Karyawan baru akan mulai bekerja minggu depan, tetapi data untuk ID card masih tercecer di beberapa file?

Nama ada di spreadsheet HR, foto ada di WhatsApp, jabatan masih menunggu konfirmasi atasan, sementara desain ID card sudah diminta untuk segera masuk produksi. Situasi seperti ini cukup sering membuat pengadaan ID card menjadi lebih lama dari yang diperkirakan.

Masalahnya bukan selalu di proses cetak. Sering kali, data yang masuk ke proses produksi memang belum benar-benar siap.

Untuk HR, GA, atau admin yang mengurus perlengkapan karyawan baru, ada cara sederhana untuk menghindarinya: siapkan data ID card dalam satu format yang jelas sebelum diberikan kepada vendor.

Artikel ini membahas data apa saja yang perlu disiapkan, kapan data harus dikunci, dan bagaimana membuat checklist supaya proses produksi ID card dan lanyard tidak bolak-balik karena revisi.

Kenapa Data ID Card Karyawan Perlu Disiapkan dari Awal?

ID card karyawan berbeda dengan lanyard yang desainnya bisa sama untuk banyak orang. Pada lanyard, misalnya, nama perusahaan dan logo dapat dicetak dengan desain yang sama untuk seluruh karyawan.

Sementara itu, ID card biasanya memuat data yang berbeda pada setiap orang. Contohnya:

nama karyawan;
foto;
jabatan;
divisi;
nomor identitas karyawan;
nama perusahaan;
dan informasi lain sesuai kebutuhan perusahaan.

Artinya, semakin banyak karyawan baru yang dibuatkan ID card, semakin banyak pula data yang harus diperiksa.

Bayangkan ada 80 karyawan baru dan satu nama masih salah ejaan. Kalau kesalahan tersebut baru diketahui setelah seluruh kartu dicetak, masalahnya bukan lagi sekadar memperbaiki satu baris di Excel. Kartu harus dicek ulang dan mungkin perlu dicetak kembali. Karena itu, pekerjaan pertama HR bukan memilih bahan kartu atau lanyard.

Pastikan dulu data siapa saja yang akan dibuatkan ID card sudah jelas.

Data Apa Saja yang Perlu Disiapkan HR?

Tidak semua perusahaan menggunakan format ID card yang sama.

Ada yang cukup mencantumkan nama, foto, jabatan, dan perusahaan. Ada juga yang membutuhkan nomor karyawan, divisi, QR code, atau informasi akses tertentu.

Sebagai checklist awal, siapkan:

Data	Contoh
Nama lengkap	Andi Pratama
Employee ID	EMP-0248
Jabatan	Staff Finance
Divisi	Finance
Foto	Andi-Pratama.jpg
Nama perusahaan	PT Contoh Indonesia
Logo perusahaan	File logo
Informasi tambahan	Sesuai kebutuhan
Desain ID card	Final / belum final
Lanyard	Sudah ada / perlu produksi
Holder	Perlu / tidak perlu

Tidak berarti semua kolom wajib digunakan. Justru sebaliknya. Tentukan dulu informasi apa yang memang diperlukan pada ID card perusahaan Anda.

1. Nama Lengkap Harus Sudah Final

Nama adalah data yang terlihat paling sederhana, tetapi kesalahan kecil di sini cukup merepotkan.

Misalnya:

Andri Pratama

padahal seharusnya:

Andi Pratama

Atau nama yang seharusnya menggunakan gelar tertentu, tetapi pada data produksi tidak dicantumkan. Untuk menghindari hal seperti ini, gunakan satu sumber data utama.

Misalnya HR memiliki spreadsheet dengan daftar karyawan yang sudah disetujui. File tersebut menjadi acuan produksi. Jangan mengambil nama dari beberapa sumber berbeda. Kalau ada perubahan nama setelah file dikirim ke vendor, informasikan perubahan tersebut secepat mungkin sebelum produksi dimulai.

2. Employee ID atau Nomor Karyawan

Kalau perusahaan menggunakan nomor induk karyawan, pastikan formatnya konsisten.

Misalnya:

EMP-001
EMP-002
EMP-003

Jangan sampai ada data yang menggunakan EMP001, sementara baris lain menggunakan EMP-002. Hal seperti ini mungkin terlihat kecil, tetapi format yang tidak konsisten bisa membuat proses pengecekan menjadi lebih sulit. Kalau nomor karyawan belum tersedia, jangan mengisinya dengan nomor sementara tanpa persetujuan HR.

Lebih baik tandai sebagai data yang masih menunggu konfirmasi.

3. Jabatan dan Divisi

Jabatan dan divisi sering digunakan untuk membantu orang lain mengenali posisi karyawan.

Contohnya:

Nama: Rina Putri
Jabatan: Purchasing Staff
Divisi: Procurement

Namun, pastikan istilah yang digunakan sudah mengikuti struktur organisasi perusahaan.

Misalnya HR menggunakan istilah Procurement, jangan sampai pada sebagian kartu tertulis Purchasing hanya karena data berasal dari file berbeda. Konsistensi seperti ini penting terutama jika ID card digunakan oleh perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup banyak.

4. Foto Karyawan

Foto adalah salah satu data yang paling sering membuat proses ID card tersendat. Bukan karena sulit mengambil foto, tetapi karena format dan penamaannya sering tidak seragam.

Misalnya:

IMG_8273.jpg
WhatsApp Image 2026...
foto baru.jpg
Andi fix.jpg

Kalau jumlah karyawan hanya lima orang, mungkin masih mudah dicocokkan. Kalau sudah puluhan atau ratusan orang, penamaan file seperti itu bisa menyulitkan. Lebih rapi jika nama file foto mengikuti identitas yang jelas.

Contohnya:

EMP-001_Andi-Pratama.jpg

EMP-002_Rina-Putri.jpg

Dengan begitu, HR lebih mudah mencocokkan foto dengan spreadsheet sebelum file diberikan kepada vendor.

Pastikan Foto yang Dikirim Memang Foto Final

Jangan sampai HR mengirim foto sementara lalu beberapa hari kemudian meminta semuanya diganti. Kalau memang foto belum final, tandai dengan jelas.

Misalnya:

Foto EMP-024 belum final. Jangan masuk produksi.

Informasi sederhana seperti ini dapat mencegah vendor menggunakan file yang salah.

5. Logo Perusahaan

Selain data personal karyawan, siapkan juga elemen identitas perusahaan.

Minimal:

logo utama;
versi logo yang digunakan;
warna brand;
tulisan nama perusahaan;
elemen visual lain jika memang masuk desain.

Kalau perusahaan memiliki beberapa versi logo, tentukan satu file yang menjadi acuan. Jangan mengirim lima versi logo sekaligus tanpa penjelasan. Vendor akan lebih mudah bekerja jika informasi yang diberikan jelas:

“Gunakan logo file Logo-PT-Contoh-Final.ai untuk seluruh ID card.”

Kata final di sini bukan sekadar nama file. Pastikan memang sudah mendapatkan approval internal.

6. Tentukan Informasi Apa yang Masuk ke ID Card

Sebelum desain dibuat, HR perlu menentukan isi kartunya.

Contoh format sederhana:

Bagian depan

Logo perusahaan
Foto
Nama
Jabatan
Employee ID

Bagian belakang

Alamat kantor
Kontak perusahaan
QR code
Informasi pengembalian kartu jika ditemukan

Tidak semua perusahaan membutuhkan informasi sebanyak itu. Kalau ID card juga berfungsi sebagai kartu akses, mungkin ada kebutuhan tambahan.

Kalau hanya digunakan sebagai identitas visual karyawan, desain yang lebih sederhana bisa saja sudah cukup. Yang penting, isi kartu ditentukan sebelum desain final dibuat.

7. Tentukan Apakah ID Card Menggunakan Lanyard dan Holder

Jangan menganggap ID card otomatis harus menggunakan konfigurasi aksesori tertentu.

Ada beberapa kemungkinan:

ID card + holder + lanyard

Cocok untuk karyawan yang menggunakan kartu identitas setiap hari.

ID card + lanyard

Bisa digunakan jika kartu memang dirancang untuk langsung dikaitkan dengan lanyard.

ID card + yoyo + lanyard

Bisa dipertimbangkan jika kartu sering ditarik untuk tap pada reader.

Konfigurasi tersebut bergantung pada cara kartu digunakan. Kalau perusahaan belum menentukan pilihannya, jelaskan fungsi kartu kepada vendor dan minta rekomendasi.

Untuk pembahasan spesifikasi lanyard yang lebih detail, Anda juga bisa merujuk ke: Spesifikasi Lanyard Custom: Data yang Perlu Disiapkan Sebelum Meminta Penawaran

8. Pastikan Ukuran ID Card Sudah Diputuskan

Ukuran kartu sebaiknya ditentukan sebelum desain masuk tahap final. Jangan membuat desain terlebih dahulu menggunakan ukuran sembarang, lalu mengubah ukuran kartu setelah layout selesai. Perubahan ukuran dapat memengaruhi:

posisi foto;
ukuran nama;
ukuran logo;
margin;
QR code;
posisi lubang kartu;
ukuran holder.

Untuk kebutuhan karyawan, ukuran kartu juga perlu dipikirkan bersama holder dan lanyard yang digunakan.

Kalau perusahaan sudah memiliki ID card lama, Anda bisa menggunakan kartu tersebut sebagai referensi. Kalau ini merupakan sistem baru, tentukan ukuran bersama pihak yang mengurus desain dan pengadaan.

9. Jangan Biarkan Data Produksi Tersebar di Banyak File

Ini salah satu kebiasaan yang sering membuat pekerjaan HR lebih rumit.

Misalnya:

File 1: daftar nama
File 2: jabatan
Folder WhatsApp: foto
Email: revisi divisi
Chat HR Manager: tambahan tiga orang
Excel baru: daftar terbaru

Ketika semua digabungkan, sangat mudah terjadi kesalahan.

Lebih baik gunakan satu master data.

Contohnya:

No	Employee ID	Nama	Jabatan	Divisi	Foto	Status
1	EMP-001	Andi Pratama	Staff Finance	Finance	Ada	Final
2	EMP-002	Rina Putri	HR Staff	HR	Ada	Final
3	EMP-003	Budi Santoso	IT Support	IT	Belum	Pending

Kolom status sangat membantu.

HR bisa langsung mengetahui siapa yang sudah siap dan siapa yang masih menunggu data.

10. Tentukan Satu Orang yang Bertanggung Jawab atas Approval

Ini sering menjadi bottleneck. Desain sudah dikirim.

Vendor sudah menunggu. Tetapi approval belum turun karena:

“Masih dicek sama HR.”

Kemudian HR menunggu approval dari GA. GA menunggu marketing. Marketing menunggu pimpinan.

Sementara vendor tidak tahu apakah desain tersebut sudah boleh masuk produksi. Untuk pesanan yang jumlahnya besar, sebaiknya ada satu PIC yang jelas.

Misalnya:

PIC: HR Operations

Tugasnya:

mengumpulkan data;
mengecek nama;
mengecek foto;
memastikan desain;
menggabungkan revisi;
memberikan approval final kepada vendor.

Dengan begitu, vendor tidak menerima revisi dari lima orang berbeda.

11. Kapan Data Harus Di-Freeze?

Istilah sederhananya adalah data sudah dikunci. Setelah data di-freeze, perubahan hanya dilakukan jika memang ada kesalahan penting atau sudah disepakati sebagai revisi.

Misalnya:

“Data karyawan baru untuk produksi batch 1 sudah final per Jumat pukul 15.00.”

Artinya, setelah waktu tersebut, HR tidak lagi mengirim tambahan nama secara acak ke vendor tanpa koordinasi.

Ini sangat membantu jika jumlah karyawan baru cukup banyak.

Kalau ada karyawan yang masuk setelah data di-freeze, masukkan ke batch berikutnya jika jadwal memungkinkan. Daripada seluruh produksi ditahan hanya karena menunggu satu atau dua data tambahan.

12. Buat Batch Kalau Jumlah Karyawan Terus Bertambah

Tidak semua perusahaan menerima karyawan baru dalam satu gelombang. Ada yang onboarding setiap minggu. Kalau kondisinya seperti itu, Anda bisa membuat sistem batch.

Contohnya:

Batch 1 — 1 Oktober
25 karyawan

Batch 2 — 15 Oktober
18 karyawan

Batch 3 — 1 November
32 karyawan

Dengan sistem seperti ini, HR tidak perlu menunggu seluruh kebutuhan satu tahun terkumpul sebelum membuat ID card. Model batch juga membuat perubahan data lebih mudah dilacak.

Kalau perusahaan memang membutuhkan produksi lanyard dalam jumlah tertentu secara berkala, kebutuhan tersebut juga bisa dibicarakan dengan vendor sejak awal.

13. Samakan Data ID Card dengan Data Lanyard

Untuk lanyard custom, biasanya desain visual seperti logo atau nama perusahaan digunakan secara berulang. Namun kalau ada beberapa desain berdasarkan divisi, jabatan, atau kategori tertentu, data tersebut harus dipastikan konsisten.

Misalnya:

Finance → lanyard biru
Marketing → lanyard hijau
Security → lanyard hitam

Kalau sistem seperti ini digunakan, buat mapping yang jelas. Jangan sampai database HR menyebut seseorang sebagai Finance, tetapi file produksi memasukkannya ke kategori Marketing.

Semakin banyak variasi, semakin penting struktur data yang rapi.

Checklist HR Sebelum Data Dikirim ke Vendor

Sebelum menekan tombol kirim, cek satu per satu.

Data karyawan

Foto

Semua karyawan sudah memiliki foto
Foto dapat dikenali
Nama file foto jelas
Tidak ada foto lama yang ikut terkirim

Desain

Logo sudah final
Warna brand sudah disepakati
Isi bagian depan sudah final
Isi bagian belakang sudah final jika ada
Ukuran ID card sudah ditentukan
Mockup sudah mendapatkan approval

Lanyard dan aksesori

Jenis lanyard sudah ditentukan
Ukuran lanyard sudah ditentukan
Hook sudah ditentukan
Holder sudah ditentukan
Yoyo atau buckle diperlukan atau tidak sudah jelas

Produksi

Quantity sudah final
Deadline sudah jelas
Lokasi pengiriman sudah jelas
PIC vendor dan PIC internal sudah diketahui
Data sudah di-freeze

Kalau semua sudah tercentang, proses komunikasi dengan vendor biasanya jauh lebih sederhana.

Contoh Format Data yang Bisa Diberikan ke Vendor

Untuk kebutuhan sederhana, HR bisa menggunakan format seperti berikut:

Employee ID	Nama	Jabatan	Divisi	Foto	Status
EMP-001	Andi Pratama	Staff Finance	Finance	EMP-001.jpg	Final
EMP-002	Rina Putri	HR Staff	HR	EMP-002.jpg	Final
EMP-003	Budi Santoso	IT Support	IT	EMP-003.jpg	Final

Kemudian kirim bersama:

file logo;
desain ID card;
spesifikasi ukuran;
desain lanyard jika ada;
detail holder;
jumlah produksi;
deadline;
alamat pengiriman.

Jika format ini sudah menjadi kebiasaan, pengadaan ID card untuk karyawan baru berikutnya akan lebih mudah karena HR tidak perlu memulai dari nol.

Bagaimana Kalau ID Card dan Lanyard Dicetak di Vendor yang Berbeda?

Ini juga perlu diperhatikan.

Misalnya:

Vendor A: cetak ID card PVC
Vendor B: produksi lanyard

Dalam kondisi tersebut, pastikan kedua pihak menerima informasi yang konsisten.

Minimal samakan:

jumlah;
ukuran kartu;
jenis holder;
sistem pengaitan;
deadline;
alamat pengiriman;
PIC.

Kalau keduanya harus tiba pada waktu yang sama, jadwal produksi dan pengiriman juga perlu dikomunikasikan sejak awal.

Untuk pembahasan khusus mengenai koordinasi ID card PVC dan lanyard, lihat: Integrasi Cetak ID Card PVC Kilat + Lanyard: Tips Koordinasi Agar Selesai Bersamaan

Jangan Tunggu Sampai Karyawan Sudah Masuk untuk Menyiapkan ID Card

Kalau tanggal mulai kerja sudah diketahui, persiapan ID card idealnya tidak baru dimulai pada hari pertama.

Misalnya karyawan mulai Senin.

Jumat sebelumnya seharusnya sudah jelas:

siapa saja yang masuk;
data siapa yang sudah lengkap;
desain sudah disetujui;
jumlah sudah final;
produksi sudah dijadwalkan;
lanyard dan holder sudah disiapkan.

Dengan begitu, saat onboarding berlangsung, HR tidak perlu menjelaskan:

“ID card-nya masih dibuat.”

Untuk perusahaan yang menerima karyawan baru secara rutin, proses ini bahkan bisa dibuat menjadi checklist onboarding standar.

Checklist Singkat untuk HR

Kalau ingin versi paling sederhana, gunakan urutan berikut:

1. Kumpulkan data
Nama, employee ID, jabatan, divisi, dan foto.

2. Tentukan isi kartu
Pilih informasi apa saja yang memang perlu ditampilkan.

3. Kunci desain
Logo, warna, layout, ukuran, dan informasi tambahan.

4. Tentukan konfigurasi
ID card, holder, lanyard, hook, buckle, atau yoyo jika diperlukan.

5. Cek ulang
Pastikan tidak ada nama, foto, atau jabatan yang salah.

6. Freeze data
Tetapkan kapan data dianggap final.

7. Kirim ke vendor
Sertakan file dan spesifikasi lengkap.

8. Approval final
Pastikan ada satu PIC yang memberikan persetujuan produksi.

Kesimpulan

Pengadaan ID card untuk karyawan baru sebenarnya bisa dibuat sederhana kalau data sudah disiapkan dari awal.

Yang paling penting bukan membuat spreadsheet yang rumit, tetapi memastikan informasi dasar tidak tercecer.

Mulai dari:

nama → employee ID → jabatan → divisi → foto → desain → spesifikasi → approval → produksi.

Kalau jumlah karyawan baru cukup banyak, gunakan satu master data dan tetapkan batas waktu kapan data harus di-freeze.

Dengan cara ini, HR tidak perlu bolak-balik mengirim revisi ke vendor dan vendor juga memiliki satu sumber data yang jelas untuk diproses.

Untuk kebutuhan lanyard custom, prinsipnya sama. Semakin jelas brief yang diberikan sejak awal, semakin mudah menentukan spesifikasi, quotation, dan jadwal produksinya.

Anda bisa cek disini : Spesifikasi Lanyard Custom: Data yang Perlu Disiapkan Sebelum Meminta Penawaran

Tag: Pengadaan ID Card

Checklist Pengadaan ID Card Karyawan Baru: Data Apa yang Harus Disiapkan HR?