Merencanakan lanyard CSR perusahaan untuk kegiatan bakti sosial? Simak cara membedakan identitas karyawan, relawan, tenaga medis, mitra, dan panitia.
Program Corporate Social Responsibility (CSR) atau tanggung jawab sosial perusahaan sering melibatkan banyak pihak dalam satu kegiatan. Perusahaan mungkin mengirimkan karyawan sebagai relawan, bekerja sama dengan yayasan sosial, mengundang tenaga medis, serta melibatkan komunitas lokal untuk membantu pelaksanaan kegiatan. Dalam situasi seperti ini, setiap orang memiliki peran yang berbeda meskipun berada di lokasi yang sama.
Contohnya dapat ditemukan dalam kegiatan pengobatan gratis, donor darah, pembagian sembako, bantuan bencana, program pendidikan, hingga penanaman pohon. Ada karyawan yang bertugas sebagai koordinator, relawan yang membantu distribusi bantuan, tenaga medis yang memberikan pelayanan, dan panitia yang mengatur registrasi. Tanpa identitas yang jelas, peserta kegiatan bisa kesulitan mengetahui kepada siapa mereka harus bertanya atau meminta bantuan.
Salah satu perlengkapan yang dapat digunakan untuk mendukung identifikasi tersebut adalah lanyard atau tali ID card. Perusahaan dapat menggunakannya untuk menampilkan identitas organisasi, sementara kartu yang terpasang memberikan informasi lebih spesifik mengenai nama dan tugas pemakainya.
Namun, pengadaan lanyard untuk kegiatan CSR tidak cukup hanya mencantumkan logo perusahaan pada seluruh tali. Perlu dipikirkan bagaimana membedakan karyawan, relawan, mitra, tenaga medis, dan panitia tanpa membuat desain terlalu rumit. Perencanaan yang tepat membantu kegiatan berjalan lebih terorganisasi sekaligus menjaga identitas perusahaan tetap terlihat.
Kegiatan bakti sosial berbeda dengan aktivitas kantor sehari-hari. Perusahaan biasanya bekerja bersama pihak eksternal yang tidak semuanya saling mengenal. Dalam satu lokasi, seseorang bisa bertemu karyawan perusahaan, relawan komunitas, petugas yayasan, tenaga kesehatan, hingga masyarakat penerima bantuan.
Identitas yang jelas membantu membedakan peran setiap orang. Hal ini bukan hanya berkaitan dengan penampilan atau dokumentasi acara, tetapi juga mempermudah koordinasi operasional. Ketika masyarakat membutuhkan informasi, misalnya, mereka dapat lebih mudah mengenali petugas yang bertanggung jawab pada bagian tertentu.
Dalam kegiatan pengobatan gratis, masyarakat yang datang mungkin membutuhkan informasi mengenai registrasi, antrean, pemeriksaan, atau pembagian obat. Apabila semua petugas menggunakan identitas yang tidak memiliki penanda peran, pengunjung bisa kesulitan membedakan petugas registrasi dengan tenaga medis atau koordinator lapangan.
Lanyard yang dilengkapi ID card dapat membantu memberikan informasi tersebut. Perusahaan bisa menampilkan nama, logo organisasi, serta keterangan tugas pada kartu identitas. Misalnya, REGISTRASI, KOORDINATOR, VOLUNTEER, atau MEDICAL TEAM sesuai kewenangan dan fungsi pemakainya.
Penanda tersebut sebaiknya dibuat sederhana dan mudah dibaca. Tidak perlu memasukkan terlalu banyak informasi ke dalam satu kartu. Nama, organisasi, dan peran utama biasanya lebih berguna dibandingkan desain yang penuh tulisan kecil.
Tidak semua orang yang terlibat dalam kegiatan CSR merupakan karyawan perusahaan. Program sosial sering melibatkan yayasan, komunitas, organisasi mahasiswa, tenaga profesional, atau kelompok relawan dari lingkungan sekitar.
Karena itu, identitas perlu memperlihatkan hubungan masing-masing orang dengan kegiatan. Karyawan dapat menggunakan identitas perusahaan, sedangkan relawan eksternal dapat menampilkan nama komunitas atau organisasi asalnya.
Pembedaan ini juga membantu menjaga kejelasan representasi. Seseorang yang berasal dari yayasan mitra, misalnya, tidak seharusnya terlihat seolah-olah merupakan karyawan perusahaan penyelenggara apabila memang bukan bagian dari organisasi tersebut.
Dalam kegiatan berskala cukup besar, tim pelaksana biasanya dibagi berdasarkan tugas. Ada tim logistik, dokumentasi, registrasi, distribusi bantuan, kesehatan, dan koordinasi lapangan. Masing-masing memiliki tanggung jawab yang berbeda.
Identitas yang dirancang berdasarkan kelompok dapat membantu koordinasi, terutama ketika anggota tim berasal dari beberapa organisasi. Koordinator dapat lebih mudah mengenali petugas yang bertanggung jawab pada bagian tertentu tanpa harus menghafal seluruh nama peserta.
Meskipun demikian, lanyard bukan pengganti prosedur operasional atau sistem pengamanan kegiatan. Untuk area terbatas, pekerjaan berisiko, maupun layanan kesehatan, akses dan kewenangan tetap harus mengikuti aturan penyelenggara serta standar keselamatan yang berlaku.
Sebelum memesan, perusahaan perlu memetakan pihak yang terlibat. Kesalahan yang cukup umum adalah menganggap semua orang yang hadir harus mendapatkan lanyard dengan desain yang sama. Padahal, tidak semua orang memiliki fungsi operasional atau membutuhkan identitas yang sama.
Pemetaan penerima akan membantu menentukan jumlah pesanan sekaligus variasi desain. Perusahaan dapat mengelompokkan penerima berdasarkan hubungan dengan penyelenggara, tanggung jawab, dan kebutuhan identifikasi selama kegiatan berlangsung.
Karyawan merupakan salah satu kelompok utama dalam program CSR. Mereka bisa berasal dari divisi HR, General Affairs, Corporate Communication, operasional, maupun departemen lain yang ditugaskan mengikuti kegiatan sosial.
Lanyard untuk kelompok ini dapat menggunakan identitas perusahaan sebagai elemen utama. Logo, warna korporat, dan nama perusahaan membantu menunjukkan bahwa kegiatan tersebut merupakan bagian dari program tanggung jawab sosial perusahaan.
Jika jumlah karyawan cukup banyak, perusahaan tidak harus membuat desain berbeda untuk setiap departemen. Satu desain utama dapat digunakan bersama, sementara pembagian tugas ditampilkan melalui ID card.
Tim CSR biasanya memiliki tanggung jawab dalam perencanaan dan pelaksanaan program. Mereka berkoordinasi dengan pihak internal maupun eksternal, memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana, dan menangani kebutuhan yang muncul selama pelaksanaan.
Untuk kelompok ini, perusahaan dapat mempertimbangkan penanda seperti CSR TEAM atau FIELD COORDINATOR. Penanda tersebut mempermudah pihak lain mengetahui siapa yang dapat dihubungi ketika membutuhkan keputusan atau koordinasi.
Apabila jumlah koordinator hanya beberapa orang, variasi desain khusus mungkin tidak diperlukan. Perbedaan tulisan pada ID card sudah bisa menjadi solusi yang lebih sederhana.
Program CSR sering bekerja sama dengan organisasi sosial, komunitas lokal, lembaga kemanusiaan, atau yayasan. Relawan dari pihak tersebut dapat membantu kegiatan distribusi bantuan, pendampingan masyarakat, pengumpulan data, dan pekerjaan lapangan lainnya.
Identitas mereka sebaiknya tetap mencerminkan organisasi asal. Perusahaan dapat mencantumkan logo penyelenggara bersama identitas mitra apabila telah mendapatkan persetujuan penggunaan logo.
Dalam kondisi tertentu, relawan eksternal dapat menggunakan tali dengan desain yang sama seperti karyawan, tetapi memiliki ID card berbeda. Pilihan ini lebih sederhana apabila perusahaan ingin menjaga konsistensi visual sekaligus tetap membedakan asal organisasi setiap orang.
Pada kegiatan pemeriksaan kesehatan, donor darah, atau pengobatan gratis, tenaga medis memiliki peran yang berbeda dari relawan umum. Mereka dapat berasal dari rumah sakit, klinik, puskesmas, atau lembaga kesehatan yang bekerja sama dengan perusahaan.
Identitas tenaga medis harus mengikuti keterangan profesi dan ketentuan lembaga asal. Perusahaan tidak boleh memberikan penanda profesi atau kewenangan yang tidak sesuai dengan kualifikasi pemakainya.
Selain itu, penggunaan lanyard perlu mempertimbangkan lingkungan kerja. Pada area pelayanan atau tindakan medis tertentu, tali yang menggantung dapat mengganggu pekerjaan atau menimbulkan risiko kebersihan dan keselamatan. Ikuti prosedur fasilitas kesehatan mengenai penggunaan kartu identitas dan aksesori.
Kelompok panitia bertanggung jawab terhadap berbagai kebutuhan teknis. Petugas registrasi, dokumentasi, perlengkapan, konsumsi, dan distribusi bantuan mungkin tidak semuanya berasal dari satu organisasi.
Mereka dapat diberikan penanda berdasarkan fungsi masing-masing. Contohnya EVENT COMMITTEE, DOCUMENTATION, LOGISTICS, atau REGISTRATION.
Namun, perusahaan tidak perlu membuat desain baru untuk setiap divisi jika jumlah pemakainya sedikit. Gunakan satu desain dasar dan manfaatkan informasi pada ID card untuk membedakan tugas.
Tidak semua kegiatan bakti sosial memiliki kebutuhan identitas yang sama. Program donor darah tentu berbeda dari pembagian sembako atau penanaman pohon. Karena itu, desain dan pembagian lanyard sebaiknya mengikuti kondisi kegiatan, bukan menggunakan satu pola untuk semua program CSR.
Kegiatan kesehatan biasanya melibatkan beberapa kelompok dengan fungsi yang cukup jelas. Ada petugas registrasi, tenaga medis, relawan pendamping, koordinator, dan karyawan perusahaan yang membantu pelaksanaan.
Pada kegiatan seperti ini, informasi peran pada ID card menjadi penting. Pengunjung perlu mengetahui lokasi registrasi, petugas yang dapat memberikan informasi, serta tenaga medis yang bertugas.
Perusahaan dapat menggunakan satu identitas visual utama untuk seluruh penyelenggara, kemudian membedakan kelompok melalui tulisan atau desain kartu. Untuk tenaga medis, ikuti aturan identifikasi dari institusi kesehatan yang terlibat.
Donor darah biasanya melibatkan karyawan sebagai pendonor, petugas dari lembaga kesehatan, tim registrasi, dan panitia perusahaan. Tidak semua orang yang hadir membutuhkan lanyard dengan fungsi yang sama.
Pendonor dapat menggunakan kartu atau tanda peserta sesuai sistem penyelenggara, sementara petugas dan panitia membutuhkan identitas kerja yang jelas. Apabila perusahaan mengadakan donor darah secara rutin, desain lanyard untuk tim pelaksana dapat dipertimbangkan agar bisa digunakan kembali.
Dalam kegiatan distribusi bantuan, identitas perlu membantu membedakan koordinator, petugas logistik, relawan distribusi, dan petugas pendataan penerima. Pembagian peran yang jelas dapat mengurangi kebingungan ketika bantuan disalurkan.
Perusahaan juga perlu membedakan identitas petugas dengan masyarakat penerima bantuan. Tidak semua penerima bantuan perlu menggunakan lanyard. Jika dibutuhkan sistem antrean atau nomor penerima, gunakan mekanisme yang sesuai dengan alur distribusi dan privasi data masyarakat.
Program pendidikan dapat melibatkan karyawan perusahaan, guru, siswa, relawan pengajar, dan pengelola sekolah. Kebutuhan identitasnya dapat berbeda berdasarkan lokasi dan jenis kegiatan.
Misalnya, kegiatan penyerahan bantuan pendidikan membutuhkan identitas koordinator dan petugas dokumentasi, sedangkan kegiatan mengajar bersama mungkin membutuhkan identitas relawan pengajar dan pendamping.
Untuk kegiatan yang melibatkan anak-anak, informasi pribadi pada kartu identitas perlu dibatasi sesuai kebutuhan. Jangan mencantumkan data sensitif yang tidak diperlukan.
Kegiatan lingkungan sering dilakukan di area terbuka dengan kondisi yang berbeda dari acara dalam ruangan. Pesertanya dapat terdiri dari karyawan, komunitas lingkungan, relawan, dan petugas lapangan.
Identitas dapat digunakan untuk mengenali koordinator kelompok, tim dokumentasi, dan relawan. Namun, pemilihan model lanyard perlu mempertimbangkan aktivitas fisik serta kondisi lokasi. Pada pekerjaan yang berpotensi membuat tali tersangkut pada alat atau benda, penggunaan lanyard yang menggantung bebas mungkin tidak sesuai. Ikuti penilaian risiko dan SOP kegiatan.
Desain lanyard untuk program CSR memiliki karakteristik tersendiri. Selain berfungsi sebagai tali ID card, produk ini juga dapat menjadi bagian dari identitas visual perusahaan selama kegiatan berlangsung. Logo, warna korporat, dan nama program dapat digunakan untuk memperkuat pengenalan kegiatan.
Namun, perusahaan sering bekerja sama dengan beberapa organisasi sekaligus. Dalam satu kegiatan, bisa terdapat logo perusahaan penyelenggara, yayasan mitra, komunitas relawan, dan lembaga yang memberikan dukungan teknis. Jika semua elemen dimasukkan tanpa perencanaan, desain lanyard justru dapat terlihat terlalu ramai.
Karena itu, tentukan terlebih dahulu identitas mana yang menjadi elemen utama dan informasi mana yang lebih tepat ditempatkan pada ID card.
Jika perusahaan menjadi penyelenggara utama, logo perusahaan dapat ditempatkan sebagai identitas dominan pada lanyard. Nama program CSR atau slogan kegiatan dapat menjadi elemen pendukung.
Untuk kegiatan kolaborasi, logo mitra dapat ditempatkan pada bagian yang sudah disepakati bersama. Tidak semua logo harus memiliki ukuran sama. Penempatannya dapat mengikuti peran organisasi, kesepakatan kerja sama, serta pedoman identitas visual masing-masing pihak.
Misalnya, perusahaan menjadi penyelenggara utama program pengobatan gratis bersama yayasan kesehatan. Lanyard dapat menggunakan warna korporat perusahaan, sementara nama yayasan dan keterangan program ditampilkan pada ID card atau bagian desain yang disetujui.
Pembahasan mengenai proporsi logo dalam kerja sama ini berkaitan dengan artikel Lanyard dengan Logo Perusahaan dan Partner. Artikel tersebut dapat dijadikan referensi tambahan ketika perusahaan perlu menentukan hierarki identitas visual antara penyelenggara dan mitra.
Tidak semua kelompok pengguna membutuhkan desain tali yang berbeda. Dalam banyak kegiatan CSR, satu desain utama dapat digunakan oleh karyawan, relawan, panitia, dan mitra.
Perbedaan peran kemudian ditampilkan melalui kartu identitas. Contohnya:
Kartu dengan keterangan CSR TEAM untuk tim CSR perusahaan.
Kartu VOLUNTEER untuk relawan.
Kartu REGISTRATION untuk petugas registrasi.
Kartu LOGISTICS untuk tim distribusi bantuan.
Kartu MEDICAL TEAM untuk tenaga medis sesuai identitas dan kewenangan profesinya.
Cara ini lebih sederhana ketika jumlah pengguna cukup banyak. Perusahaan juga dapat mempertahankan identitas visual yang konsisten tanpa harus membuat terlalu banyak variasi desain tali.
Namun, pastikan informasi pada kartu dapat terbaca dari jarak yang wajar. Tulisan peran sebaiknya tidak terlalu kecil dan tidak tertutup oleh holder atau aksesori lainnya.
Desain berbeda dapat dipertimbangkan ketika terdapat kebutuhan identifikasi yang memang tidak cukup diselesaikan melalui ID card.
Contohnya, perusahaan mengadakan program bantuan bencana yang melibatkan beberapa tim dengan wilayah kerja berbeda. Tim koordinator, relawan lapangan, dan petugas logistik mungkin membutuhkan penanda visual yang lebih mudah dikenali.
Perbedaan dapat diwujudkan melalui warna tali, tulisan, atau elemen grafis. Akan tetapi, perusahaan sebaiknya membatasi jumlah variasi agar proses produksi dan distribusi tidak menjadi rumit.
Sebelum membuat desain berbeda, periksa beberapa hal:
Apakah kelompok tersebut memiliki tugas yang berbeda secara operasional?
Apakah perbedaan identitas perlu terlihat dari jarak tertentu?
Apakah informasi pada ID card saja sudah cukup?
Apakah variasi desain akan digunakan kembali pada program berikutnya?
Apakah setiap desain sudah mendapat persetujuan perusahaan dan mitra terkait?
Jika jawabannya menunjukkan bahwa satu desain utama sudah memadai, tidak perlu membuat variasi yang terlalu banyak.
Agar lebih mudah diterapkan, perusahaan dapat membuat sistem identitas berdasarkan kelompok pengguna. Contoh berikut menggunakan program bakti sosial kesehatan yang diselenggarakan perusahaan bersama yayasan dan komunitas lokal.
| Kelompok | Informasi utama pada ID card | Identitas visual |
|---|---|---|
| Tim CSR perusahaan | Nama dan CSR TEAM | Identitas perusahaan |
| Karyawan relawan | Nama dan VOLUNTEER | Identitas perusahaan |
| Koordinator lapangan | Nama dan FIELD COORDINATOR | Identitas perusahaan |
| Tenaga medis | Nama dan identitas profesi sesuai kewenangan | Identitas institusi terkait |
| Relawan mitra | Nama dan organisasi asal | Identitas mitra |
| Petugas registrasi | Nama dan REGISTRATION | Identitas penyelenggara |
| Tim dokumentasi | Nama dan DOCUMENTATION | Identitas penyelenggara |
| Tim logistik | Nama dan LOGISTICS | Identitas penyelenggara |
Tabel tersebut bukan format yang wajib digunakan semua perusahaan. Penentuan tulisan dan identitas tetap harus disesuaikan dengan pembagian tugas dan persetujuan organisasi yang terlibat.
Hal terpenting adalah jangan mencampuradukkan identitas perusahaan dengan identitas mitra. Jika seorang relawan berasal dari yayasan eksternal, nama organisasi asalnya sebaiknya tetap dapat dikenali.
Setelah pembagian identitas ditentukan, perusahaan dapat mulai menghitung jumlah pesanan. Penghitungan sebaiknya mengikuti daftar orang yang benar-benar membutuhkan lanyard, bukan hanya jumlah undangan atau estimasi peserta yang akan datang.
Kebutuhan lanyard untuk tim pelaksana juga perlu dipisahkan dari kebutuhan peserta kegiatan. Dalam program donor darah, misalnya, pendonor belum tentu membutuhkan lanyard seperti yang digunakan panitia dan petugas. Sementara itu, pada program distribusi bantuan, relawan lapangan mungkin membutuhkan identitas yang berbeda dari masyarakat penerima bantuan.
Misalnya, sebuah perusahaan akan menyelenggarakan kegiatan pengobatan gratis bersama yayasan kesehatan dan komunitas relawan. Daftar kebutuhan awalnya sebagai berikut:
| Kelompok penerima | Jumlah |
|---|---|
| Karyawan perusahaan | 40 pcs |
| Tim CSR dan koordinator | 8 pcs |
| Relawan komunitas | 20 pcs |
| Tenaga medis | 8 pcs |
| Petugas registrasi dan dokumentasi | 10 pcs |
| Tim logistik | 6 pcs |
| Total kebutuhan utama | 92 pcs |
Perusahaan kemudian mempertimbangkan cadangan sebanyak 8 pcs untuk mengantisipasi kebutuhan tambahan. Dengan demikian, total rencana pengadaan menjadi 100 pcs.
Angka ini merupakan simulasi, bukan standar jumlah lanyard untuk kegiatan CSR. Jumlah aktual harus mengikuti daftar petugas, kebijakan penyelenggara, dan kebutuhan di lokasi kegiatan.
Jika seluruh kelompok menggunakan satu desain tali, perusahaan dapat menyampaikan total 100 pcs dengan rincian kartu identitas berdasarkan kategori.
Namun, jika terdapat dua desain, misalnya desain perusahaan dan desain khusus mitra, rincian jumlah harus dibuat terpisah.
Contoh:
| Variasi desain | Jumlah |
|---|---|
| Desain utama perusahaan | 72 pcs |
| Desain mitra dan relawan eksternal | 28 pcs |
| Total | 100 pcs |
Pembagian tersebut hanya ilustrasi. Perusahaan sebaiknya tidak menentukan jumlah berdasarkan perkiraan kasar apabila daftar penerima sudah tersedia.
Tidak selalu. Kegiatan CSR dapat melibatkan puluhan hingga ratusan masyarakat penerima manfaat, tetapi tidak semuanya membutuhkan lanyard.
Lanyard umumnya lebih relevan untuk orang yang menjalankan tugas, melakukan koordinasi, memberikan pelayanan, atau membutuhkan identitas organisasi. Untuk peserta atau penerima bantuan, sistem identifikasi lain mungkin lebih sesuai, seperti nomor antrean, kartu peserta, atau tanda registrasi.
Pemisahan ini membantu perusahaan mengendalikan anggaran sekaligus menghindari pemesanan produk yang tidak diperlukan.
Spesifikasi produk sebaiknya mengikuti karakteristik kegiatan. Lanyard yang digunakan oleh karyawan saat acara seremonial tentu memiliki pertimbangan berbeda dengan lanyard untuk relawan yang melakukan aktivitas fisik di lapangan.
Perusahaan dapat mempertimbangkan bahan, lebar tali, metode cetak, dan aksesori berdasarkan kenyamanan serta kebutuhan penggunaan. Jangan memilih aksesori hanya karena terlihat lebih lengkap. Setiap komponen sebaiknya mempunyai fungsi yang jelas.
Untuk kebutuhan lanyard custom, perusahaan dapat mempertimbangkan pilihan lebar 1,5 cm, 2 cm, atau 2,5 cm. Pemilihan ukuran dapat disesuaikan dengan panjang tulisan, ukuran logo, dan tampilan desain yang diinginkan.
Bahan polyester tissue dengan teknik sublimasi full color dapat digunakan untuk menampilkan identitas visual perusahaan. Logo, warna korporat, dan elemen desain lainnya dapat disusun mengikuti ukuran tali yang dipilih.
Sebelum menyetujui produksi, mintalah pemeriksaan desain agar tulisan dan logo tidak terlalu kecil. Tampilan desain pada layar komputer bisa berbeda dengan tampilan ketika sudah dicetak pada tali yang memiliki bidang terbatas.
Jenis pengait dapat disesuaikan dengan ID card atau holder yang digunakan. Untuk kebutuhan umum, pengait standar dapat menjadi pilihan. Perusahaan juga dapat membahas penggunaan buckle, stopper, atau aksesori lainnya jika memang diperlukan.
Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah keselamatan. Pada kegiatan penanaman pohon, distribusi bantuan, atau aktivitas lapangan dengan potensi tali tersangkut, penggunaan lanyard yang menggantung bebas perlu dievaluasi.
Safety breakaway dapat dipertimbangkan untuk kondisi tertentu, tetapi bukan berarti otomatis membuat semua aktivitas aman. Penyelenggara tetap perlu mengikuti penilaian risiko, prosedur kerja, dan ketentuan keselamatan di lokasi kegiatan.
Lanyard merupakan bagian dari sistem identitas, bukan satu-satunya komponen. Perusahaan perlu menentukan apakah hanya membutuhkan tali atau sekaligus ID card dan holder.
Jika kartu akan memuat nama, jabatan, organisasi asal, dan kategori tugas, ukuran kartu serta jenis holder harus diperiksa agar seluruh informasi dapat ditampilkan dengan baik.
Untuk kebutuhan tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan co card untuk panitia sebagai referensi mengenai penggunaan kartu identitas dalam kegiatan. Pilihan akhir tetap mengikuti bentuk identitas dan kebutuhan operasional program CSR.
Tidak semua program CSR hanya dilakukan satu kali. Ada perusahaan yang mengadakan donor darah setiap beberapa bulan, pembagian bantuan secara berkala, program pendidikan tahunan, atau kegiatan lingkungan yang melibatkan karyawan dan komunitas.
Jika kegiatan dilakukan berulang, pengadaan lanyard sebaiknya direncanakan dengan mempertimbangkan penggunaan jangka panjang. Perusahaan tidak harus membuat desain baru setiap kali kegiatan berlangsung. Identitas utama dapat dipertahankan, sementara informasi mengenai nama program atau periode kegiatan ditempatkan pada ID card.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah membuat desain tali dengan identitas perusahaan yang bersifat umum. Logo dan warna korporat menjadi elemen utama sehingga lanyard masih relevan digunakan pada beberapa kegiatan.
Sementara itu, informasi yang mudah berubah dapat ditempatkan pada kartu identitas. Misalnya, nama program CSR, tanggal kegiatan, nama lokasi, dan jabatan petugas. Dengan cara ini, perusahaan tidak perlu mengubah desain tali hanya karena kegiatan sosial yang diselenggarakan berbeda.
Pendekatan tersebut cocok dipertimbangkan untuk perusahaan yang mempunyai program CSR berkelanjutan. Namun, penggunaan kembali produk tetap harus memperhatikan kondisi fisik lanyard, kebersihan, dan kesesuaian identitas pemakainya.
Perusahaan perlu membedakan perlengkapan yang dapat digunakan kembali dengan produk yang harus diganti. Lanyard yang masih layak dan memiliki desain umum mungkin dapat digunakan kembali oleh tim internal.
Sebaliknya, kartu identitas yang memuat nama individu, jabatan sementara, atau informasi kegiatan tertentu biasanya perlu diperbarui. Begitu pula lanyard yang sudah rusak, tidak layak digunakan, atau memiliki desain khusus untuk kegiatan yang sudah selesai.
Pemisahan ini dapat membantu perusahaan mengelola persediaan perlengkapan kegiatan. Jika program CSR berjalan rutin, buat daftar jumlah lanyard yang tersedia, kondisi produk, dan kebutuhan penggantian sebelum melakukan pemesanan baru.
Program CSR berikutnya belum tentu melibatkan yayasan atau komunitas yang sama. Karena itu, desain yang terlalu spesifik pada satu mitra dapat membatasi penggunaan ulang.
Jika perusahaan ingin mempertahankan satu desain utama, identitas mitra dapat ditempatkan pada ID card atau media informasi lain. Namun, apabila kerja sama memiliki ketentuan khusus mengenai pencantuman logo, perusahaan perlu menyepakatinya terlebih dahulu dengan pihak terkait.
Untuk kebutuhan lanyard yang digunakan berulang dalam berbagai kegiatan perusahaan, pendekatan ini dapat dikombinasikan dengan konsep lanyard event reusable.
Sebelum menghubungi vendor, perusahaan sebaiknya menyiapkan informasi dasar mengenai kegiatan dan kebutuhan produk. Brief yang lengkap membantu proses penawaran menjadi lebih terarah serta mengurangi revisi ketika desain sudah disiapkan.
Tidak semua detail harus langsung tersedia. Namun, informasi mengenai jumlah, kelompok penerima, identitas visual, dan spesifikasi produk sebaiknya sudah dipetakan.
Berikut checklist yang dapat digunakan oleh tim CSR, HR, GA, atau bagian pengadaan.
Nama perusahaan penyelenggara.
Nama program CSR atau kegiatan bakti sosial.
Tanggal dan lokasi pelaksanaan.
Jenis kegiatan, misalnya donor darah, pengobatan gratis, pembagian bantuan, atau program lingkungan.
Nama yayasan, komunitas, atau mitra yang terlibat.
Jumlah karyawan yang bertugas.
Jumlah tim CSR dan koordinator.
Jumlah relawan eksternal.
Jumlah tenaga medis atau petugas profesional.
Jumlah panitia dan tim pendukung.
Jumlah cadangan jika diperlukan.
Logo perusahaan.
Logo mitra yang sudah disetujui untuk digunakan.
Warna identitas perusahaan.
Tulisan atau kategori pada lanyard.
Desain ID card jika sudah tersedia.
Jumlah variasi desain yang diperlukan.
Lebar tali yang diinginkan.
Bahan dan metode cetak.
Jenis pengait.
Kebutuhan buckle atau aksesori tambahan.
Kebutuhan ID card dan card holder.
Ketentuan khusus terkait penggunaan di lapangan.
Jumlah total pesanan.
Pembagian jumlah setiap desain.
Alamat pengiriman.
Target barang diterima.
Ketentuan pembayaran.
Persetujuan desain sebelum produksi.
Dengan checklist ini, perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan secara lebih sistematis. Vendor juga memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai produk yang akan dibuat.
Setelah kebutuhan disusun, perusahaan dapat mulai berkomunikasi dengan vendor. Untuk menghindari kesalahpahaman, setiap tahapan sebaiknya memiliki informasi dan persetujuan yang jelas.
Sampaikan jenis program CSR, jumlah orang yang akan menggunakan lanyard, dan kelompok pengguna. Jika terdapat mitra eksternal, jelaskan apakah identitas mereka akan ditampilkan pada tali atau hanya pada ID card.
Informasi ini membantu vendor memahami kebutuhan desain dan memperkirakan variasi produk yang diperlukan.
Kirimkan rincian ukuran, bahan, metode cetak, jenis pengait, serta jumlah pesanan. Jika perusahaan masih mempertimbangkan beberapa pilihan, mintalah penjelasan mengenai perbedaan spesifikasi agar dapat menentukan produk yang sesuai.
Untuk mendapatkan gambaran produk dan layanan, perusahaan dapat mengunjungi Lanyard Kilat.
Kirimkan logo dan elemen visual yang akan digunakan. Jika belum memiliki desain final, sampaikan kebutuhan tersebut sejak awal.
Periksa kembali nama perusahaan, nama mitra, tulisan kategori, serta komposisi warna. Persetujuan desain akhir harus diberikan oleh pihak yang berwenang di perusahaan sebelum proses produksi dimulai.
Sebelum produksi, pastikan jumlah, variasi desain, spesifikasi, harga, biaya pengiriman, dan estimasi waktu pengerjaan sudah disepakati.
Simpan dokumen atau bukti konfirmasi sebagai acuan apabila diperlukan pemeriksaan pesanan.
Setelah persetujuan dan ketentuan pembayaran dipenuhi, pesanan dapat diproses sesuai kesepakatan. Perusahaan perlu memperhitungkan waktu produksi dan pengiriman agar barang diterima sebelum kegiatan berlangsung.
Ketika produk diterima, periksa jumlah, desain, dan spesifikasi berdasarkan pesanan yang telah disetujui.
Bisa, selama penggunaan kedua logo telah mendapatkan persetujuan dari pihak terkait. Penempatan logo sebaiknya mengikuti kesepakatan kerja sama dan pedoman identitas visual masing-masing organisasi.
Tidak harus. Perusahaan dapat menggunakan satu desain tali utama dan membedakan kelompok pengguna melalui ID card. Desain berbeda dapat dipertimbangkan apabila memang diperlukan untuk identifikasi operasional.
Jumlahnya mengikuti orang yang benar-benar membutuhkan identitas selama kegiatan. Hitung karyawan, tim CSR, relawan, tenaga medis, panitia, dan petugas pendukung secara terpisah. Tambahkan cadangan berdasarkan kondisi kegiatan.
Bisa, terutama jika desain tali menggunakan identitas perusahaan yang bersifat umum. Informasi mengenai nama program, lokasi, dan tanggal kegiatan dapat ditempatkan pada ID card yang bisa diperbarui.
Bisa dibicarakan sebagai satu kebutuhan pengadaan. Perusahaan perlu menyampaikan ukuran kartu, desain, jumlah, bahan, dan informasi yang akan dicantumkan agar vendor dapat memberikan penawaran sesuai kebutuhan.
Hal tersebut bergantung pada aktivitas dan risiko di lokasi. Untuk pekerjaan yang memiliki risiko tali tersangkut, penyelenggara perlu melakukan penilaian keselamatan dan mengikuti SOP. Safety breakaway dapat menjadi salah satu pertimbangan, tetapi tidak menggantikan pengendalian risiko lainnya.
Sebaiknya lakukan pemesanan setelah jumlah dan kebutuhan desain mulai jelas, dengan memperhitungkan waktu persetujuan artwork, produksi, serta pengiriman. Minta estimasi pengerjaan berdasarkan spesifikasi dan jumlah pesanan aktual.
Lanyard untuk kegiatan CSR perusahaan bukan sekadar perlengkapan identitas acara. Produk ini dapat membantu membedakan karyawan, tim CSR, relawan, tenaga medis, mitra, dan panitia selama kegiatan berlangsung.
Pengadaan yang baik dimulai dengan pemetaan kelompok pengguna, penentuan identitas visual, dan perhitungan jumlah. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan apakah lanyard akan digunakan untuk satu kegiatan saja atau menjadi perlengkapan yang dipakai kembali pada program CSR berikutnya.
Dengan perencanaan tersebut, identitas perusahaan dapat tetap terlihat konsisten tanpa mengabaikan identitas organisasi mitra dan fungsi setiap petugas.
Jika perusahaan sedang mempersiapkan program bakti sosial, pengobatan gratis, donor darah, atau kegiatan lingkungan, kebutuhan lanyard dapat direncanakan berdasarkan jumlah petugas, desain, dan spesifikasi yang diperlukan.
Kunjungi Lanyard Kilat untuk melihat layanan cetak lanyard custom dan mendiskusikan kebutuhan pengadaan lanyard CSR perusahaan.
