Pagi ini baru tahu kalau siang nanti semua peserta atau panitia harus sudah memakai ID card lengkap dengan lanyard?

Situasinya memang cukup bikin panik. Apalagi kalau jumlahnya bukan hanya belasan orang. Ada desain yang harus dicetak, jumlah yang harus dipastikan, jenis lanyard yang perlu dipilih, lalu barang masih harus diproduksi dan dikirim ke lokasi.

Dalam kondisi seperti ini, pertanyaannya bukan lagi sekadar “bisa cetak lanyard hari ini?”

Yang lebih penting adalah: apa saja yang harus sudah siap sejak pagi supaya pesanan tidak tertahan di tengah proses?

Kalau target penggunaannya hanya beberapa jam lagi, ada beberapa hal yang sebaiknya sudah beres sebelum menghubungi vendor.

1. Jumlah lanyard harus sudah pasti

Ini yang paling dasar, tetapi justru sering berubah di menit-menit terakhir.

Misalnya pagi hari Anda menyampaikan kebutuhan 300 pcs, lalu satu jam kemudian jumlahnya berubah menjadi 450 pcs karena daftar peserta baru selesai direkap.

Untuk pesanan normal, perubahan seperti ini mungkin masih bisa dibicarakan. Namun ketika waktunya hanya beberapa jam, perubahan quantity bisa memengaruhi keputusan produksi.

Jadi sebelum meminta produksi express, pastikan jumlahnya sudah cukup final.

Kalau masih ada kemungkinan penambahan, sampaikan juga kepada vendor sejak awal.

Contohnya:

“Kebutuhan utama 300 pcs. Ada kemungkinan tambahan maksimal 30 pcs, tetapi 300 pcs harus sudah siap dipakai siang ini.”

Informasi seperti ini jauh lebih membantu daripada hanya mengatakan “butuh lanyard cepat”.

2. File desain jangan masih dalam tahap revisi

Kalau lanyard harus dipakai siang, desain yang masih “nanti saya kirim” bisa menjadi hambatan terbesar.

Vendor membutuhkan file yang memang sudah siap masuk proses produksi. Logo, warna, tulisan, ukuran, dan layout sebaiknya sudah disepakati.

Jangan sampai alurnya seperti ini:

09.00 kirim desain
09.20 minta revisi logo
09.45 ubah warna
10.15 ganti tulisan
10.40 baru approve

Waktu yang seharusnya digunakan untuk produksi akhirnya habis untuk revisi.

Karena itu, kalau deadline sangat dekat, prinsipnya sederhana: desain harus selesai sebelum produksi dimulai.

Kalau Anda belum yakin apakah file desain sudah siap cetak, Anda bisa sekaligus menanyakan hal tersebut kepada vendor sebelum order dikonfirmasi.

Spesifikasi Lanyard Custom : Data yang Perlu Disiapkan Sebelum Meminta Penawaran

3. Tentukan lanyard yang mau dipakai, jangan baru memilih saat order sudah mepet

Dalam kondisi normal, Anda masih punya waktu untuk membandingkan bahan, lebar tali, warna, dan aksesori.

Kalau waktunya tinggal beberapa jam, ruang untuk mencoba banyak opsi tentu lebih terbatas.

Minimal, tentukan:

lebar lanyard;
bahan;
warna atau desain;
jenis pengait;
jumlah;
apakah membutuhkan holder atau aksesori tambahan.

Kalau belum tahu spesifikasi teknisnya, jangan asal memilih hanya karena ingin cepat.

Sampaikan konteks penggunaannya.

Misalnya:

“Lanyard untuk panitia seminar, dipakai sekitar 6 jam, quantity 200 pcs, dan harus sudah sampai venue pukul 12.00.”

Informasi seperti ini membuat pembicaraan dengan vendor jauh lebih jelas.

4. Pastikan aksesori yang dibutuhkan juga sudah jelas

Lanyard tidak selalu hanya berupa tali.

Ada pesanan yang membutuhkan:

hook;
stopper;
buckle;
detachable buckle;
card holder;
yoyo atau retractable reel.

Kalau sejak awal Anda hanya menghitung jumlah talinya, tetapi aksesori baru dipikirkan setelah produksi dimulai, waktunya bisa semakin sempit.

Misalnya Anda membutuhkan ID card yang bisa dilepas dari leher tanpa melepas seluruh lanyard. Dalam kondisi seperti itu, detachable buckle bisa menjadi pertimbangan.

Sebaliknya, kalau kebutuhan hanya untuk menggantung kartu identitas selama seminar beberapa jam, kombinasi sederhana mungkin sudah cukup.

Intinya, tentukan fungsi penggunaannya terlebih dahulu.

5. Deadline yang diberikan harus berupa jam, bukan hanya tanggal

Ini sering dianggap sepele.

“Dipakai hari ini” belum cukup jelas untuk pesanan yang sangat mendesak.

Vendor perlu tahu jam berapa barang harus sudah siap digunakan.

Bandingkan:

“Lanyard dipakai hari ini.”

dengan:

“Lanyard harus sudah diterima di venue pukul 12.00.”

Informasi kedua jauh lebih berguna.

Apalagi setelah produksi selesai masih ada proses QC, packing, dan pengiriman.

Untuk kebutuhan express, waktu produksi dan waktu pengiriman tidak boleh dianggap sebagai satu hal yang sama.

6. Lokasi pengiriman harus sudah diketahui

Misalnya produksi selesai pukul 11.00.

Kalau barang harus dipakai pukul 13.00, apakah masih cukup waktu untuk mengirimnya ke lokasi?

Jawabannya tentu bergantung pada jarak dan metode pengiriman.

Karena itu, sampaikan alamat atau minimal lokasi venue sejak awal.

Misalnya:

“Produksi di Bogor, dikirim ke venue di Jakarta Selatan, harus tiba sebelum pukul 13.00.”

Dengan informasi tersebut, vendor bisa ikut memperhitungkan opsi pengiriman yang tersedia.

LanyardKilat sendiri melayani pengiriman ke berbagai wilayah, sementara basis produksinya berada di Bogor. Untuk kebutuhan dengan deadline ketat, waktu pengiriman perlu dihitung sebagai bagian dari keseluruhan jadwal, bukan dianggap sebagai tahap terpisah.

7. Jangan hanya bertanya “bisa jadi hari ini?”

Pertanyaan seperti ini memang wajar ketika sedang panik.

Tetapi jawaban “bisa” atau “tidak bisa” belum tentu cukup.

Agar vendor bisa mengecek kondisi pesanan dengan tepat, kirimkan informasi lengkap sekaligus.

Format sederhananya bisa seperti ini:

Quantity: 300 pcs
Desain: sudah final
Bahan: polyester/tissue sesuai rekomendasi vendor
Lebar: 2 cm
Aksesori: hook + holder
Deadline: harus sudah diterima pukul 13.00
Lokasi: Jakarta Selatan
Pengiriman: membutuhkan opsi tercepat

Dengan brief seperti ini, pembicaraan bisa langsung masuk ke pengecekan produksi dan pengiriman.

Bukan bolak-balik menanyakan satu informasi setiap beberapa menit.

8. Approval harus dilakukan secepat mungkin

Untuk pesanan custom, approval bukan formalitas.

Desain yang belum disetujui berarti produksi belum benar-benar bisa berjalan.

Kalau vendor sudah mengirim mockup dan Anda masih menunggu approval dari atasan, purchasing, marketing, atau panitia lain, waktu produksi otomatis ikut mundur.

Karena itu, untuk kebutuhan yang sangat mendesak, sebaiknya orang yang memiliki kewenangan approval sudah siap di awal.

Misalnya Anda adalah admin event dan desain dibuat oleh tim marketing. Jangan baru mencari approval setelah vendor siap produksi.

Koordinasi internal harus berjalan paralel.

Desain → approval → produksi

Jangan dibuat:

Desain → menunggu → revisi → menunggu → approval → baru mencari vendor.

9. Siapkan pembayaran dan data pemesanan

Pesanan cepat bukan hanya persoalan mesin produksi.

Vendor juga membutuhkan konfirmasi order agar pesanan benar-benar bisa diproses.

Jadi, selain desain dan quantity, siapkan juga:

nama pemesan;
nomor WhatsApp;
alamat pengiriman;
detail pesanan;
metode pembayaran;
bukti pembayaran jika diperlukan;
PIC yang bisa dihubungi dengan cepat.

Kalau semua sudah siap, proses konfirmasi bisa berjalan lebih singkat.

10. Bedakan “selesai produksi” dengan “sudah sampai venue”

Ini bagian yang paling penting kalau lanyard harus dipakai siang hari.

Misalnya produksi selesai pukul 11.00.

Bukan berarti lanyard otomatis sudah bisa dipakai pukul 11.00.

Masih ada:

Produksi → QC → packing → pickup → perjalanan → penerimaan

Kalau venue berada cukup jauh dari lokasi produksi, waktu perjalanan bisa menjadi faktor yang menentukan.

Jadi ketika menghitung deadline, jangan bertanya:

“Jam berapa produksinya selesai?”

Tanyakan:

“Jam berapa barang harus sudah saya terima?”

Perbedaannya terlihat kecil, tetapi sangat penting untuk order yang waktunya mepet.

Contoh: Baru Tahu Pagi, Siang Harus Dipakai

Misalnya pukul 08.00 Anda baru mendapatkan informasi bahwa 200 orang membutuhkan lanyard untuk kegiatan pukul 13.00.

Dalam situasi seperti ini, jangan langsung fokus mencari desain yang bagus.

Fokus pertama adalah memastikan apakah order tersebut secara waktu masih memungkinkan.

Yang perlu dilakukan:

08.00 — Tentukan quantity

Pastikan apakah benar 200 pcs atau masih mungkin berubah.

08.10 — Siapkan desain

Pastikan file final sudah tersedia dan tidak membutuhkan revisi besar.

08.20 — Tentukan spesifikasi

Pilih ukuran, bahan, dan aksesori yang dibutuhkan.

08.30 — Hubungi vendor

Sampaikan quantity, desain, spesifikasi, deadline penggunaan, dan lokasi.

Setelah vendor mengonfirmasi

Ikuti instruksi untuk approval dan proses order.

Dari sini vendor dapat mengecek apakah pesanan bisa masuk produksi express berdasarkan kondisi saat itu.

Yang perlu digarisbawahi: jangan menganggap semua pesanan yang masuk pagi otomatis bisa selesai siang.

Kemungkinan produksi tetap bergantung pada kesiapan desain, quantity, spesifikasi, antrean, slot produksi, dan waktu pengiriman.

Kalau Desain Belum Siap, Bagaimana?

Ini kondisi yang sedikit berbeda.

Kalau pukul 08.00 Anda baru memiliki logo dan belum mempunyai desain lanyard sama sekali, waktu yang tersedia tentu lebih pendek.

Anda masih perlu membuat layout, menentukan posisi logo, memilih warna, melakukan approval, lalu masuk produksi.

Dalam kondisi seperti ini, jangan menunda komunikasi dengan vendor hanya karena desain belum sempurna.

Sampaikan saja:

“Logo sudah ada, tetapi layout lanyard belum dibuat. Quantity 150 pcs dan harus dipakai pukul 14.00.”

Dari situ bisa dibicarakan apakah desain dapat disiapkan dan apakah jadwal produksinya masih memungkinkan.

Yang penting, jangan menjanjikan kepada peserta atau panitia bahwa barang pasti selesai sebelum vendor mengonfirmasi jadwalnya.

Kapan Pesanan Pagi untuk Dipakai Siang Masih Masuk Akal?

Semakin banyak hal yang sudah siap, semakin realistis peluang mengejar deadline.

Kondisi yang relatif lebih siap misalnya:

quantity sudah final;
desain sudah final;
spesifikasi sudah jelas;
aksesori sudah ditentukan;
approval bisa dilakukan segera;
pembayaran dapat diproses cepat;
lokasi pengiriman sudah diketahui;
vendor sudah mengonfirmasi slot produksi;
metode pengiriman sudah disiapkan.

Sebaliknya, kondisi menjadi lebih sulit kalau hampir semuanya masih berubah.

Contohnya:

“Jumlah belum pasti, desain belum jadi, bahan belum tahu, pengait belum tahu, dan barang harus sampai dua jam lagi.”

Dalam situasi seperti itu, masalahnya bukan sekadar mencari vendor yang “bisa cepat”.

Memangkas waktu produksi tidak otomatis menghilangkan tahap-tahap lain yang tetap harus dilakukan.

Checklist Sebelum Menghubungi Vendor

Kalau Anda benar-benar sedang mengejar waktu, gunakan checklist singkat ini.

Yang Harus Siap	Status
Quantity	☐
Desain final	☐
Ukuran lanyard	☐
Bahan	☐
Jenis pengait	☐
Holder/accessories	☐
Jam barang harus diterima	☐
Lokasi pengiriman	☐
PIC yang bisa dihubungi	☐
Approval	☐
Pembayaran	☐

Kalau sebagian besar sudah tercentang, informasi yang diberikan kepada vendor sudah jauh lebih lengkap.

Kalau baru dua atau tiga yang siap, jangan heran kalau vendor membutuhkan waktu tambahan untuk memastikan apakah deadline tersebut realistis.

Dini ada Panduan Step by Step Tahapan Produksi Lanyard Custom dari Awal hingga Akhir

Jadi, Apa yang Paling Penting?

Kalau pagi baru tahu bahwa lanyard harus dipakai siang, jangan mulai dari pertanyaan “vendor mana yang paling cepat?”

Mulailah dari:

Berapa pcs yang benar-benar dibutuhkan?
Apakah desain sudah final?
Spesifikasi dan aksesori apa yang digunakan?
Jam berapa barang harus sudah diterima?
Di mana lokasi penggunaannya?
Apakah vendor sudah mengonfirmasi bahwa order masih bisa masuk produksi?

Lima menit yang digunakan untuk menyiapkan informasi tersebut bisa jauh lebih berguna daripada menghubungi banyak vendor dengan pesan yang hanya berbunyi, “Bisa cetak lanyard hari ini?”

Untuk kebutuhan express, kecepatan bukan hanya soal proses mencetak. Seluruh rantai dari brief, approval, produksi, QC, packing sampai pengiriman harus masuk dalam perhitungan.

Kalau semua bagian tersebut sudah siap, barulah kemungkinan mengejar kebutuhan lanyard di hari yang sama bisa dinilai secara realistis.

Tag: pesan lanyard

Pesan Lanyard Pagi untuk Dipakai Siang: Apa yang Harus Sudah Siap?