juga jika peserta harus terus berpindah tempat atau mengikuti berbagai aktivitas.
Jangan lupa mempertimbangkan jumlah peserta. Pada acara besar, perusahaan mungkin perlu mencari keseimbangan antara spesifikasi produk, kenyamanan, dan anggaran keseluruhan.
Pada acara yang hanya berlangsung sehari, lanyard biasanya dipakai dalam periode yang relatif singkat. Tetapi bukan berarti kenyamanan tidak penting.
Peserta bisa saja menggunakan lanyard sejak registrasi pagi hingga acara selesai sore atau malam hari. Kalau tali terasa mengganggu, tentu akan memengaruhi pengalaman mereka.
Karena itu, tetap pilih bahan yang nyaman dan sesuai dengan kebutuhan. Jangan hanya mengutamakan tampilan karena lanyard akan dikenakan langsung oleh peserta.
Kalau event berlangsung selama beberapa hari, lanyard akan mengalami penggunaan lebih intensif. Peserta mungkin harus keluar-masuk ruangan, berpindah venue, atau mengikuti aktivitas yang cukup banyak.
Dalam kondisi seperti ini, ketahanan bahan dan pengait menjadi semakin penting. ID card juga sebaiknya tidak mudah terlepas karena peserta akan terus menggunakannya selama event berlangsung.
Artinya, spesifikasi lanyard sebaiknya mengikuti durasi dan aktivitas acara, bukan hanya jumlah peserta.
Setelah menentukan bahan, jangan langsung masuk ke desain akhir. Ukuran lanyard juga perlu dipikirkan karena peserta akan mengenakannya langsung di tubuh selama acara berlangsung.
Untuk event perusahaan, ukuran yang nyaman sebenarnya bergantung pada cara ID card digunakan. Kalau kartu hanya berfungsi sebagai tanda pengenal, posisi kartu sebaiknya cukup mudah terlihat. Tetapi kalau kartu juga digunakan untuk akses tertentu, ukurannya perlu memungkinkan peserta mengambil atau menunjukkan kartu tanpa merasa terganggu.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah siapa yang akan menggunakan lanyard. Peserta dewasa, pembicara, panitia, dan tamu mungkin memiliki kebutuhan yang sedikit berbeda. Namun untuk produksi massal, biasanya perusahaan tetap memilih satu ukuran yang nyaman bagi mayoritas pengguna.
Lanyard yang terlalu panjang membuat ID card menggantung terlalu rendah. Saat peserta berjalan atau bergerak, kartu juga menjadi lebih mudah bergoyang.
Untuk acara yang mengharuskan peserta banyak berpindah tempat, kondisi seperti ini bisa cukup mengganggu. Kartu bisa lebih sering terbalik atau bahkan tersangkut pada pakaian dan perlengkapan lainnya.
Karena itu, lebih baik menentukan panjang berdasarkan posisi kartu yang ingin dicapai ketika lanyard dikenakan. Jangan hanya melihat ukuran tali ketika dibentangkan di meja.
Lanyard dan ID card sebenarnya merupakan satu kesatuan. Tidak masuk akal menentukan ukuran tali tanpa mempertimbangkan ukuran kartu yang akan digantungkan.
Kalau kartunya cukup besar, misalnya digunakan untuk menampilkan nama, jabatan, perusahaan, dan informasi peserta, posisi kartu perlu dibuat cukup nyaman agar mudah dibaca.
Begitu juga dengan holder. Jenis dan ukuran holder akan memengaruhi posisi kartu ketika digantungkan pada tali.
Jadi, sebelum produksi, sebaiknya perusahaan sudah menentukan ukuran kartu dan holder terlebih dahulu. Setelah itu baru menyesuaikan panjang lanyard.
Pengait mungkin ukurannya kecil, tetapi justru menjadi bagian yang paling sering digunakan ketika peserta harus melepas atau mengambil ID card.
Dalam acara perusahaan, kebutuhan ini cukup umum. Peserta mungkin perlu menunjukkan kartu kepada petugas, menggunakan kartu sebagai akses ruangan, atau melepasnya ketika mengikuti aktivitas tertentu.
Karena itu, pengait sebaiknya tidak hanya dilihat dari bentuknya. Pertimbangkan juga apakah mekanismenya praktis dan sesuai dengan holder yang digunakan.
Sebelum menentukan pengait, lihat terlebih dahulu holder ID card yang akan digunakan.
Kalau perusahaan sudah memiliki holder sendiri, gunakan holder tersebut sebagai acuan. Pastikan titik sambung dan ukuran pengait kompatibel sehingga kartu dapat dipasang dengan aman.
Hal ini menjadi semakin penting ketika acara melibatkan ratusan peserta. Kesalahan kecil pada spesifikasi akan menjadi masalah besar ketika seluruh lanyard sudah diproduksi.
Karena itu, kalau memungkinkan, lakukan pengecekan menggunakan contoh fisik sebelum produksi dalam jumlah besar.
Tidak semua acara membutuhkan kartu yang selalu tergantung di leher. Pada beberapa kegiatan, peserta mungkin perlu menunjukkan kartu berkali-kali.
Kalau kondisi tersebut terjadi, pengait yang mudah digunakan akan membuat pengalaman peserta lebih praktis. Mereka tidak perlu melepas seluruh lanyard setiap kali membutuhkan kartu.
Sebaliknya, kalau ID card hanya berfungsi sebagai identitas dan hampir tidak pernah dilepas, konfigurasi yang lebih sederhana bisa saja sudah cukup.
Intinya, pengait dipilih berdasarkan cara peserta menggunakan kartu, bukan hanya berdasarkan tampilan aksesori.
Ini salah satu keputusan yang cukup menarik ketika menyiapkan acara perusahaan.
Kalau jumlah peserta sedikit, panitia mungkin masih mudah dikenali. Tetapi ketika acara sudah besar, panitia yang menggunakan lanyard dengan pembeda visual akan jauh lebih mudah ditemukan.
Peserta tidak perlu mencari meja registrasi atau bertanya kepada orang lain setiap kali membutuhkan bantuan. Mereka cukup mencari orang dengan tanda pengenal tertentu.
Cara paling sederhana adalah menggunakan warna berbeda.
Misalnya:
| Pengguna | Pilihan visual |
|---|---|
| Peserta | Warna utama brand |
| Panitia | Warna pembeda |
| Pembicara | Warna khusus |
| Tamu/VIP | Warna khusus |
| Crew | Warna tertentu |
Tidak harus semuanya menggunakan desain yang benar-benar berbeda. Bisa saja warna tali yang berbeda sudah cukup.
Yang penting, sistem pembeda tersebut dijelaskan kepada panitia sehingga seluruh tim memahami arti masing-masing warna.
Ketika membuat beberapa kategori lanyard, jangan sampai identitas perusahaan hilang.
Misalnya perusahaan memiliki warna utama biru. Lanyard peserta bisa menggunakan biru sebagai warna dasar, sedangkan panitia menggunakan warna lain tetapi tetap menampilkan logo perusahaan.
Dengan begitu, fungsi identifikasi dan branding tetap berjalan bersamaan.
Pendekatan seperti ini juga membuat dokumentasi acara terlihat lebih terstruktur karena kategori peserta dapat dikenali secara visual.
Stopper merupakan aksesori tambahan yang bisa digunakan pada lanyard. Tetapi seperti halnya pengait, penggunaannya tidak otomatis diperlukan hanya karena tersedia.
Pertanyaan yang lebih tepat adalah apakah stopper memberikan manfaat bagi acara tersebut.
Kalau peserta hanya datang, mengikuti acara, lalu pulang sambil membawa ID card, konfigurasi sederhana mungkin sudah cukup. Tetapi kalau aktivitas peserta cukup banyak dan ada alasan tertentu untuk menjaga posisi tali atau kartu, stopper bisa dipertimbangkan.
Stopper lebih masuk akal ketika ada kebutuhan fungsional yang jelas.
Misalnya acara melibatkan banyak aktivitas bergerak sehingga perusahaan ingin memberikan pengaturan tambahan pada lanyard. Dalam kondisi seperti ini, aksesori tersebut bisa menjadi bagian dari spesifikasi.
Namun, jangan menjadikan stopper sebagai standar wajib untuk semua event. Semakin banyak komponen yang ditambahkan, semakin penting memastikan bahwa komponen tersebut memang memberikan manfaat.
Untuk memahami perbedaan konfigurasinya, Anda juga dapat merujuk pada pembahasan lanyard stopper dan tanpa stopper.
Sekarang kita masuk ke bagian yang membuat lanyard event perusahaan cukup menarik: branding.
Ketika ratusan peserta mengenakan lanyard dengan warna dan desain yang sama, secara otomatis identitas perusahaan akan terlihat di banyak titik. Apalagi jika acara didokumentasikan melalui foto dan video.
Tetapi branding sebaiknya tidak membuat fungsi lanyard sebagai identitas peserta menjadi terganggu. Logo perusahaan boleh ditonjolkan, tetapi informasi penting seperti nama peserta tetap sebaiknya mendapatkan ruang yang cukup pada ID card.
Kalau acara sudah memiliki tema visual, gunakan elemen tersebut sebagai dasar desain lanyard.
Warna backdrop, ID card, lanyard, signage, dan materi acara bisa dibuat saling berhubungan. Hasilnya akan membuat keseluruhan acara terlihat lebih profesional.
Tidak perlu semua media memiliki desain yang identik. Cukup gunakan elemen yang sama, seperti warna utama, logo, bentuk grafis, atau tipografi.
Dengan cara ini, lanyard menjadi bagian dari keseluruhan pengalaman visual acara, bukan sekadar perlengkapan tambahan.
Ini penting terutama kalau ada banyak sponsor.
Acara perusahaan terkadang memiliki beberapa logo sponsor atau partner yang ingin ditampilkan. Masalahnya, kalau semua logo dimasukkan ke lanyard, desain bisa menjadi terlalu padat.
Kalau memang ada banyak pihak yang perlu ditampilkan, lebih baik tentukan hierarki visual. Logo penyelenggara menjadi identitas utama, sedangkan sponsor atau partner ditempatkan sebagai elemen pendukung.
Lanyard tetap harus terlihat nyaman secara visual ketika dikenakan. Jangan sampai karena mengejar terlalu banyak exposure, hasil akhirnya justru sulit dibaca.
Jumlah lanyard sebaiknya tidak dihitung hanya berdasarkan jumlah peserta yang sudah melakukan registrasi.
Dalam acara perusahaan selalu ada kemungkinan peserta tambahan, panitia tambahan, pembicara, tamu, atau kebutuhan penggantian. Karena itu, menyediakan sedikit stok cadangan biasanya merupakan langkah yang lebih aman.
Misalnya jumlah peserta sudah mencapai 300 orang. Perusahaan bisa menghitung kebutuhan untuk peserta, kemudian menambahkan kebutuhan panitia, pembicara, dan sejumlah cadangan.
Sebelum melakukan pemesanan, buat daftar kebutuhan berdasarkan siapa yang akan menggunakan lanyard.
Contohnya:
Cara ini lebih aman daripada langsung mengatakan “pesertanya 500, berarti pesan 500 lanyard”.
Kalau setiap kategori menggunakan desain atau warna berbeda, jumlahnya juga harus dihitung secara terpisah agar tidak terjadi kekurangan salah satu jenis.
Stok cadangan berguna untuk kondisi yang mungkin tidak direncanakan.
Ada peserta tambahan yang datang pada hari acara. Ada ID card yang salah cetak. Ada lanyard yang rusak atau hilang. Hal-hal seperti ini memang sederhana, tetapi cukup merepotkan kalau tidak ada cadangan.
Jumlah cadangan tidak harus berlebihan. Yang penting perusahaan memiliki buffer yang masuk akal berdasarkan skala acara.
Kalau acara sudah semakin dekat, biasanya perhatian mulai bergeser ke hal-hal yang sifatnya teknis. Jumlah peserta sudah dihitung, desain sudah dibuat, dan vendor mulai dihubungi. Di tahap inilah beberapa kesalahan yang sebenarnya sederhana bisa terjadi.
Masalahnya, kesalahan pada lanyard tidak selalu bisa diperbaiki dengan mudah setelah produksi berjalan. Kalau hanya satu atau dua pcs, mungkin tidak terlalu terasa. Tetapi kalau jumlahnya ratusan atau ribuan, kesalahan kecil bisa menjadi pemborosan yang cukup besar.
Karena itu, sebelum menyetujui produksi, ada baiknya perusahaan melakukan pengecekan dari sisi desain, jumlah, ukuran, bahan, sampai aksesori. Jangan hanya memastikan “desainnya sudah benar”, tetapi pastikan produk secara keseluruhan memang sesuai dengan kebutuhan acara.
Ini mungkin kesalahan yang paling mudah dipahami, tetapi masih cukup sering terjadi. Lanyard baru dipesan ketika tanggal acara sudah semakin dekat.
Padahal proses produksi membutuhkan waktu, belum termasuk proses pengecekan desain, komunikasi spesifikasi, revisi jika ada kesalahan, dan pengiriman. Kalau ada perubahan mendadak, ruang untuk memperbaikinya juga semakin sedikit.
Karena itu, sebaiknya kebutuhan lanyard sudah masuk ke checklist persiapan acara sejak awal. Tidak harus langsung diproduksi ketika acara baru direncanakan, tetapi setidaknya jumlah dan spesifikasinya sudah mulai dihitung.
Dengan begitu, perusahaan tidak perlu mengambil keputusan terburu-buru hanya karena deadline acara sudah semakin dekat.
Kalau peserta yang terdaftar ada 500 orang, bukan berarti otomatis cukup memesan 500 lanyard.
Masih ada panitia, pembicara, moderator, tamu, crew, dan kemungkinan peserta tambahan. Belum lagi kemungkinan ada ID card atau lanyard yang rusak atau hilang.
Karena itu, jumlah sebaiknya dihitung berdasarkan seluruh kebutuhan acara. Buat kategori pengguna terlebih dahulu, kemudian tambahkan cadangan yang masuk akal.
Dengan cara tersebut, perusahaan bisa menghindari situasi di mana lanyard peserta sudah cukup tetapi ternyata lanyard untuk panitia atau pembicara justru kurang.
Desain yang sudah dibuat bukan berarti otomatis siap masuk produksi. Justru sebelum desain disetujui, ada beberapa hal yang perlu diperiksa karena kesalahan pada tahap ini akan terbawa ke seluruh produk.
Coba lihat desain bukan hanya sebagai gambar, tetapi sebagai produk yang nantinya akan dikenakan oleh ratusan orang. Apakah tulisan masih terbaca? Apakah warna sudah sesuai? Apakah logo menggunakan versi yang benar?
Hal-hal seperti ini mungkin terlihat sepele ketika hanya menghasilkan satu desain. Tetapi ketika desain tersebut dicetak dalam jumlah besar, kesalahan kecil bisa menjadi masalah yang mahal.
Sebelum memberikan persetujuan final, periksa setidaknya:
Jangan hanya mengandalkan satu orang untuk melakukan pengecekan. Kalau lanyard membawa nama perusahaan, sebaiknya desain juga diperiksa oleh pihak yang memahami brand atau komunikasi perusahaan.
Kesalahan typo pada media yang hanya dipakai sekali mungkin masih bisa ditoleransi dalam kondisi tertentu. Tetapi kalau ratusan orang mengenakannya sepanjang acara, tentu akan jauh lebih baik kalau kesalahan tersebut ditemukan sebelum produksi.
Tidak semua acara membutuhkan lanyard dengan desain khusus. Kalau acaranya kecil dan sifatnya sangat sederhana, lanyard polos mungkin sudah cukup.
Tetapi semakin besar peran branding dalam sebuah event, semakin masuk akal menggunakan lanyard custom. Terutama kalau acara tersebut membawa nama perusahaan secara langsung dan banyak peserta akan menggunakan ID card.
Lanyard custom juga bisa membantu menyatukan berbagai elemen visual acara. Warna dan desain yang digunakan pada backdrop, ID card, signage, merchandise, dan lanyard dapat dibuat memiliki hubungan satu sama lain.
Kalau acara merupakan bagian dari kegiatan perusahaan, seperti anniversary, launching, seminar, gathering, atau employee event, lanyard dapat menjadi salah satu elemen branding.
Tidak perlu membuat desain yang terlalu kompleks. Warna perusahaan, logo, dan nama acara biasanya sudah cukup untuk membuatnya terasa khusus.
Yang penting, desain tersebut tetap mempertahankan fungsi utamanya sebagai bagian dari identitas peserta. Jangan sampai branding terlalu dominan sehingga informasi pada ID card justru sulit diperhatikan.
Ketika perusahaan sudah masuk pada tahap membutuhkan produksi dengan desain sendiri, Anda bisa mempertimbangkan lanyard custom untuk branding perusahaan sebagai bagian dari perlengkapan acara.
Ini juga perlu diperhatikan jika acara memiliki banyak pihak yang ingin ditampilkan.
Sponsor, partner, penyelenggara, dan berbagai logo lainnya memang bisa menjadi bagian dari desain. Tetapi area pada lanyard tetap terbatas.
Kalau terlalu banyak logo dimasukkan, masing-masing justru kehilangan visibilitas. Peserta juga akan melihat tali sebagai kumpulan logo yang sulit dibedakan.
Lebih baik tentukan hierarki. Identitas penyelenggara atau perusahaan menjadi elemen utama, sementara logo lain ditempatkan sebagai elemen pendukung jika memang diperlukan.
Setelah konsep desain selesai, tahap berikutnya adalah memastikan file yang diberikan kepada vendor memang merupakan file final.
Jangan sampai vendor menerima beberapa file dengan nama berbeda dan tidak jelas mana yang harus digunakan. Kondisi seperti ini mudah menimbulkan kesalahan, terutama jika revisi dilakukan beberapa kali.
Sebaiknya perusahaan menetapkan satu file final setelah seluruh pihak yang berkepentingan memberikan persetujuan. File tersebut kemudian menjadi acuan produksi.
Kalau selama proses desain ada banyak versi, gunakan penamaan file yang jelas.
Misalnya:
Lanyard_Event_Perusahaan_FINAL
bukan:
Lanyard_FinalLanyard_Final2Lanyard_Final_FIXLanyard_Final_BaruLanyard_Final_Baru_Banget
Hal sederhana seperti ini bisa membantu menghindari kesalahan komunikasi.
Selain itu, pastikan logo dan elemen visual memiliki kualitas yang cukup untuk kebutuhan produksi. Jangan mengambil logo dari screenshot atau gambar beresolusi rendah jika masih tersedia file aslinya.
Setelah spesifikasi dan desain siap, proses pemesanan akan jauh lebih mudah jika informasi diberikan secara lengkap sejak awal.
Daripada hanya mengatakan jumlah lanyard yang dibutuhkan, berikan gambaran mengenai acaranya dan bagaimana produk akan digunakan. Vendor kemudian dapat memahami apakah kebutuhan tersebut lebih cocok menggunakan konfigurasi tertentu.
Informasi yang diberikan juga membantu proses quotation menjadi lebih akurat karena vendor mengetahui spesifikasi yang harus dihitung.
Sebelum menghubungi vendor, siapkan:
Dengan data tersebut, pembicaraan bisa langsung masuk ke spesifikasi produk. Ini jauh lebih efektif daripada bolak-balik mengirim informasi yang sebenarnya bisa disiapkan sejak awal.
Memilih vendor bukan hanya soal siapa yang memberikan harga paling rendah. Untuk kebutuhan event, ketepatan waktu dan konsistensi produksi juga penting.
Bayangkan sebuah acara sudah memiliki jadwal registrasi pukul 08.00, tetapi lanyard baru tiba setelah acara dimulai. Secara produk mungkin tidak ada masalah, tetapi dari sisi penyelenggaraan tentu menjadi masalah besar.
Karena itu, kemampuan vendor memenuhi deadline perlu dipertimbangkan bersama dengan kualitas produk dan kesesuaian spesifikasi.
Kalau ingin membandingkan beberapa vendor, kirimkan brief yang sama kepada semuanya.
Misalnya ukuran, bahan, desain, jenis pengait, jumlah, dan deadline dibuat sama. Dengan begitu, perbandingan harga menjadi lebih masuk akal.
Selain harga, perhatikan juga bagaimana vendor merespons pertanyaan. Apakah mereka memahami kebutuhan? Apakah spesifikasi dijelaskan dengan jelas? Apakah ada proses pengecekan desain sebelum produksi?
Hal-hal tersebut sering kali lebih penting daripada selisih harga yang kecil karena menyangkut kelancaran keseluruhan acara.
Tidak harus, tetapi logo perusahaan bisa menjadi pilihan yang bagus jika lanyard memang ingin dijadikan bagian dari identitas acara.
Logo dapat dipadukan dengan warna brand atau nama acara sehingga desain terlihat konsisten dengan materi event lainnya.
Kalau tujuan utamanya hanya identifikasi peserta, desain yang sederhana juga sudah cukup. Yang penting informasi pada ID card tetap mudah dibaca.
Bisa, terutama jika jumlah peserta cukup banyak.
Perbedaan warna atau desain membuat panitia lebih mudah dikenali ketika peserta membutuhkan bantuan. Hal ini sangat berguna untuk seminar, konferensi, gathering besar, dan event perusahaan yang melibatkan banyak orang.
Tidak harus membuat desain yang sepenuhnya berbeda. Perbedaan warna lanyard atau elemen kecil pada ID card sudah bisa menjadi pembeda.
Bisa. Bahkan ini salah satu alasan perusahaan memilih menggunakan lanyard custom.
Warna brand, logo, dan nama perusahaan dapat diterapkan pada tali sehingga identitas perusahaan ikut terlihat selama acara berlangsung.
Namun, branding sebaiknya tetap dibuat proporsional. Lanyard harus tetap nyaman digunakan dan tidak mengganggu fungsi ID card.
Jumlah ideal tergantung pada skala dan struktur acara.
Hitung peserta, panitia, pembicara, tamu, crew, kemudian tambahkan cadangan. Kalau beberapa kelompok menggunakan warna atau desain berbeda, hitung masing-masing kategori secara terpisah.
Dengan cara ini, kemungkinan kekurangan salah satu jenis lanyard dapat dikurangi.
Lanyard untuk acara perusahaan sebenarnya bukan perlengkapan yang sulit dipilih. Yang membuatnya terlihat rumit biasanya karena kebutuhan setiap acara memang berbeda.
Acara kecil mungkin hanya membutuhkan lanyard sederhana. Seminar besar membutuhkan sistem identifikasi yang lebih jelas. Sementara anniversary atau launching perusahaan bisa menjadikan lanyard sebagai bagian dari branding acara.
Karena itu, cara paling aman adalah memulai dari fungsi. Tentukan siapa yang akan memakai, berapa lama digunakan, informasi apa yang perlu ditampilkan, kemudian baru tentukan bahan, ukuran, desain, pengait, stopper, dan jumlah produksi.
Kalau semua sudah jelas, proses pemesanan juga menjadi lebih mudah. Perusahaan dapat memberikan brief yang lengkap kepada vendor dan membandingkan penawaran berdasarkan spesifikasi yang sama.
Pada akhirnya, lanyard yang baik untuk acara perusahaan bukan hanya yang terlihat menarik di foto. Lanyard tersebut harus nyaman dipakai, mudah digunakan, sesuai dengan identitas perusahaan, dan mampu mendukung kelancaran acara dari registrasi sampai acara selesai.
