Sebelum meminta quotation lanyard custom, siapkan data seperti jumlah pesanan, penggunaan, ukuran, material, printing, desain, aksesori, deadline, dan lokasi pengiriman. Tidak semua spesifikasi harus sudah final. Jika masih bingung memilih bahan atau aksesori, sampaikan kebutuhan penggunaan dan minta rekomendasi vendor.
Mau pesan lanyard custom, lalu menghubungi vendor dengan kalimat, "Minta harga lanyard 500 pcs," sebenarnya boleh saja. Tapi biasanya percakapan belum akan selesai di situ.
Vendor masih perlu menanyakan ukurannya berapa, bahannya apa, desainnya sudah ada atau belum, mau pakai hook seperti apa, perlu holder atau tidak, kapan dibutuhkan, dan dikirim ke mana.
Bukan berarti Anda harus sudah memahami semua spesifikasi lanyard sebelum meminta penawaran. Justru kalau belum yakin dengan bahan atau aksesori tertentu, Anda bisa meminta rekomendasi vendor.
Yang penting, siapkan dulu informasi dasarnya. Dengan brief yang lebih jelas, proses meminta quotation lanyard custom biasanya jadi lebih cepat dan hasil penawarannya juga lebih mudah dibandingkan.
Ini terdengar sederhana, tetapi cukup membantu ketika menentukan spesifikasi.
Lanyard untuk ID card karyawan yang dipakai setiap hari tentu belum tentu sama kebutuhannya dengan lanyard untuk seminar yang hanya digunakan selama satu atau dua hari.
Coba tentukan dulu penggunaannya:
ID card karyawan
kartu akses kantor
seminar atau event
sekolah atau kampus
komunitas
kebutuhan promosi
identitas panitia
kartu yang sering digunakan untuk tap ke reader
Misalnya, kalau lanyard hanya digunakan untuk membawa ID card, hook standar mungkin sudah cukup.
Kalau kartunya sering ditap ke reader, aksesori seperti yoyo atau retractable reel bisa lebih praktis karena kartu dapat ditarik tanpa harus melepas lanyard dari leher.
Jadi sebelum memikirkan detail bahan, jawab dulu satu pertanyaan:
Lanyard ini akan dipakai untuk apa dan bagaimana cara penggunaannya sehari-hari?
Informasi tersebut akan membantu vendor memahami kebutuhan Anda.
Tidak semua spesifikasi harus sudah final. Tetapi semakin banyak informasi yang sudah tersedia, semakin mudah vendor menghitung penawaran.
Setidaknya siapkan data berikut:
| Data | Contoh |
|---|---|
| Jumlah | 500 pcs |
| Penggunaan | ID card karyawan |
| Ukuran | 2 cm |
| Material | Polyester / tissue |
| Printing | Full color |
| Desain | Sudah tersedia |
| Hook | Standar |
| Aksesori | Stopper / buckle / yoyo jika diperlukan |
| Holder | Perlu / tidak perlu |
| Deadline | Maksimal 20 Oktober |
| Pengiriman | Bandung |
Mari kita bahas satu per satu.
Jumlah pesanan adalah salah satu informasi pertama yang perlu disampaikan ketika meminta quotation.
Jangan hanya mengatakan:
"Saya mau pesan lanyard custom."
Lebih jelas kalau langsung menyebutkan:
"Saya membutuhkan 500 pcs lanyard custom."
Kalau jumlahnya belum benar-benar final, Anda juga bisa meminta simulasi beberapa jumlah.
Misalnya:
100 pcs
250 pcs
500 pcs
1.000 pcs
Ini berguna kalau Anda masih membandingkan kebutuhan atau sedang menyiapkan anggaran.
Kalau ada beberapa desain, sebutkan juga pembagiannya.
Contohnya:
Total 500 pcs, terdiri dari 300 pcs desain A dan 200 pcs desain B.
Jangan hanya menyebut total 500 pcs kalau sebenarnya ada beberapa desain yang berbeda. Detail seperti ini dapat memengaruhi cara vendor menghitung penawaran.
Ukuran lanyard biasanya berkaitan dengan kenyamanan penggunaan sekaligus ruang yang tersedia untuk desain.
Sebagai gambaran sederhana:
1,5 cm cocok kalau Anda menginginkan tali yang lebih ringkas dan desainnya tidak membutuhkan banyak ruang.
2 cm memberikan ruang desain yang lebih lega dan bisa menjadi pilihan yang cukup fleksibel untuk berbagai kebutuhan.
2,5 cm menawarkan area yang lebih lebar, tetapi belum tentu otomatis lebih baik untuk semua kebutuhan.
Jadi, apakah lanyard 2,5 cm pasti lebih bagus?
Belum tentu.
Kalau desainnya sederhana dan Anda ingin tampilan yang lebih ringkas, ukuran lebih kecil bisa saja sudah cukup.
Sebaliknya, kalau desain membutuhkan ruang lebih besar untuk logo atau elemen visual, ukuran yang lebih lebar dapat lebih masuk akal.
Kalau Anda belum tahu ukuran yang cocok, tidak perlu menebak. Berikan contoh desain dan jelaskan cara pemakaiannya, kemudian minta rekomendasi dari vendor.
Material adalah salah satu spesifikasi yang sering ditanyakan saat membuat lanyard custom.
Dua istilah yang cukup sering ditemui adalah polyester dan tissue.
Jangan memilih bahan hanya karena namanya terdengar lebih bagus. Pertimbangkan bagaimana lanyard akan digunakan dan seperti apa tampilan yang Anda inginkan.
Misalnya, Anda bisa menyampaikan kepada vendor:
"Lanyard untuk karyawan, dipakai setiap hari, desain full color. Mohon rekomendasikan bahan yang sesuai."
Dengan brief seperti ini, vendor memiliki konteks untuk memberikan pilihan.
Kalau Anda sudah menentukan material, tuliskan langsung di awal quotation. Kalau belum, tidak masalah. Justru lebih baik mengatakan belum tahu daripada memilih bahan secara asal.
Yang penting, jangan membiarkan istilah bahan menjadi satu-satunya dasar keputusan. Tampilan desain, cara pemakaian, kenyamanan, dan anggaran juga perlu dilihat bersama.
"Custom printing" masih terlalu umum kalau Anda ingin quotation yang jelas.
Sampaikan setidaknya gambaran desainnya.
Misalnya:
satu warna
beberapa warna
full color
ada gradasi
logo berulang di sepanjang tali
desain berbeda antara sisi tertentu
menggunakan identitas brand
Kalau desainnya penuh warna atau memiliki gradasi, sampaikan dari awal. Jangan hanya mengirim tulisan "logo perusahaan" tanpa memberikan gambaran seperti apa artwork yang sebenarnya.
Untuk desain sederhana, metode cetak tertentu mungkin sudah mencukupi. Untuk desain yang lebih kompleks, pilihan teknik printing bisa berbeda.
Karena itu, kalau Anda sudah memiliki artwork, kirimkan file tersebut saat meminta quotation. Vendor dapat melihat desain yang sebenarnya, bukan hanya membayangkan dari deskripsi.
Ada dua kondisi yang paling umum.
Siapkan:
logo
artwork lanyard
warna brand
referensi warna jika diperlukan
file desain dengan kualitas yang memadai
Kalau desain belum final, beri tahu vendor. Jangan sampai vendor menganggap file yang dikirim sudah siap produksi padahal masih berupa draft.
Tidak perlu menunggu sampai menjadi desainer terlebih dahulu.
Anda bisa menyiapkan:
logo perusahaan
warna utama brand
nama perusahaan
tulisan yang ingin dicantumkan
contoh lanyard yang disukai
Kemudian sampaikan bahwa Anda membutuhkan bantuan untuk membuat mockup.
Misalnya:
"Logo sudah ada, tetapi desain lanyard belum dibuat. Kami ingin tampilan yang sederhana dengan warna brand biru dan putih."
Brief seperti ini jauh lebih membantu daripada hanya mengatakan:
"Tolong dibuatkan desain."
Bagian ini sering membingungkan karena aksesori lanyard cukup banyak.
Padahal Anda tidak perlu memasang semua aksesori sekaligus.
Pilih berdasarkan cara kartu akan digunakan.
Hook standar biasanya sudah cukup.
Detachable buckle bisa menjadi pilihan.
Bagian bawah lanyard dapat dilepas sehingga kartu lebih mudah digunakan atau diserahkan.
Yoyo atau retractable reel bisa lebih praktis.
Kartu dapat ditarik menuju reader tanpa harus melepas lanyard dari leher.
Sampaikan bahwa Anda membutuhkan holder.
Jangan hanya menulis:
"Lanyard lengkap."
Lebih baik sebutkan komponennya:
Lanyard + hook + stopper + card holder.
Kalau belum tahu aksesori apa yang paling cocok, jelaskan cara penggunaannya dan minta rekomendasi.
Yang penting bukan aksesori sebanyak mungkin, tetapi aksesori yang memang berguna.
"Untuk bulan depan" masih terlalu samar.
Kalau lanyard akan digunakan untuk event, lebih baik berikan tanggal barang harus sudah diterima.
Misalnya:
"Lanyard harus sudah diterima maksimal 20 Oktober karena akan digunakan untuk acara pada 25 Oktober."
Ini lebih jelas daripada hanya mengatakan:
"Butuh bulan depan."
Perhatikan juga perbedaan antara tanggal barang dibutuhkan dan tanggal produksi selesai.
Kalau barang harus sudah berada di tangan Anda pada tanggal tertentu, sampaikan tanggal tersebut kepada vendor sejak awal. Vendor kemudian bisa memperhitungkan proses produksi dan pengiriman.
Jangan membuat deadline berdasarkan perkiraan sendiri jika belum tahu waktu produksi aktual. Kalau waktunya mepet, tanyakan langsung apakah jadwal tersebut realistis.
Lokasi pengiriman juga sebaiknya dicantumkan ketika meminta quotation.
Contohnya:
Pengiriman ke Bandung.
Atau, jika vendor meminta alamat lengkap untuk menghitung ongkir:
Pengiriman ke alamat kantor di Bandung, Jawa Barat.
Ini penting terutama ketika Anda ingin membandingkan beberapa quotation.
Jangan sampai satu vendor memberikan harga yang sudah termasuk komponen tertentu, sementara vendor lain baru menghitungnya setelah order.
Semakin jelas informasi yang diberikan sejak awal, semakin mudah membandingkan penawaran dengan kondisi yang sama.
Ini bagian yang sering membuat calon pembeli ragu.
"Kalau saya tidak tahu mau pakai bahan apa, bagaimana?"
Tidak masalah.
Anda tidak harus menjadi ahli lanyard sebelum meminta quotation.
Kalau ada spesifikasi yang belum diketahui, tandai saja sebagai mohon rekomendasi.
Contohnya:
Quantity: 500 pcs
Penggunaan: ID card karyawan
Ukuran: belum ditentukan, mohon rekomendasi
Material: belum ditentukan, mohon rekomendasi
Printing: full color
Desain: sudah tersedia
Hook: standar
Holder: perlu
Deadline: 20 Oktober
Pengiriman: Bandung
Dengan informasi seperti ini, vendor sudah memiliki cukup konteks untuk memberikan rekomendasi.
Justru lebih baik mengatakan "belum tahu, mohon rekomendasi" daripada memilih spesifikasi hanya karena terlihat bagus di katalog.
Kalau ingin meminta quotation, Anda bisa membuat brief sederhana seperti ini:
Halo, saya ingin meminta quotation lanyard custom.
Jumlah: 500 pcs
Penggunaan: ID card karyawan
Ukuran: 2 cm
Material: mohon rekomendasi
Printing: full color
Desain: sudah tersedia
Hook: standar
Holder: perlu
Aksesori tambahan: mohon rekomendasi jika diperlukan
Deadline: barang sudah diterima maksimal 20 Oktober
Pengiriman: BandungMohon diinformasikan harga per pcs, spesifikasi yang digunakan, estimasi produksi, dan biaya pengiriman.
Brief seperti ini sudah jauh lebih mudah diproses dibandingkan pesan:
"Kak, minta harga lanyard 500 pcs."
Kalau ada bagian yang belum Anda ketahui, tidak perlu mengarang. Tulis saja bahwa Anda membutuhkan rekomendasi.
Jangan langsung memilih quotation dengan angka paling rendah.
Pastikan spesifikasinya memang sama.
Misalnya Anda mendapatkan dua penawaran:
| Komponen | Vendor A | Vendor B |
|---|---|---|
| Quantity | 500 pcs | 500 pcs |
| Ukuran | 2 cm | 2 cm |
| Material | Tissue | Tissue |
| Printing | Full color | Full color |
| Hook | Standar | Standar |
| Stopper | Ya | Ya |
| Holder | Ya | Ya |
| Sampel | Ada | Tidak |
| Produksi | ... | ... |
| Pengiriman | ... | ... |
| Total | ... | ... |
Baru dari sini harga bisa dibandingkan dengan lebih adil.
Kalau Vendor A lebih mahal tetapi sudah termasuk holder, sementara Vendor B belum, sebenarnya Anda belum membandingkan dua penawaran yang setara.
Hal yang sama berlaku untuk desain, sampel, aksesori, pengiriman, dan komponen lain yang masuk dalam quotation.
Spesifikasi harus dibandingkan dulu. Harga menyusul.
Sebelum menghubungi vendor, Anda bisa menggunakan checklist berikut:
Tujuan penggunaan sudah jelas
Jumlah lanyard sudah diketahui
Ukuran sudah ditentukan atau siap meminta rekomendasi
Material sudah ditentukan atau siap meminta rekomendasi
Jenis printing sudah diketahui
Desain sudah tersedia atau sudah tahu kebutuhan desain
Jenis hook sudah ditentukan
Stopper, buckle, atau yoyo sudah dipertimbangkan jika diperlukan
Holder sudah ditentukan
Deadline sudah jelas
Lokasi pengiriman sudah diketahui
Tidak harus semuanya terisi.
Kalau ada beberapa bagian yang masih kosong, sampaikan saja kepada vendor. Yang penting vendor tahu konteks penggunaannya.
Meminta quotation lanyard custom sebenarnya tidak harus rumit.
Anda tidak perlu menghafal semua jenis bahan, aksesori, atau teknik printing sebelum menghubungi vendor.
Mulai dari kebutuhan dasarnya:
Lanyard akan dipakai untuk apa? Berapa jumlahnya? Kapan dibutuhkan? Desainnya sudah ada atau belum?
Setelah itu, lengkapi spesifikasi yang sudah Anda ketahui, seperti ukuran, material, printing, hook, holder, dan aksesori lainnya.
Untuk bagian yang belum Anda pahami, jangan asal memilih. Tulis saja "mohon rekomendasi" dan jelaskan cara lanyard tersebut akan digunakan.
Dengan brief yang jelas, vendor lebih mudah menghitung penawaran dan Anda juga lebih mudah membandingkan quotation dari beberapa pilihan.
Kalau Anda sedang menyiapkan pesanan lanyard custom dalam jumlah banyak, brief seperti ini juga bisa membantu proses komunikasi sampai tahap sampel dan produksi menjadi lebih rapi.
