ID card, kartu akses, dan lanyard memiliki fungsi yang saling melengkapi untuk identitas, keamanan, dan kemudahan akses di lingkungan kerja maupun acara.
Ketika bekerja di kantor, pabrik, gedung, atau fasilitas perusahaan, kita mungkin sering melihat karyawan menggunakan ID card yang digantung dengan lanyard. Pada perusahaan tertentu, kartu yang sama bahkan digunakan ketika karyawan harus masuk melalui pintu yang dilengkapi sistem access control.
Sekilas semuanya terlihat seperti satu perlengkapan yang sama. Padahal sebenarnya ID card, kartu akses, dan lanyard memiliki fungsi yang berbeda. ID card digunakan untuk menunjukkan identitas, kartu akses digunakan sebagai media untuk mendapatkan izin masuk, sedangkan lanyard berfungsi membawa kartu agar mudah digunakan dan selalu siap ketika diperlukan.
Hubungan ketiganya menjadi semakin penting ketika perusahaan mulai menerapkan sistem kontrol akses. Karyawan tidak hanya perlu dikenali secara visual, tetapi juga perlu memiliki akses sesuai dengan area dan tanggung jawabnya.
Karena itu, kalau perusahaan sedang menyiapkan perlengkapan identitas karyawan, memahami hubungan antara access control, kartu akses, ID card, dan lanyard akan membantu menentukan produk yang memang dibutuhkan.
Secara sederhana, access control adalah sistem untuk mengatur siapa yang boleh masuk ke area tertentu dan siapa yang tidak memiliki izin untuk masuk.
Contohnya cukup mudah ditemukan di lingkungan perusahaan. Pintu utama mungkin bisa dilewati semua karyawan, sedangkan ruang server hanya dapat dimasuki tim IT. Ruang penyimpanan barang mungkin hanya dapat diakses oleh bagian gudang, sementara area produksi memiliki aturan akses tersendiri.
Pada sistem yang sederhana, pengaturan tersebut bisa dilakukan oleh petugas keamanan. Namun pada perusahaan dengan jumlah karyawan dan area yang lebih banyak, pengaturan akses dapat dilakukan menggunakan sistem elektronik.
Salah satu contohnya adalah karyawan membawa kartu akses, kemudian menempelkan atau mendekatkannya ke alat pembaca kartu di dekat pintu. Sistem kemudian memeriksa apakah kartu tersebut memiliki izin untuk masuk ke area yang bersangkutan.
Jadi, access control sebenarnya bukan hanya kartu. Ada sistem dan perangkat yang bekerja bersama untuk menentukan hak akses seseorang.
Misalnya sebuah perusahaan memiliki tiga area:
Area kerja umum yang bisa dimasuki seluruh karyawan.
Ruang arsip yang hanya bisa dimasuki bagian administrasi.
Ruang server yang hanya bisa dimasuki tim IT.
Ketiga area tersebut bisa memiliki aturan akses yang berbeda.
Karyawan A mungkin memiliki akses ke area kerja umum dan ruang arsip. Karyawan B hanya memiliki akses ke area kerja umum. Sementara staf IT memiliki akses tambahan ke ruang server.
Jadi, sistem access control membantu perusahaan menentukan siapa boleh masuk ke mana.
Ketika jumlah karyawan masih sedikit, pengawasan akses mungkin bisa dilakukan secara manual. Namun semakin besar perusahaan, semakin sulit bagi petugas untuk mengenali seluruh orang dan memastikan setiap orang hanya masuk ke area yang memang menjadi haknya.
Apalagi kalau perusahaan memiliki beberapa lantai, ruangan khusus, gudang, area produksi, atau fasilitas yang menyimpan informasi dan aset penting.
Sistem kontrol akses membantu perusahaan membuat aturan yang lebih jelas. Karyawan dapat diberikan akses sesuai kebutuhan pekerjaannya tanpa harus memberikan akses yang sama kepada semua orang.
Contohnya:
|
Area |
Pengguna yang Bisa Diberi Akses |
|
Lobby / area umum |
Karyawan dan tamu |
|
Area kerja |
Karyawan |
|
Gudang |
Tim gudang |
|
Ruang produksi |
Tim produksi |
|
Ruang server |
Tim IT |
|
Ruang arsip |
Bagian tertentu |
Dengan pengaturan seperti ini, kartu akses menjadi salah satu bagian dari sistem identitas dan keamanan perusahaan.
Kartu akses adalah kartu yang digunakan sebagai media untuk mendapatkan izin masuk ke area tertentu melalui sistem kontrol akses.
Bentuk dan teknologinya bisa berbeda-beda tergantung perangkat yang digunakan perusahaan. Ada sistem yang menggunakan kartu RFID, ada yang menggunakan magnetic stripe, barcode, atau teknologi lain.
Cara penggunaannya juga tidak selalu sama. Pada sistem tertentu, kartu cukup didekatkan ke reader. Pada sistem lain, kartu mungkin perlu ditempelkan atau dibaca menggunakan metode tertentu.
Jadi ketika perusahaan mengatakan akan memberikan kartu akses kepada karyawan, yang dimaksud bukan selalu satu jenis kartu dengan bentuk dan teknologi yang sama. Jenis kartu harus disesuaikan dengan sistem access control yang digunakan.
Hal ini juga penting ketika perusahaan ingin mencetak ID card. Jangan langsung berasumsi bahwa setiap ID card otomatis bisa digunakan sebagai kartu akses.
Kalau kartu tersebut memang akan digunakan untuk membuka pintu atau masuk ke area tertentu, spesifikasi kartu harus disesuaikan dengan perangkat access control yang sudah digunakan perusahaan.
Ini pertanyaan yang cukup sering muncul karena secara fisik keduanya memang bisa terlihat hampir sama.
ID card dan kartu akses tidak selalu merupakan benda yang sama.
ID card pada dasarnya digunakan untuk menunjukkan identitas seseorang. Di dalamnya biasanya terdapat foto, nama, jabatan, nomor karyawan, departemen, atau identitas perusahaan lainnya.
Sementara kartu akses digunakan sebagai media untuk mendapatkan hak masuk ke area tertentu melalui sistem yang sudah dipasang perusahaan.
Namun, satu kartu bisa saja memiliki dua fungsi sekaligus.
Misalnya perusahaan membuat satu kartu karyawan yang berisi foto, nama, jabatan, dan identitas perusahaan. Di dalam kartu tersebut juga terdapat teknologi yang dapat dibaca oleh sistem access control.
Dalam kondisi seperti ini, satu kartu bisa digunakan sebagai ID card sekaligus kartu akses.
Jadi yang menentukan bukan hanya bentuk kartunya, tetapi juga fungsi dan teknologi yang terdapat di dalamnya.
Supaya lebih mudah dipahami, kita bisa membedakan keduanya melalui pertanyaan yang dijawab.
ID card menjawab:
"Siapa orang ini?"
Sedangkan kartu akses menjawab:
"Apakah orang ini memiliki izin untuk masuk ke area tersebut?"
Misalnya seorang karyawan memakai ID card yang mencantumkan foto dan namanya. Ketika karyawan tersebut datang ke pintu yang menggunakan sistem access control, ia menggunakan kartu akses untuk mendapatkan izin masuk.
Jika sistem mengenali kartu tersebut dan karyawan memiliki hak akses, pintu dapat dibuka. Jika tidak memiliki izin, akses dapat ditolak.
Dalam perusahaan yang menggunakan kartu multifungsi, kedua kebutuhan tersebut bisa digabungkan dalam satu kartu.
Ini cukup praktis karena karyawan tidak perlu membawa kartu identitas dan kartu akses secara terpisah jika sistem perusahaan memang mendukung penggunaan satu kartu untuk kedua fungsi tersebut.
Di sinilah posisi lanyard menjadi lebih mudah dipahami.
Lanyard bukan sistem access control dan bukan alat yang menentukan apakah seseorang boleh masuk ke sebuah ruangan.
Lanyard berfungsi sebagai tali untuk membawa ID card atau kartu akses agar lebih mudah dibawa dan digunakan.
Jadi hubungan ketiganya kurang lebih seperti ini:
Access control
→ sistem yang mengatur hak akses.
Kartu akses
→ media yang digunakan untuk mendapatkan akses sesuai hak yang sudah ditentukan.
ID card
→ menunjukkan identitas pengguna.
Lanyard
→ membawa ID card atau kartu akses agar mudah digunakan.
Dengan pembagian fungsi tersebut, kita bisa melihat bahwa lanyard memang bukan bagian dari teknologi access control secara langsung. Tetapi dalam penggunaan sehari-hari, lanyard dapat menjadi bagian yang membuat kartu identitas dan kartu akses lebih praktis dibawa oleh karyawan.
Bayangkan karyawan harus melakukan tap kartu setiap kali masuk gedung, memasuki lantai tertentu, atau melewati pintu dengan akses terbatas.
Kalau kartu akses selalu disimpan di dompet atau tas, karyawan harus mengeluarkannya setiap kali membutuhkan akses. Kalau dilakukan berkali-kali dalam satu hari, tentu kurang praktis.
Dengan menggunakan lanyard, kartu berada di posisi yang mudah dijangkau.
Karyawan tinggal mengambil kartu yang tergantung di leher ketika perlu melakukan tap atau membaca kartu pada reader.
Selain itu, jika kartu akses sekaligus menjadi ID card, lanyard juga membantu membuat identitas karyawan lebih mudah terlihat ketika berada di lingkungan perusahaan.
Itulah sebabnya kebutuhan lanyard ID card dan kartu akses sering berjalan beriringan dalam pengadaan perlengkapan identitas perusahaan.
Hal ini perlu ditegaskan supaya tidak terjadi kesalahpahaman.
Ketika karyawan menggunakan lanyard yang membawa kartu akses, bukan lanyard yang memberikan akses ke pintu.
Yang dibaca oleh sistem adalah kartu atau media akses yang kompatibel dengan perangkat access control. Lanyard hanya membantu membawa kartu tersebut.
Jadi kalau sebuah perusahaan mengganti desain lanyard, hal tersebut pada dasarnya tidak mengubah hak akses karyawan. Yang menentukan hak akses tetap berada pada kartu dan sistem access control yang digunakan.
Namun dari sisi penggunaan sehari-hari, lanyard tetap memiliki peran penting karena membuat kartu lebih mudah dibawa, terlihat, dan digunakan.
Kalau perusahaan sedang melakukan pengadaan lanyard baru, sebaiknya jangan hanya mengatakan:
"Kami membutuhkan lanyard untuk ID card."
Sampaikan juga bagaimana kartu tersebut digunakan.
Apakah hanya sebagai identitas karyawan?
Atau kartu tersebut juga digunakan sebagai kartu akses untuk masuk gedung atau ruangan tertentu?
Informasi ini membantu perusahaan menentukan kebutuhan produknya dengan lebih tepat.
Misalnya kartu akan sering digunakan untuk tap pada reader. Maka posisi kartu, holder, jenis kait, dan kenyamanan penggunaan lanyard menjadi lebih penting untuk diperhatikan.
Dengan memahami fungsi masing-masing komponen sejak awal, perusahaan dapat membuat paket identitas yang lebih sesuai:
ID card + card holder + lanyard
atau
ID card/kartu akses + card holder + lanyard
tergantung sistem yang digunakan.
Setelah memahami perbedaan fungsi masing-masing, sekarang kita bisa melihat bagaimana ketiganya digunakan dalam kegiatan sehari-hari di perusahaan.
Pada praktiknya, seorang karyawan bisa saja hanya menggunakan ID card biasa. Namun ketika perusahaan menerapkan sistem access control, kartu yang dibawa karyawan dapat memiliki fungsi tambahan sebagai kartu akses. Kartu tersebut kemudian dibawa menggunakan lanyard supaya mudah digunakan ketika karyawan harus melewati pintu dengan pembaca kartu.
Jadi, hubungan antara ID card, kartu akses, dan lanyard sebenarnya cukup praktis. Sistem access control menentukan hak aksesnya, kartu menjadi media yang digunakan, sementara lanyard membantu karyawan membawa kartu tersebut setiap hari.
Contoh paling mudah adalah ketika seorang karyawan datang ke kantor pada pagi hari.
Karyawan sudah memiliki kartu yang terdaftar dalam sistem perusahaan. Kartu tersebut kemudian digunakan pada reader di pintu masuk. Sistem membaca kartu dan mencocokkannya dengan data pengguna serta hak akses yang sudah ditentukan.
Jika karyawan memang memiliki izin masuk ke area tersebut, akses diberikan. Kalau tidak memiliki izin, akses tidak diberikan.
Secara sederhana, alurnya seperti ini:
Karyawan → membawa kartu akses → kartu dibaca reader → sistem mengenali kartu → hak akses diperiksa → akses diberikan atau ditolak.
Di sinilah fungsi kartu akses berbeda dengan lanyard. Lanyard hanya membantu membawa kartu agar mudah digunakan. Proses pemberian izin tetap dilakukan oleh sistem access control.
Tidak.
Ini merupakan hal yang penting ketika perusahaan sedang merencanakan pengadaan ID card karyawan.
ID card yang hanya dicetak menggunakan informasi visual seperti foto, nama, jabatan, dan logo perusahaan belum tentu memiliki kemampuan untuk digunakan sebagai kartu akses.
Agar bisa digunakan dalam sistem tertentu, kartu harus memiliki teknologi yang sesuai dengan perangkat access control yang dipakai perusahaan.
Misalnya perusahaan menggunakan sistem berbasis RFID. Kartu yang digunakan harus kompatibel dengan sistem RFID tersebut. Jadi bukan sekadar mencetak tulisan "RFID" pada permukaan kartu.
Karena itu, sebelum memesan kartu untuk kebutuhan access control, perusahaan sebaiknya mengetahui terlebih dahulu sistem dan spesifikasi kartu yang digunakan oleh perangkat access control.
Untuk perusahaan tertentu, tidak selalu perlu membawa dua kartu berbeda.
Satu kartu dapat dirancang untuk menjadi identitas karyawan sekaligus digunakan sebagai kartu akses, selama teknologi dan sistem yang digunakan memang mendukung.
Misalnya bagian depan kartu berisi:
Foto karyawan.
Nama karyawan.
Jabatan.
Departemen.
Logo perusahaan.
Sementara di dalam kartu terdapat teknologi yang digunakan untuk proses akses.
Dengan konsep seperti ini, karyawan cukup membawa satu kartu.
Ketika berada di lingkungan perusahaan, kartu tersebut berfungsi sebagai identitas. Ketika perlu masuk ke area yang menggunakan access control, kartu yang sama dapat digunakan sesuai sistem yang sudah ditentukan.
Ini salah satu alasan mengapa perusahaan sering menggabungkan kebutuhan ID card dan kartu akses dalam satu pengadaan.
Kartu akses biasanya bukan barang yang hanya digunakan satu kali.
Seorang karyawan bisa saja menggunakannya ketika masuk gedung, masuk area kerja tertentu, berpindah lantai, masuk ruang khusus, atau melakukan akses keluar sesuai sistem perusahaan.
Kalau kartu sulit dijangkau, aktivitas tersebut menjadi kurang praktis.
Inilah salah satu alasan lanyard banyak digunakan untuk membawa kartu.
Kartu berada di posisi yang mudah diambil tanpa harus mencari-cari di dalam dompet atau tas.
Selain itu, lanyard juga membuat ID card lebih mudah terlihat oleh orang di sekitar. Untuk perusahaan yang menerapkan aturan penggunaan ID card selama berada di lingkungan kerja, hal ini tentu cukup membantu.
Kalau lanyard hanya dilihat sebagai tali, mungkin fungsinya terlihat sederhana.
Namun dalam lingkungan perusahaan, lanyard dapat menjadi bagian dari perlengkapan identitas karyawan.
Terlebih jika desainnya menggunakan warna dan logo perusahaan. Lanyard sekaligus menjadi bagian dari identitas visual yang dikenakan karyawan setiap hari.
Misalnya seluruh karyawan menggunakan lanyard dengan warna brand perusahaan, logo, dan pola desain tertentu. Ketika digabungkan dengan ID card dan card holder, seluruh perlengkapan tersebut terlihat sebagai satu kesatuan.
Jadi perusahaan mendapatkan dua fungsi sekaligus:
fungsi praktis untuk membawa kartu dan fungsi branding melalui tampilan lanyard.
Kalau perusahaan menggunakan kartu RFID, ada satu hal yang perlu dipahami.
RFID adalah teknologi yang digunakan pada kartu atau perangkat tertentu, sedangkan lanyard adalah media untuk membawa kartu tersebut.
Jadi lanyard tidak mengubah kartu biasa menjadi kartu RFID.
Kartu RFID memiliki komponen teknologi tersendiri yang memungkinkan kartu berkomunikasi dengan reader yang kompatibel.
Karena itu, ketika perusahaan ingin membuat ID card RFID, hal pertama yang perlu dipastikan adalah spesifikasi kartu dan sistem reader yang digunakan.
Lanyard kemudian dipilih sebagai media untuk membawa kartu tersebut.
Pertanyaan ini cukup relevan karena kartu akan dipasang pada lanyard dan digunakan secara rutin.
Jawabannya tidak bisa disamaratakan untuk semua sistem.
Performa pembacaan RFID dipengaruhi oleh teknologi kartu, reader, jarak pembacaan, posisi kartu, serta kondisi di sekitar kartu. Karena itu, tidak tepat jika dikatakan bahwa semua jenis lanyard pasti mengganggu atau pasti tidak pernah berpengaruh terhadap seluruh sistem RFID.
Yang lebih aman adalah memastikan kartu dapat dibaca dengan baik ketika digunakan dalam konfigurasi sebenarnya.
Kalau perusahaan menggunakan sistem RFID tertentu, sebaiknya pengujian dilakukan dengan kartu, reader, holder, dan konfigurasi penggunaan yang memang akan dipakai di lapangan.
Dengan begitu, perusahaan tidak hanya mengandalkan asumsi ketika menentukan perlengkapan.
Bayangkan karyawan menggunakan lanyard yang membuat kartu berada terlalu jauh dari reader. Atau kartu harus dilepas dari posisi tertentu setiap kali melakukan tap.
Masalah seperti ini mungkin tidak berkaitan dengan kualitas cetak lanyard, tetapi lebih kepada kenyamanan penggunaan.
Karena itu, ketika memilih lanyard untuk kartu akses, pikirkan juga bagaimana karyawan akan menggunakannya setiap hari.
Apakah kartu mudah diambil?
Apakah posisi holder nyaman?
Apakah kartu bisa diarahkan ke reader dengan mudah?
Apakah lanyard tidak terlalu pendek?
Hal-hal kecil seperti ini justru terasa ketika kartu digunakan berkali-kali dalam sehari.
Tidak semua kebutuhan perusahaan harus menggunakan konfigurasi lanyard yang sama.
Pemilihan dapat disesuaikan dengan bagaimana kartu tersebut digunakan.
Fokus utamanya biasanya:
Kenyamanan.
Tampilan.
Branding perusahaan.
Jenis kait.
Kesesuaian dengan card holder.
Selain hal di atas, pertimbangkan juga:
Kemudahan mengambil kartu.
Kemudahan mendekatkan kartu ke reader.
Posisi kartu ketika digunakan.
Kompatibilitas kartu dengan sistem access control.
Kenyamanan karyawan ketika melakukan akses berulang.
Jadi kalau perusahaan mengatakan ingin membuat lanyard kartu akses, vendor sebaiknya tidak hanya bertanya soal warna dan desain.
Perlu diketahui juga bagaimana kartu tersebut digunakan.
Selain lanyard, ada satu komponen yang sering digunakan bersama ID card dan kartu akses, yaitu card holder.
Fungsinya adalah melindungi dan membawa kartu agar lebih aman digunakan sehari-hari.
Dalam praktiknya, satu set perlengkapan identitas karyawan bisa terdiri dari:
ID card → card holder → lanyard
Jika kartu tersebut sekaligus digunakan sebagai kartu akses, maka:
ID card/kartu akses → card holder → lanyard
Ketiga komponen tersebut kemudian digunakan bersama oleh karyawan.
Karena itu, ketika perusahaan melakukan pengadaan, sebaiknya kebutuhan tidak dilihat sebagai produk yang berdiri sendiri-sendiri.
Supaya lebih mudah dibayangkan, kita bisa melihat beberapa contoh.
Perusahaan hanya membutuhkan identitas visual karyawan.
Maka kebutuhan bisa cukup:
ID card + card holder + lanyard
Lanyard digunakan untuk membawa dan menampilkan ID card.
Perusahaan menggunakan kartu yang terdaftar dalam sistem untuk membuka pintu.
Kebutuhannya dapat berupa:
ID card/kartu akses + card holder + lanyard
Kartu digunakan untuk identifikasi sekaligus akses, sedangkan lanyard membantu membawanya.
Misalnya ada kantor, gudang, dan ruang server.
Masing-masing karyawan bisa memiliki hak akses berbeda sesuai kebutuhan pekerjaannya.
Kartu akses menjadi bagian dari sistem kontrol tersebut, sedangkan lanyard digunakan untuk membawa kartu.
Karyawan mungkin diwajibkan menggunakan ID card selama berada di area kerja. Pada beberapa area tertentu, kartu juga dapat digunakan untuk mendapatkan akses.
Dalam kondisi seperti ini, lanyard tidak hanya menjadi aksesori, tetapi menjadi bagian dari perlengkapan identitas yang digunakan setiap hari.
Ada alasan lain mengapa perusahaan memilih membuat lanyard secara custom.
Selain untuk membawa kartu, lanyard bisa digunakan untuk memperkuat identitas visual perusahaan.
Warna brand, logo, nama perusahaan, atau pola tertentu dapat dicetak pada lanyard sehingga perlengkapan karyawan terlihat seragam.
Misalnya perusahaan memiliki warna brand biru. Lanyard dapat menggunakan warna yang sama dengan logo perusahaan sehingga ketika seluruh karyawan menggunakannya, identitas visual tersebut terlihat konsisten.
Hal ini menjadi lebih menarik ketika lanyard digunakan bersama ID card dan card holder yang desainnya juga dibuat selaras.
Dengan demikian, perlengkapan yang awalnya hanya berfungsi membawa kartu juga dapat menjadi bagian dari branding internal perusahaan.
Ini penting untuk dipahami terutama ketika perusahaan sedang mencari vendor.
Vendor lanyard bertugas membuat atau menyediakan tali pembawa kartu. Vendor tersebut tidak otomatis menjadi penyedia sistem access control.
Sistem access control sendiri bisa melibatkan:
Reader.
Controller.
Door lock.
Software.
Database pengguna.
Kartu atau media akses.
Sementara LanyardKilat berfokus pada kebutuhan seperti:
lanyard, ID card, dan card holder.
Jadi ketika perusahaan membutuhkan sistem pintu otomatis, reader, atau pengaturan hak akses, kebutuhan tersebut harus ditangani oleh penyedia sistem access control yang sesuai.
Sedangkan ketika perusahaan membutuhkan perlengkapan fisik untuk membawa dan menampilkan kartu tersebut, lanyard dan card holder menjadi bagian yang relevan.
Kalau lanyard akan digunakan untuk karyawan yang membawa kartu akses, sampaikan informasi tersebut sejak awal.
Tidak perlu menjelaskan seluruh sistem keamanan perusahaan. Cukup berikan informasi yang relevan dengan kebutuhan produk.
Misalnya:
"Lanyard ini akan digunakan untuk ID card yang sekaligus menjadi kartu akses kantor."
Informasi sederhana tersebut sudah membantu vendor memahami bahwa kartu akan digunakan secara rutin dan kemungkinan perlu sering didekatkan ke reader.
Kemudian tentukan spesifikasi seperti:
Lebar lanyard.
Bahan.
Jenis kait.
Stopper jika diperlukan.
Card holder.
Jumlah pesanan.
Desain dan warna perusahaan.
Dengan komunikasi yang jelas, produk yang dipesan bisa lebih sesuai dengan penggunaan sehari-hari.
Kalau harus dijelaskan dalam satu gambaran sederhana:
Access control mengatur hak masuk.
Kartu akses menjadi media yang digunakan untuk mendapatkan akses.
ID card menunjukkan identitas pemegang kartu.
Card holder melindungi dan membawa kartu.
Lanyard membuat kartu mudah dibawa, terlihat, dan digunakan.
Dalam perusahaan tertentu, ID card dan kartu akses dapat berada dalam satu kartu. Karena itu, satu set perlengkapan karyawan dapat terlihat sederhana, tetapi sebenarnya memiliki beberapa fungsi yang saling berkaitan.
Setelah memahami fungsi masing-masing, sekarang kita masuk ke bagian yang lebih praktis. Ketika perusahaan ingin menyiapkan identitas karyawan, sebenarnya tidak selalu harus membeli semua komponen sekaligus.
Kebutuhannya kembali pada sistem yang digunakan perusahaan. Ada perusahaan yang hanya membutuhkan ID card untuk menunjukkan identitas karyawan. Ada yang membutuhkan kartu akses untuk membuka pintu tertentu. Ada juga yang menggunakan satu kartu yang sekaligus berfungsi sebagai identitas dan kartu akses.
Lanyard kemudian menjadi pelengkap yang membuat kartu tersebut lebih mudah dibawa dan digunakan setiap hari.
Jadi sebelum melakukan pengadaan, sebaiknya perusahaan menentukan terlebih dahulu fungsi kartu yang akan digunakan, baru kemudian memilih kombinasi produk yang sesuai.
Kalau tujuan utamanya adalah identifikasi visual, ID card biasa sebenarnya sudah cukup.
Misalnya perusahaan ingin agar setiap karyawan mudah dikenali ketika berada di lingkungan kerja. ID card dapat berisi:
Foto karyawan.
Nama.
Jabatan.
Departemen.
Nomor karyawan.
Logo perusahaan.
Kemudian kartu tersebut dipasang pada card holder dan lanyard.
Dalam kondisi seperti ini, perusahaan belum tentu membutuhkan teknologi kartu akses. Fokus utamanya adalah membuat identitas karyawan terlihat jelas dan mudah digunakan.
Model seperti ini juga cukup umum digunakan pada perusahaan, sekolah, kampus, organisasi, maupun event yang membutuhkan identitas peserta.
Kebutuhannya menjadi berbeda ketika perusahaan ingin membatasi siapa saja yang boleh memasuki area tertentu.
Misalnya pintu kantor hanya bisa dibuka oleh karyawan yang sudah terdaftar. Atau ada ruang server yang hanya boleh dimasuki oleh tim IT.
Dalam kondisi tersebut, perusahaan membutuhkan sistem access control dan kartu yang kompatibel dengan sistem tersebut.
Kartu akses kemudian diberikan kepada karyawan sesuai dengan hak aksesnya.
Yang perlu diperhatikan, pengadaan kartu akses tidak cukup hanya dengan mencetak desain di permukaan kartu. Spesifikasi teknologi kartu harus sesuai dengan sistem access control yang sudah digunakan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya berkoordinasi dengan penyedia sistem access control ketika menentukan jenis kartu yang akan digunakan.
Bisa, selama sistem yang digunakan memang mendukung.
Ini justru menjadi pilihan yang praktis bagi perusahaan karena karyawan cukup membawa satu kartu.
Sisi visual kartu dapat digunakan untuk menampilkan identitas karyawan, sementara teknologi yang terdapat pada kartu dapat digunakan oleh sistem access control.
Contohnya:
Bagian depan kartu:
Foto + nama + jabatan + logo perusahaan
Fungsi tambahan:
Kartu digunakan pada sistem access control perusahaan.
Dengan konsep ini, satu kartu dapat menjadi identitas sekaligus media akses.
Namun sekali lagi, kemampuan tersebut bergantung pada teknologi kartu dan sistem access control yang digunakan. Jadi jangan menganggap semua ID card otomatis bisa digunakan sebagai kartu akses.
Kalau kartu sudah bisa digunakan untuk membuka pintu, mungkin muncul pertanyaan:
"Kenapa masih perlu lanyard?"
Jawabannya sederhana: kartu tetap perlu dibawa oleh karyawan.
Sistem access control mungkin bekerja secara elektronik, tetapi karyawan tetap membutuhkan media untuk membawa kartunya.
Lanyard membuat kartu berada di tempat yang mudah dijangkau.
Ketika karyawan perlu melakukan tap atau mendekatkan kartu ke reader, kartu dapat langsung digunakan tanpa harus mencari di dalam dompet atau tas.
Selain itu, jika kartu tersebut juga merupakan ID card, lanyard membuat identitas karyawan tetap terlihat selama berada di lingkungan perusahaan.
Jadi fungsi lanyard bukan menggantikan sistem access control, tetapi mendukung penggunaan kartu dalam aktivitas sehari-hari.
Kalau lanyard hanya digunakan untuk membawa ID card, pilihan produknya relatif fleksibel.
Namun jika kartu juga berfungsi sebagai kartu akses dan harus digunakan berkali-kali dalam sehari, faktor kenyamanan menjadi lebih penting.
Karyawan mungkin harus mengambil kartu beberapa kali dalam sehari untuk melakukan akses. Karena itu, lanyard sebaiknya tidak membuat penggunaan kartu terasa merepotkan.
Beberapa hal yang bisa dipertimbangkan antara lain:
Lebar lanyard dapat dipilih sesuai kebutuhan tampilan dan kenyamanan.
Lanyard yang lebih lebar memberikan ruang desain yang lebih luas, sementara lanyard yang lebih kecil dapat memberikan tampilan yang lebih sederhana.
Pilih jenis kait yang sesuai dengan card holder dan penggunaan sehari-hari.
Jika kartu sering dilepas atau digunakan secara langsung, mekanisme kait juga perlu diperhatikan.
Stopper dapat membantu menjaga posisi tali dan membuat penggunaan lanyard terasa lebih rapi.
Card holder juga perlu disesuaikan dengan ukuran dan jenis kartu yang digunakan.
Untuk perusahaan, lanyard tidak harus menggunakan desain polos.
Lanyard dapat dibuat custom menggunakan identitas visual perusahaan seperti logo, warna brand, atau pola tertentu.
Misalnya sebuah perusahaan memiliki warna utama biru dan putih. Lanyard dapat menggunakan kombinasi warna tersebut dengan logo perusahaan yang dicetak berulang.
Ketika digunakan bersama ID card dan card holder, hasilnya menjadi satu set identitas karyawan yang terlihat lebih seragam.
Ini juga membuat lanyard memiliki fungsi tambahan sebagai bagian dari branding internal perusahaan.
Kalau perusahaan sedang menyiapkan identitas karyawan dari awal, salah satu kombinasi yang paling mudah adalah:
ID Card + Card Holder + Lanyard
ID card digunakan untuk identitas.
Card holder digunakan untuk melindungi kartu.
Lanyard digunakan untuk membawa kartu.
Jika perusahaan menggunakan kartu akses, konsepnya bisa menjadi:
ID Card/Kartu Akses + Card Holder + Lanyard
Kartu digunakan untuk identitas sekaligus akses jika memang sistem mendukung.
Card holder membantu membawa dan melindungi kartu.
Lanyard membuat kartu mudah dibawa dan digunakan.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu melihat ketiga produk tersebut sebagai barang yang berdiri sendiri. Ketiganya dapat dirancang sebagai satu paket kebutuhan identitas karyawan.
Sebelum melakukan pengadaan, perusahaan sebaiknya sudah mengetahui kebutuhan dasarnya.
Tidak perlu langsung menentukan semua detail teknis. Yang penting beberapa informasi utama sudah tersedia.
Apakah kartu hanya untuk identitas atau juga digunakan sebagai kartu akses?
Jumlah ini membantu menentukan jumlah ID card dan lanyard yang harus disiapkan.
Jika ID card menggunakan foto dan nama, data tersebut perlu disiapkan sesuai format yang dibutuhkan.
Logo perusahaan, warna brand, dan elemen desain lainnya dapat digunakan untuk membuat lanyard custom.
Misalnya:
Card holder.
Hook.
Stopper.
Buckle.
Jika kartu akan digunakan untuk access control, informasikan jenis atau spesifikasi sistem kepada pihak yang mengerjakan kartu agar tidak terjadi ketidaksesuaian.
Untuk perusahaan yang sedang menyiapkan perlengkapan identitas karyawan, LanyardKilat tidak hanya menyediakan lanyard.
Kebutuhan dapat diarahkan pada beberapa produk yang saling melengkapi, seperti lanyard custom, ID card, dan card holder.
Dengan begitu, perusahaan dapat menyesuaikan kebutuhannya.
Kalau hanya membutuhkan tali untuk ID card, bisa fokus pada lanyard.
Kalau membutuhkan identitas karyawan sekaligus tali pembawanya, dapat menggunakan kombinasi ID card dan lanyard.
Kalau kartu juga digunakan dalam sistem access control, kebutuhan dapat disiapkan dengan memperhatikan spesifikasi kartu yang kompatibel dengan sistem perusahaan.
Jadi yang penting bukan sekadar memilih produk, tetapi memastikan setiap produk sesuai dengan fungsi yang dibutuhkan.
Salah satu keuntungan membuat lanyard custom adalah perusahaan tidak harus menggunakan tali polos.
Lanyard dapat membawa identitas visual perusahaan melalui warna, logo, atau desain tertentu.
Misalnya:
Logo perusahaan + warna brand + nama perusahaan
dicetak sepanjang lanyard.
Ketika seluruh karyawan menggunakan lanyard tersebut, tampilan identitas perusahaan menjadi lebih seragam.
Hal ini cukup berguna terutama bagi perusahaan dengan banyak karyawan, karena lanyard menjadi bagian yang terlihat ketika karyawan berada di lingkungan kerja.
Jadi meskipun fungsi utamanya hanya membawa kartu, lanyard tetap bisa memberikan nilai tambahan dari sisi branding.
Supaya lebih mudah menentukan produk, berikut gambaran sederhananya.
|
Kebutuhan |
ID Card |
Kartu Akses |
Card Holder |
Lanyard |
|
Identitas karyawan biasa |
✓ |
- |
✓ |
✓ |
|
Identitas karyawan + akses pintu |
✓ |
✓* |
✓ |
✓ |
|
Kantor dengan area terbatas |
✓ |
✓* |
✓ |
✓ |
|
Event/seminar |
✓ |
- |
Bisa |
✓ |
|
Pabrik/area produksi |
✓ |
✓* |
✓ |
✓ |
* Bisa menggunakan kartu yang sama sebagai ID card sekaligus kartu akses jika teknologi dan sistem perusahaan mendukung.
Tabel tersebut bukan berarti semua perusahaan harus menggunakan konfigurasi yang sama. Kebutuhan tetap bergantung pada sistem keamanan dan cara kerja masing-masing perusahaan.
Kalau perusahaan sudah menggunakan sistem access control, satu hal yang sebaiknya dilakukan adalah jangan mengganti jenis kartu secara sembarangan.
Misalnya perusahaan saat ini menggunakan kartu RFID tertentu. Ketika ingin mencetak ID card baru, spesifikasi kartu sebaiknya dikonfirmasi terlebih dahulu.
Hal ini penting karena yang menentukan apakah kartu bisa dibaca oleh sistem bukan desain cetaknya, tetapi teknologi dan spesifikasi kartu yang digunakan.
Jadi sebelum memesan, pastikan informasi mengenai kartu sudah jelas.
Setelah itu, barulah kebutuhan visual seperti desain ID card, card holder, dan lanyard dapat disiapkan.
Kalau seluruh pembahasan diringkas, hubungan keempatnya sebenarnya cukup sederhana.
Access control adalah sistem yang mengatur siapa yang boleh mengakses suatu area.
Kartu akses menjadi salah satu media yang digunakan untuk mendapatkan akses tersebut.
ID card digunakan untuk menunjukkan identitas pemegang kartu dan pada sistem tertentu dapat digabungkan dengan fungsi kartu akses.
Lanyard digunakan untuk membawa ID card atau kartu akses agar mudah digunakan dan tetap terlihat.
Sementara card holder membantu membawa dan melindungi kartu.
Jadi, satu set identitas karyawan dapat terlihat sederhana dari luar, tetapi setiap komponennya memiliki fungsi masing-masing.
Ketika melakukan pengadaan, jangan hanya melihat apakah sebuah lanyard terlihat bagus atau apakah ID card terlihat menarik.
Pertanyaan pertama sebaiknya adalah:
"Kartu ini akan digunakan untuk apa?"
Kalau hanya untuk identitas, kebutuhan produknya relatif sederhana.
Kalau digunakan untuk access control, pastikan spesifikasi kartu sesuai dengan sistem yang digunakan.
Setelah itu baru pikirkan bagaimana kartu tersebut akan dibawa, apakah membutuhkan card holder, jenis kait seperti apa yang nyaman, dan lanyard seperti apa yang sesuai dengan identitas perusahaan.
Dengan urutan seperti ini, keputusan pengadaan menjadi lebih tepat.
Tidak selalu. ID card digunakan untuk menunjukkan identitas, sedangkan kartu akses digunakan sebagai media untuk mendapatkan akses ke area tertentu. Namun satu kartu bisa menjalankan kedua fungsi tersebut jika sistem perusahaan mendukung.
Lanyard bukan perangkat access control. Fungsinya adalah membawa ID card atau kartu akses agar mudah digunakan oleh karyawan.
Bisa. Kartu akses dapat dibawa menggunakan lanyard, biasanya bersama card holder, sehingga lebih mudah dijangkau ketika karyawan perlu menggunakannya.
Tidak. Kartu harus memiliki teknologi yang kompatibel dengan sistem access control yang digunakan perusahaan.
Bisa, selama konfigurasi kartu, holder, lanyard, dan sistem reader sesuai dengan kebutuhan. Untuk sistem tertentu, pengujian penggunaan kartu di kondisi sebenarnya tetap disarankan.
LanyardKilat menyediakan kebutuhan lanyard custom, ID card, dan card holder untuk kebutuhan perusahaan. Spesifikasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggunaan.
Bisa. Lanyard custom dapat dibuat dengan identitas visual perusahaan seperti logo, warna brand, dan desain tertentu sehingga sekaligus menjadi bagian dari identitas karyawan.
Sebaiknya siapkan jumlah kebutuhan, desain atau logo perusahaan, ukuran lanyard, jenis kait, kebutuhan card holder, serta informasi mengenai sistem kartu akses yang digunakan jika kartu tersebut juga akan dipakai untuk membuka pintu atau area tertentu.
