Karyawan baru akan mulai bekerja minggu depan, tetapi data untuk ID card masih tercecer di beberapa file?

Nama ada di spreadsheet HR, foto dikirim lewat WhatsApp, jabatan masih menunggu konfirmasi atasan, sementara desain ID card sudah diminta untuk segera masuk produksi. Situasi seperti ini bisa membuat pengadaan ID card lebih lama dari yang direncanakan, padahal tanggal onboarding sudah semakin dekat.

Masalahnya tidak selalu terletak pada proses cetak. Sering kali, data yang diberikan kepada vendor memang belum siap. Ada nama yang belum dikonfirmasi, foto yang tertukar, logo dengan beberapa versi, atau desain yang masih berubah ketika proses produksi seharusnya sudah berjalan.

Untuk HR, General Affairs (GA), procurement, atau admin yang mengurus perlengkapan karyawan baru, cara paling sederhana untuk mengurangi masalah tersebut adalah menyiapkan satu master data, menentukan PIC approval, dan memastikan spesifikasi produk sudah jelas sebelum pesanan masuk produksi.

Persiapan ini tidak hanya berlaku untuk kartu identitas. Kalau perusahaan juga membutuhkan tali ID card, holder, atau aksesori tambahan, semuanya sebaiknya direncanakan sejak awal. Dengan begitu, ID card dan lanyard bisa disiapkan sesuai kebutuhan pemakaian, tanpa harus mengulang komunikasi ketika salah satu produk sudah telanjur diproduksi.

Artikel ini membahas checklist pengadaan ID card karyawan baru, mulai dari data personal, foto, logo, ukuran kartu, dan desain sampai pemilihan lanyard, persetujuan produksi, data freeze, serta koordinasi pengiriman. Tujuannya sederhana: membantu HR menyiapkan kebutuhan identitas karyawan dengan lebih teratur dan mengurangi revisi yang sebenarnya bisa dicegah.

Kenapa Data ID Card Karyawan Harus Disiapkan dari Awal?

ID card karyawan memiliki kebutuhan data yang berbeda dari lanyard. Pada lanyard custom, misalnya, logo dan nama perusahaan biasanya dicetak dengan desain yang sama untuk banyak karyawan. Sementara itu, ID card umumnya memuat informasi personal yang berbeda pada setiap kartu.

Informasi tersebut bisa meliputi nama lengkap, foto, jabatan, divisi, nomor identitas karyawan, nama perusahaan, hingga QR code atau informasi akses jika memang diperlukan. Artinya, semakin banyak karyawan yang dibuatkan kartu, semakin banyak pula data yang harus dicocokkan sebelum produksi dimulai.

Bayangkan perusahaan sedang menyiapkan 80 ID card untuk karyawan baru. Jika satu nama salah eja, satu foto tertukar, atau jabatan belum diperbarui, tim perlu memeriksa kembali data dan menentukan apakah kartu harus dicetak ulang. Kalau kesalahan baru diketahui setelah seluruh pesanan selesai, perbaikannya dapat menambah biaya dan waktu.

Masalah serupa bisa terjadi pada lanyard jika perusahaan menggunakan beberapa desain untuk membedakan divisi, jabatan, atau kelompok pengguna. Misalnya, desain lanyard untuk Finance berbeda dari Marketing. Tanpa pemetaan yang jelas, data karyawan bisa cocok pada kartu tetapi tidak sesuai dengan desain tali yang diproduksi.

Karena itu, pekerjaan pertama HR bukan langsung memilih bahan kartu atau warna lanyard. Pastikan dulu siapa saja yang akan dibuatkan ID card, informasi apa yang harus tercantum, produk apa yang dibutuhkan, dan siapa yang berwenang menyetujui hasil akhirnya.

Data Apa Saja yang Perlu Disiapkan HR?

Format ID card tidak harus sama untuk semua perusahaan. Ada organisasi yang hanya membutuhkan nama, foto, jabatan, dan logo. Ada juga yang membutuhkan employee ID, divisi, QR code, masa berlaku kartu, atau informasi lain sesuai fungsi kartu tersebut.

Sebelum mengirim brief kepada vendor, HR sebaiknya menyepakati kebutuhan internal terlebih dahulu. Jangan menambahkan informasi hanya karena tersedia di database. Masukkan informasi yang memang diperlukan untuk identifikasi atau fungsi operasional, dan pastikan penggunaannya sesuai kebijakan perusahaan.

Berikut checklist awal yang bisa digunakan sebagai acuan.

Data atau komponen	Contoh	Yang perlu dipastikan
Nama lengkap	Andi Pratama	Ejaan dan penulisan sudah final
Employee ID	EMP-0248	Nomor unik dan format konsisten
Jabatan	Staff Finance	Sesuai data resmi HR
Divisi	Finance	Penamaan sesuai struktur organisasi
Foto	EMP-0248_Andi-Pratama.jpg	Foto benar dan file mudah dikenali
Nama perusahaan	PT Contoh Indonesia	Penulisan nama resmi
Logo perusahaan	File logo final	Versi logo sudah disetujui
Informasi tambahan	QR code atau masa berlaku	Digunakan jika memang diperlukan
Desain ID card	Final atau belum final	Status approval jelas
Lanyard	Sudah tersedia atau perlu diproduksi	Desain, ukuran, dan jumlah ditentukan
Holder dan aksesori	Holder, hook, buckle, atau yoyo	Sesuai cara penggunaan kartu

Tidak semua kolom wajib digunakan. Justru, tabel tersebut membantu HR membedakan data yang benar-benar dibutuhkan dari komponen tambahan yang masih perlu diputuskan.

Jika perusahaan ingin memesan kartu dan tali identitas sekaligus, periksa juga pilihan cetak ID card custom dan cetak tali lanyard custom. Kedua halaman tersebut dapat menjadi referensi awal untuk mendiskusikan produk dan spesifikasi sebelum meminta penawaran.

1. Pastikan Nama Lengkap Karyawan Sudah Final

Nama merupakan salah satu data yang terlihat sederhana, tetapi kesalahan penulisannya bisa merepotkan ketika kartu sudah dicetak.

Misalnya, data produksi mencantumkan Andri Pratama, padahal nama yang benar adalah Andi Pratama. Kesalahan lain bisa berupa nama yang terpotong, susunan nama yang tertukar, atau gelar yang ditambahkan padahal tidak digunakan dalam format identitas perusahaan.

Untuk mencegahnya, gunakan satu sumber data utama yang sudah diperiksa dan disetujui HR. Jika perusahaan menggunakan spreadsheet, jadikan file tersebut sebagai acuan resmi. Hindari mengambil nama dari beberapa file, email, atau percakapan yang mungkin memuat versi berbeda.

Jika ada perubahan setelah data dikirim kepada vendor, segera informasikan perubahan tersebut sebelum produksi dimulai. Sebutkan dengan jelas nama yang salah, nama penggantinya, dan baris atau employee ID yang terkait. Cara ini lebih aman daripada hanya mengirim pesan bahwa ada satu data yang perlu direvisi.

Perusahaan juga perlu menentukan format penulisan nama sejak awal. Jika ada standar internal mengenai penggunaan gelar, nama panggilan, atau batas panjang teks, terapkan secara konsisten pada seluruh kartu.

2. Periksa Employee ID atau Nomor Karyawan

Jika perusahaan menggunakan employee ID atau nomor induk karyawan, pastikan formatnya konsisten dan tidak ada nomor yang terduplikasi.

Contohnya:

EMP-001
EMP-002
EMP-003

Jangan sampai sebagian data menggunakan EMP001, sementara data lainnya memakai EMP-002. Perbedaan format mungkin terlihat kecil, tetapi dapat menyulitkan pemeriksaan dan pencocokan data, terutama ketika jumlah kartu mencapai puluhan atau ratusan.

Kalau nomor karyawan belum diterbitkan, jangan mengisinya dengan nomor sementara tanpa persetujuan pihak yang berwenang. Tandai data tersebut sebagai pending dan tentukan kapan nomor final akan diberikan.

Employee ID juga bisa digunakan untuk membantu mencocokkan foto, data spreadsheet, dan file desain. Namun, pastikan nomor yang sama diterapkan secara konsisten di seluruh dokumen kerja.

3. Samakan Jabatan dan Divisi dengan Data Resmi

Jabatan dan divisi membantu orang lain mengenali posisi karyawan. Karena itu, informasi yang dicetak sebaiknya mengikuti struktur organisasi yang berlaku, bukan sekadar mengambil istilah dari file yang kebetulan tersedia.

Misalnya, HR menggunakan istilah Procurement, tetapi data dari departemen lain masih mencantumkan Purchasing. Sebelum desain disetujui, pastikan istilah mana yang memang akan digunakan perusahaan.

Contoh format data:

Nama: Rina Putri
Jabatan: Purchasing Staff
Divisi: Procurement

Kalau perusahaan menggunakan nama jabatan dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, tentukan standar yang dipakai untuk seluruh kartu. Jangan sampai karyawan dengan posisi yang sama memiliki penulisan berbeda hanya karena data berasal dari sumber yang berbeda.

Jika divisi juga digunakan untuk membedakan warna atau desain lanyard, pastikan pemetaannya tersedia dalam master data. Dengan begitu, data jabatan dan divisi pada ID card tidak bertentangan dengan kategori lanyard yang akan diproduksi.

4. Rapikan Foto Karyawan Sebelum Dikirim ke Vendor

Foto adalah salah satu komponen yang sering memperlambat pengadaan ID card. Biasanya bukan karena sulit mendapatkan foto, melainkan karena file yang diterima tidak memiliki format atau penamaan yang seragam.

Contohnya:

IMG_8273.jpg
WhatsApp Image 2026...
foto baru.jpg
Andi fix.jpg

Jika hanya ada lima karyawan, HR mungkin masih bisa mencocokkan foto secara manual. Namun, ketika jumlahnya mencapai puluhan atau ratusan, nama file yang tidak jelas meningkatkan risiko foto tertukar.

Gunakan format nama file yang konsisten, misalnya:

EMP-001_Andi-Pratama.jpg
EMP-002_Rina-Putri.jpg

Dengan cara ini, foto lebih mudah dicocokkan dengan employee ID dan nama pada master data. Sebelum mengirim file, periksa juga apakah foto dapat dikenali, tidak rusak, dan sesuai dengan ketentuan internal perusahaan.

Pastikan foto yang dikirim memang foto final

Jangan sampai vendor menggunakan foto sementara, lalu HR meminta penggantian setelah desain selesai. Jika foto masih menunggu persetujuan, tandai dengan jelas di master data.

Foto EMP-024 belum final. Jangan masukkan ke produksi.

Gunakan kanal pengiriman file yang disepakati dan batasi akses hanya kepada pihak yang memerlukannya. Foto karyawan merupakan data personal, sehingga HR sebaiknya menghindari penyebaran file melalui terlalu banyak grup atau percakapan yang tidak terkait dengan proses pengadaan.

Terakhir, pastikan vendor menerima folder foto versi final, bukan campuran file lama dan baru. Jika ada penggantian foto, catat versi terbaru agar tidak terjadi kebingungan saat proses desain atau produksi.

5. Siapkan Logo Perusahaan dan Identitas Visual yang Benar

Selain data personal, HR perlu menyiapkan elemen identitas perusahaan yang akan digunakan pada ID card dan, jika diperlukan, pada lanyard.

Elemen tersebut dapat meliputi:

Logo utama perusahaan.
Versi logo yang disetujui untuk penggunaan pada kartu.
Warna brand atau pedoman identitas visual.
Penulisan nama perusahaan yang resmi.
Elemen visual tambahan jika memang diperlukan.

Jika perusahaan memiliki beberapa versi logo, tentukan satu file yang menjadi acuan. Jangan mengirim beberapa versi tanpa menjelaskan mana yang harus digunakan.

Contohnya, HR dapat memberi keterangan: “Gunakan file Logo-PT-Contoh-Final.ai untuk desain ID card dan lanyard. File ini sudah mendapatkan persetujuan internal.”

Nama file yang memuat kata “final” saja belum cukup. Pastikan file tersebut benar-benar versi yang telah disetujui, lalu simpan sebagai master untuk menghindari penggunaan logo lama.

Jika logo akan dicetak pada kartu dan tali, periksa juga keterbacaan pada media yang berbeda. Ukuran logo yang terlihat jelas di layar komputer belum tentu ideal ketika dicetak pada permukaan kartu atau pada tali lanyard yang relatif sempit.

Untuk kebutuhan produksi lanyard, Anda bisa melihat informasi bahan, pilihan lebar tali, metode cetak, dan aksesori pada halaman produk lanyard custom LanyardKilat. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan diskusi sebelum spesifikasi akhir disetujui.

6. Tentukan Informasi yang Akan Dicetak pada ID Card

Sebelum desain dibuat, HR perlu menentukan informasi apa saja yang memang harus ditampilkan pada kartu identitas. Jangan sampai desain sudah selesai, tetapi kemudian ada permintaan menambahkan jabatan, QR code, atau nomor karyawan yang sebelumnya belum dibahas.

Untuk mempermudah proses, tentukan isi kartu bagian depan dan belakang secara terpisah. Contohnya, bagian depan dapat memuat logo perusahaan, foto, nama, jabatan, dan employee ID. Sementara itu, bagian belakang dapat digunakan untuk alamat kantor, kontak perusahaan, QR code, atau informasi pengembalian kartu jika ditemukan.

Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh informasi tersebut. Jika kartu hanya digunakan sebagai identitas visual karyawan, desain yang sederhana mungkin sudah cukup. Jika kartu juga digunakan untuk akses gedung atau sistem tertentu, kebutuhan informasinya perlu dikonfirmasi dengan tim yang bertanggung jawab atas sistem tersebut.

Perhatikan juga keterbacaan. Nama dan informasi utama sebaiknya mudah dikenali dalam ukuran kartu yang sebenarnya. Hindari memasukkan terlalu banyak teks hanya karena ruang desain masih tersedia. Untuk QR code atau elemen yang digunakan oleh sistem tertentu, pastikan ukuran dan kualitas cetaknya sesuai dengan kebutuhan sistem tersebut.

Setelah isi kartu disepakati, dokumentasikan sebagai brief desain. Dengan begitu, vendor memiliki acuan yang jelas dan HR tidak perlu menjelaskan ulang informasi yang sama ketika proses desain sudah berjalan.

7. Tentukan Apakah ID Card Menggunakan Lanyard, Holder, atau Aksesori Tambahan

Pengadaan ID card sebaiknya tidak berhenti pada kartu saja. Pikirkan juga bagaimana kartu tersebut akan dibawa, dipakai, dan digunakan oleh karyawan setiap hari. Dari situ, HR bisa menentukan apakah membutuhkan holder, lanyard, buckle, pengait tertentu, atau yoyo untuk memudahkan penggunaan kartu.

Konfigurasi aksesori perlu disesuaikan dengan fungsi kartu dan kebiasaan kerja. Jangan langsung menganggap semua karyawan membutuhkan kombinasi produk yang sama, terutama jika lingkungan kerja mereka berbeda.

ID card dengan holder dan lanyard

Kombinasi ini dapat dipertimbangkan untuk karyawan yang perlu mengenakan identitas sepanjang jam kerja. Holder membantu melindungi kartu, sedangkan lanyard memudahkan kartu dibawa dan dikenali.

Sebelum memesan, pastikan ukuran kartu sesuai dengan holder dan sistem pengaitnya cocok. Jika perusahaan sudah memiliki holder, periksa apakah produk tersebut dapat digunakan dengan lanyard yang akan dipesan. Langkah ini membantu menghindari pembelian aksesori yang sebenarnya tidak diperlukan.

ID card dengan lanyard tanpa holder

Konfigurasi ini dapat digunakan jika kartu memang dirancang untuk dikaitkan langsung dengan lanyard, misalnya melalui lubang atau sistem pengait yang sesuai. Namun, pastikan cara pemasangannya aman dan tidak mudah merusak kartu.

Jika kartu menggunakan bahan atau konstruksi yang tidak dirancang untuk menerima pengait secara langsung, jangan memaksakan pemasangan. Pilih konfigurasi yang sesuai dengan desain kartu dan cara penggunaannya.

ID card dengan yoyo dan lanyard

Yoyo ID card dapat dipertimbangkan ketika kartu perlu ditarik untuk digunakan pada reader atau titik pemeriksaan akses, lalu kembali ke posisi semula. Sebelum memilihnya, periksa apakah mekanisme tersebut sesuai dengan jenis kartu dan sistem akses yang digunakan perusahaan.

Selain yoyo, perusahaan juga bisa mempertimbangkan buckle atau pengait lain sesuai kebutuhan. Yang penting, tentukan aksesori berdasarkan fungsi, bukan sekadar menambahkan sebanyak mungkin komponen ke dalam paket.

Untuk pilihan spesifikasi tali, bahan, lebar, metode cetak, dan aksesori, lihat halaman cetak tali lanyard custom LanyardKilat. Jika perusahaan membutuhkan produk identitas sekaligus, Anda juga dapat memeriksa halaman produk ID card untuk mendiskusikan konfigurasi yang sesuai.

Jika masih bingung apakah kartu dan tali sebaiknya dipesan dalam satu paket, keputusan tersebut dapat didasarkan pada kesesuaian spesifikasi, jadwal, koordinasi vendor, serta tanggung jawab jika ada produk yang tidak sesuai. Memesan dari satu penyedia bisa menyederhanakan koordinasi, tetapi tetap pastikan seluruh komponen tercantum dengan jelas pada penawaran.

8. Pastikan Ukuran ID Card Sudah Diputuskan

Ukuran kartu perlu ditentukan sebelum desain masuk tahap final. Jangan membuat layout menggunakan ukuran sembarang, lalu mengubah ukuran kartu setelah desain selesai. Perubahan ukuran bisa memengaruhi posisi foto, ukuran nama, logo, margin, QR code, posisi lubang, dan ukuran holder.

Untuk kebutuhan karyawan, ukuran kartu juga perlu dipikirkan bersama holder dan sistem pengait lanyard yang akan digunakan. Kartu yang tidak cocok dengan holder bisa menyulitkan pemasangan atau membuat hasil akhir kurang rapi.

Jika perusahaan sudah memiliki ID card lama, gunakan kartu tersebut sebagai referensi ukuran dan bentuk. Bila memungkinkan, ukur kartu secara langsung dan pastikan apakah ukuran yang digunakan merupakan ukuran kartu saja atau termasuk holder-nya.

Jika ini merupakan sistem identitas baru, tentukan ukuran bersama tim desain dan pengadaan sebelum meminta vendor membuat layout final. Hindari menggunakan contoh desain dari internet sebagai patokan ukuran tanpa memeriksa spesifikasi produk yang sebenarnya.

Untuk pembahasan yang lebih rinci, baca artikel ukuran ID card yang sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Informasi ini bisa membantu HR menentukan ukuran kartu sekaligus mempertimbangkan kecocokannya dengan holder dan lanyard.

9. Satukan Data Produksi dalam Satu Master Data

Salah satu kebiasaan yang sering membuat pekerjaan HR lebih rumit adalah menyimpan data produksi di terlalu banyak tempat. Daftar nama ada di Excel, foto berada di folder WhatsApp, revisi jabatan masuk melalui email, sedangkan tambahan karyawan baru dikirim lewat chat terpisah.

Ketika semua informasi tersebut harus digabungkan, risiko kesalahan meningkat. Vendor juga bisa menerima versi data yang berbeda dan kesulitan memastikan file mana yang benar-benar menjadi acuan produksi.

Solusinya adalah membuat satu master data yang menjadi sumber utama. File tersebut setidaknya memuat employee ID, nama lengkap, jabatan, divisi, status foto, dan status persetujuan. Jika lanyard memiliki beberapa desain atau kategori, tambahkan kolom yang menjelaskan desain mana yang digunakan setiap karyawan.

Contoh formatnya:

No.	Employee ID	Nama	Jabatan	Divisi	Status foto	Status data
1	EMP-001	Andi Pratama	Staff Finance	Finance	Ada	Final
2	EMP-002	Rina Putri	HR Staff	HR	Ada	Final
3	EMP-003	Budi Santoso	IT Support	IT	Belum	Pending

Kolom status membantu HR mengetahui siapa yang sudah siap masuk produksi dan siapa yang masih menunggu data. Jika ada karyawan dengan foto belum tersedia atau jabatan belum dikonfirmasi, tandai sebagai pending daripada membiarkannya terlihat seolah-olah sudah final.

Untuk perusahaan yang menggunakan beberapa variasi lanyard, master data juga dapat dilengkapi dengan kolom kode desain. Misalnya, kode LNY-FIN untuk Finance dan LNY-MKT untuk Marketing. Kode tersebut hanya contoh; gunakan penamaan yang sesuai dengan sistem internal perusahaan.

Pastikan master data memiliki satu versi yang ditetapkan sebagai acuan. Jika file perlu diperbarui, beri nama versi atau tanggal pembaruan agar HR dan vendor tidak bekerja menggunakan file yang berbeda.

10. Tetapkan Satu PIC yang Bertanggung Jawab atas Approval

Desain sudah dikirim, vendor sudah menunggu, tetapi persetujuan belum turun. HR masih menunggu GA, GA menunggu marketing, sementara marketing perlu meminta persetujuan pimpinan. Akhirnya, jadwal produksi ikut tertunda.

Situasi seperti ini bisa dikurangi dengan menunjuk satu person in charge (PIC) yang bertanggung jawab mengumpulkan dan menyampaikan keputusan final kepada vendor. PIC tidak harus mengerjakan semua tugas sendiri, tetapi perlu memiliki kewenangan untuk mengoordinasikan pemeriksaan dan mengirimkan persetujuan yang sudah disepakati.

Misalnya, HR Operations menjadi PIC pengadaan ID card. Tanggung jawabnya mencakup:

Mengumpulkan dan memeriksa data karyawan.
Memastikan nama, foto, jabatan, dan divisi sudah benar.
Mengumpulkan revisi desain dari pihak terkait.
Memastikan spesifikasi ID card, lanyard, dan aksesori sudah disepakati.
Menyampaikan satu versi revisi yang telah dirangkum kepada vendor.
Memberikan approval final setelah mendapatkan persetujuan internal yang diperlukan.

Dengan pola ini, vendor tidak menerima perubahan yang saling bertentangan dari banyak orang. Jika ada revisi dari departemen lain, PIC dapat menggabungkannya terlebih dahulu dan memastikan tidak ada instruksi yang bertabrakan.

Untuk pesanan ID card dan lanyard yang diproduksi oleh penyedia berbeda, PIC juga perlu memastikan kedua pihak menerima spesifikasi dan jadwal yang konsisten. Hal ini membantu mengurangi risiko kartu selesai lebih dahulu sementara lanyard belum siap, atau sebaliknya.

11. Tentukan Kapan Data Di-Freeze

Data freeze berarti data yang akan digunakan untuk produksi sudah dikunci sebagai versi final. Setelah batas waktu tersebut, perubahan tidak dilakukan secara sembarangan. Jika memang ada koreksi penting, perubahan perlu dicatat dan dikoordinasikan dengan pihak yang bertanggung jawab.

Contohnya, HR menetapkan bahwa data karyawan baru untuk produksi batch pertama sudah final pada Jumat pukul 15.00. Setelah waktu tersebut, tambahan nama atau perubahan jabatan tidak langsung dimasukkan ke daftar produksi tanpa konfirmasi.

Langkah ini penting karena perubahan setelah produksi dimulai dapat memengaruhi desain, pencetakan, jumlah pesanan, dan jadwal penyelesaian. Jika perubahan baru diketahui setelah kartu selesai dicetak, mungkin diperlukan produksi ulang untuk kartu yang bersangkutan.

Jika ada karyawan yang datanya baru lengkap setelah data freeze, HR dapat mempertimbangkan untuk memasukkannya ke batch berikutnya, selama sesuai dengan kebutuhan onboarding dan jadwal produksi. Pilihan ini lebih terkontrol daripada menahan seluruh pesanan hanya karena menunggu satu atau dua data tambahan.

Data freeze juga berlaku untuk lanyard jika perusahaan memiliki beberapa desain berdasarkan divisi atau kategori pengguna. Pastikan jumlah setiap desain sudah sesuai dengan master data sebelum vendor memulai produksi.

12. Gunakan Sistem Batch Jika Jumlah Karyawan Terus Bertambah

Tidak semua perusahaan menerima karyawan baru dalam satu gelombang. Ada yang melakukan onboarding setiap minggu atau setiap pertengahan bulan. Dalam situasi seperti ini, sistem batch dapat membantu HR mengatur produksi tanpa harus menunggu semua kebutuhan terkumpul.

Contohnya:

Batch 1 — 1 Oktober: 25 karyawan.
Batch 2 — 15 Oktober: 18 karyawan.
Batch 3 — 1 November: 32 karyawan.

Dengan sistem tersebut, setiap batch memiliki daftar data, tanggal final, jumlah produk, dan jadwal yang jelas. Perubahan pada batch berikutnya tidak perlu mengganggu data yang sudah disetujui untuk batch sebelumnya.

Kalau perusahaan membutuhkan lanyard custom secara berkala, kebutuhan tersebut juga dapat dibicarakan dengan vendor sejak awal. Misalnya, apakah desain akan tetap sama untuk setiap batch, apakah jumlah pesanan bisa berubah, dan bagaimana cara mengonfirmasi kebutuhan tambahan.

Perlu diingat bahwa jadwal dan minimum pemesanan dapat berbeda antarpenyedia jasa. Karena itu, jangan berasumsi bahwa semua tambahan karyawan bisa langsung diproduksi dengan ketentuan yang sama seperti batch sebelumnya. Pastikan jumlah, spesifikasi, harga, dan jadwal dikonfirmasi kembali sebelum setiap pemesanan.

13. Samakan Data ID Card dengan Desain Lanyard

Untuk lanyard custom, logo dan identitas perusahaan biasanya digunakan berulang kali. Namun, jika perusahaan membedakan desain berdasarkan divisi, jabatan, atau kelompok pengguna, pemetaan tersebut harus dibuat secara jelas agar tidak terjadi ketidaksesuaian.

Misalnya, perusahaan menggunakan kode warna berbeda untuk kelompok tertentu:

Finance — lanyard biru.
Marketing — lanyard hijau.
Security — lanyard hitam.

Contoh tersebut hanya ilustrasi, bukan standar yang wajib diikuti semua perusahaan. Yang penting, kode warna dan desain harus mengikuti kebijakan identitas internal serta fungsi penggunaannya.

Jika sistem seperti ini digunakan, buat mapping antara employee ID, divisi, dan kode desain lanyard. Jangan sampai master data menyebut seorang karyawan sebagai Finance, tetapi file produksi memasukkannya ke kategori Marketing.

Selain warna, periksa juga penulisan nama perusahaan, logo, dan elemen visual yang digunakan pada tali. Jika desain lanyard berbeda dari desain kartu, pastikan perbedaannya memang disengaja dan sudah mendapatkan persetujuan.

Untuk melihat pilihan bahan, ukuran tali, metode cetak, dan aksesori yang tersedia, kunjungi halaman produk cetak tali lanyard custom LanyardKilat. Jika membutuhkan referensi hasil pekerjaan, Anda juga dapat melihat portofolio proyek LanyardKilat sebelum mendiskusikan kebutuhan produksi.

14. Gunakan Checklist Final Sebelum Data Dikirim ke Vendor

Sebelum meminta vendor mulai mencetak ID card dan lanyard, HR sebaiknya melakukan pemeriksaan akhir. Tahap ini terlihat sederhana, tetapi bisa membantu mencegah kesalahan nama, foto tertukar, desain yang belum disetujui, atau jumlah pesanan yang tidak sesuai.

Jangan hanya memeriksa apakah semua kolom sudah terisi. Pastikan juga informasi yang tercantum benar, file yang digunakan merupakan versi terbaru, dan semua pihak yang berwenang sudah menyetujui desainnya.

Checklist data karyawan

Nama lengkap sudah sesuai dengan data resmi perusahaan.
Employee ID sudah benar dan tidak ada nomor ganda.
Jabatan dan divisi sudah dikonfirmasi.
Tidak ada nama yang terduplikasi atau terlewat.
Data tambahan yang perlu dicetak sudah disetujui.

Checklist foto karyawan

Foto seluruh karyawan yang masuk batch sudah tersedia.
Foto dapat dikenali dan kualitasnya memadai untuk dicetak.
Nama file foto sesuai dengan employee ID atau format penamaan yang disepakati.
Tidak ada foto lama atau foto yang tertukar.
Foto yang belum final sudah ditandai dan tidak dianggap siap produksi.

Checklist desain ID card

Logo dan nama perusahaan sudah menggunakan versi final.
Warna identitas perusahaan sudah disepakati.
Informasi bagian depan dan belakang kartu sudah diperiksa.
Ukuran kartu sudah ditentukan.
Posisi foto, nama, nomor karyawan, QR code, dan elemen lain sudah diperiksa.
Mockup atau contoh desain sudah mendapatkan persetujuan final.

Checklist lanyard dan aksesori

Jenis dan ukuran lanyard sudah ditentukan.
Desain tali sudah disetujui jika menggunakan lanyard custom.
Jenis pengait sudah sesuai dengan kebutuhan.
Kebutuhan holder, buckle, stopper, atau yoyo sudah dikonfirmasi.
Jumlah setiap jenis produk sudah sesuai dengan master data.
Jika terdapat desain berbeda untuk beberapa divisi, pemetaannya sudah diperiksa.

Checklist produksi dan pengiriman

Jumlah pesanan sudah final.
Tenggat penyelesaian sudah disepakati dengan vendor.
Alamat pengiriman sudah benar.
PIC dari pihak perusahaan dan vendor sudah diketahui.
Data sudah di-freeze dan file final sudah ditetapkan.
Jadwal pengiriman ID card, holder, dan lanyard sudah dikoordinasikan.

Jika seluruh poin tersebut sudah terpenuhi, proses pengadaan akan lebih mudah dikendalikan. Jika masih ada poin yang belum siap, tandai secara terbuka dan sepakati apakah pesanan perlu menunggu atau item tersebut akan diproses pada batch berikutnya.

15. Siapkan Format Data yang Mudah Dipahami Vendor

Data yang benar belum tentu mudah diproses jika formatnya membingungkan. Karena itu, saat mengirimkan data ke vendor, HR sebaiknya menggunakan struktur yang konsisten dan memisahkan data karyawan dari spesifikasi produk.

Untuk data karyawan, format spreadsheet dapat dibuat seperti contoh berikut. Contoh ini hanya ilustrasi untuk menunjukkan cara menyusun informasi, bukan data produksi yang sebenarnya.

Employee ID	Nama	Jabatan	Divisi	File foto	Status
EMP-001	Andi Pratama	Staff Finance	Finance	EMP-001_Andi-Pratama.jpg	Final
EMP-002	Rina Putri	HR Staff	HR	EMP-002_Rina-Putri.jpg	Final
EMP-003	Budi Santoso	IT Support	IT	Belum tersedia	Pending

Selain spreadsheet, siapkan folder terpisah untuk file logo, foto karyawan, desain ID card, dan desain lanyard. Gunakan nama file yang jelas agar vendor tidak perlu menebak fungsi setiap file.

Spesifikasi produk sebaiknya disampaikan dalam dokumen atau bagian terpisah yang setidaknya mencakup:

Jenis produk yang dipesan, seperti ID card PVC, lanyard custom, holder, atau yoyo.
Ukuran dan spesifikasi ID card.
Desain dan spesifikasi lanyard, termasuk ukuran tali, bahan, metode cetak, serta aksesori jika diperlukan.
Jumlah pesanan dan pembagian jumlah berdasarkan desain atau kategori.
Tanggal target penyelesaian dan pengiriman.
Alamat pengiriman dan kontak PIC penerima.
File desain serta status persetujuannya.

Jika membutuhkan ID card PVC, HR dapat melihat informasi produk pada halaman cetak ID card custom. Untuk kebutuhan tali identitas, spesifikasi dapat dikonsultasikan melalui halaman cetak tali lanyard custom.

Jika spesifikasi lanyard belum ditentukan, baca juga artikel spesifikasi lanyard custom dan data yang perlu disiapkan sebelum meminta penawaran. Referensi tersebut dapat membantu HR menyusun kebutuhan sebelum meminta estimasi harga dan waktu pengerjaan.

16. Bagaimana Jika ID Card dan Lanyard Dipesan dari Vendor Berbeda?

Perusahaan tidak selalu memesan semua kebutuhan identitas dari satu penyedia. Bisa saja ID card PVC dipesan dari Vendor A, sedangkan lanyard custom diproduksi oleh Vendor B. Cara ini tetap dapat digunakan, tetapi koordinasinya perlu lebih teliti.

Masalah biasanya muncul ketika kedua vendor menggunakan asumsi yang berbeda. Misalnya, ukuran kartu yang disiapkan tidak sesuai dengan holder, lubang kartu tidak cocok dengan pengait, atau jadwal produksi tidak memungkinkan kedua produk tiba bersamaan.

Agar hal tersebut tidak terjadi, HR perlu menyamakan beberapa informasi berikut:

Ukuran kartu: pastikan ukuran yang dipakai Vendor A sesuai dengan holder dan sistem pengait yang akan digunakan.
Jenis holder: pastikan holder kompatibel dengan ukuran kartu dan cara pemasangannya.
Sistem pengait: tentukan apakah menggunakan kait standar, buckle, yoyo, atau konfigurasi lain.
Jumlah pesanan: samakan jumlah ID card dan aksesori, termasuk jika ada produk cadangan atau pembagian batch.
Jadwal: koordinasikan tanggal selesai dan pengiriman masing-masing produk.
Alamat dan PIC: pastikan setiap vendor mengetahui tujuan pengiriman dan orang yang menerima barang.

Misalnya, ID card ditargetkan selesai pada tanggal 10, sedangkan lanyard baru selesai pada tanggal 14. Jika keduanya harus dibagikan bersama, perbedaan jadwal tersebut perlu diperhitungkan sejak awal, bukan baru diketahui ketika onboarding sudah dekat.

Untuk memahami hal-hal yang perlu diselaraskan saat mencetak kedua produk, baca artikel integrasi cetak ID card PVC dan lanyard. Prinsip utamanya sederhana: meskipun dikerjakan oleh penyedia berbeda, spesifikasi, jumlah, jadwal, dan sistem pemasangan harus tetap mengacu pada satu rencana pengadaan.

17. Jangan Menunggu Sampai Hari Pertama Karyawan

Bayangkan karyawan baru mulai bekerja pada hari Senin, tetapi ID card masih menunggu revisi foto dan lanyard belum selesai diproduksi. HR akhirnya harus mencari solusi sementara, sementara tim lain perlu meluangkan waktu untuk mengurus kebutuhan yang sebenarnya bisa disiapkan lebih awal.

Untuk mengurangi risiko tersebut, gunakan tanggal mulai bekerja sebagai patokan mundur. Jika onboarding berlangsung pada hari Senin, usahakan daftar karyawan, foto, jabatan, desain, dan jumlah kebutuhan sudah dikonfirmasi sebelumnya. Target penyelesaian pada Jumat sebelumnya dapat dijadikan contoh jadwal internal, tetapi tetap perlu disesuaikan dengan jumlah pesanan dan waktu pengerjaan yang disepakati bersama vendor.

Berikut alur sederhana yang dapat dijadikan kebiasaan dalam proses onboarding:

Kumpulkan daftar karyawan yang akan mulai bekerja.
Lengkapi nama, employee ID, jabatan, divisi, dan foto.
Tentukan informasi yang dicetak serta ukuran ID card.
Putuskan kebutuhan holder, lanyard, dan aksesori.
Periksa master data dan minta persetujuan desain.
Tetapkan data freeze dan konfirmasikan jumlah pesanan.
Kirimkan file final kepada vendor dan sepakati jadwal produksi.
Periksa hasil yang diterima sebelum ID card dibagikan kepada karyawan.

Setelah alur ini digunakan beberapa kali, HR dapat menjadikannya SOP pengadaan identitas karyawan baru. Setiap onboarding tinggal mengikuti langkah yang sama, dengan penyesuaian jika ada perubahan desain atau spesifikasi produk.

Kesimpulan

Pengadaan ID card karyawan baru bukan hanya urusan mencetak kartu. HR perlu memastikan data karyawan lengkap, foto sesuai, desain sudah disetujui, ukuran kartu benar, serta jumlah dan jadwal produksi sudah jelas.

Jika ID card akan digunakan bersama lanyard, holder, atau yoyo, tentukan konfigurasinya sejak awal. Periksa juga kesesuaian ukuran kartu, sistem pengait, desain tali, dan pembagian jumlah berdasarkan divisi apabila perusahaan menggunakan beberapa variasi produk.

Gunakan satu master data, tunjuk satu PIC untuk mengoordinasikan persetujuan, tetapkan batas data freeze, dan pisahkan pesanan menjadi beberapa batch jika jumlah karyawan terus bertambah. Langkah-langkah ini membantu mengurangi revisi berulang dan membuat proses onboarding lebih teratur.

Sebelum meminta penawaran, HR dapat meninjau halaman produk ID card custom dan produk cetak tali lanyard custom. Untuk menyusun spesifikasi tali dengan lebih terarah, lanjutkan dengan membaca data yang perlu disiapkan sebelum meminta penawaran lanyard custom.

Dengan persiapan yang rapi, pengadaan ID card dan lanyard dapat menjadi bagian dari proses onboarding yang terencana, bukan pekerjaan mendadak menjelang karyawan mulai bekerja.

Tag: HR

Checklist Pengadaan ID Card Karyawan Baru: Data Apa yang Harus Disiapkan HR?