Mau cetak lanyard custom dengan beberapa desain? Simak cara mengatur artwork, quantity, revisi, approval, produksi, hingga packing agar tidak tertukar.
Saat kebutuhan cetak lanyard custom hanya menggunakan satu desain, prosesnya biasanya cukup sederhana. File desain dikirim, jumlah ditentukan, desain disetujui, lalu masuk produksi. Tantangannya mulai muncul ketika satu pesanan berisi beberapa desain sekaligus.
Misalnya perusahaan ingin memesan 1.000 pcs lanyard, tetapi terdiri dari desain untuk karyawan, supervisor, panitia, dan tamu. Secara total jumlahnya tetap 1.000 pcs, tetapi ada beberapa artwork, beberapa jumlah per desain, dan bisa saja ada perbedaan penggunaan atau identitas pada masing-masing lanyard.
Di kondisi seperti ini, masalah yang muncul bukan hanya soal desain bagus atau tidak. Yang lebih penting adalah bagaimana artwork, quantity, approval, dan hasil produksi bisa dicatat dengan jelas sehingga tidak ada desain yang tertukar atau jumlah yang salah saat proses produksi.
Kalau Anda sedang mencari layanan untuk kebutuhan tersebut, Anda bisa melihat detail layanan cetak tali lanyard custom terlebih dahulu. Setelah itu, kebutuhan beberapa desain bisa disiapkan dengan sistem order yang lebih terstruktur seperti pembahasan berikut.
Satu pesanan tidak selalu berarti satu desain. Dalam kebutuhan perusahaan, event, kampus, organisasi, maupun komunitas, sangat mungkin satu order lanyard custom digunakan untuk beberapa kelompok sekaligus.
Contohnya sebuah perusahaan mengadakan acara internal. Panitia membutuhkan lanyard dengan identitas khusus, sedangkan peserta menggunakan desain berbeda. Bisa juga bagian marketing, security, crew, dan tamu VIP menggunakan lanyard dengan identitas masing-masing.
Kondisi seperti ini sebenarnya bukan masalah selama sejak awal setiap desain dan jumlahnya sudah dipetakan. Justru yang sering membuat proses menjadi rumit adalah ketika semua file dikirim sekaligus tanpa keterangan yang jelas.
Beberapa situasi yang umum menggunakan beberapa desain dalam satu kebutuhan antara lain:
Perusahaan dengan beberapa divisi
Setiap divisi dapat menggunakan identitas atau desain yang berbeda, tetapi seluruhnya dipesan dalam satu periode produksi.
Event dengan beberapa kategori peserta
Misalnya peserta, panitia, speaker, VIP, dan crew memiliki desain berbeda.
Kampus atau organisasi
Satu kegiatan dapat membutuhkan lanyard untuk panitia, peserta, dosen, tamu, dan bagian dokumentasi.
Komunitas dengan beberapa kelompok
Satu produksi bisa terdiri dari beberapa desain untuk koordinator, anggota, maupun tim tertentu.
Brand atau perusahaan dengan beberapa identitas
Satu pesanan dapat mencakup beberapa desain yang masih berada dalam satu identitas brand.
Yang perlu diperhatikan, banyaknya desain bukan berarti setiap desain harus diperlakukan sebagai pesanan yang sama sekali terpisah. Yang lebih penting adalah membuat identitas masing-masing desain menjadi jelas sejak awal.
Ketika jumlah desain bertambah, kemungkinan kesalahan administrasi juga ikut bertambah. File yang awalnya terlihat mudah dibedakan bisa menjadi membingungkan ketika sudah ada beberapa versi, revisi, dan perubahan quantity.
Bayangkan Anda mengirim lima file dengan nama final.cdr, final2.cdr, fix.cdr, desainbaru.cdr, dan desainfixbanget.cdr. Bagi pembuat desain mungkin masih mudah dikenali. Namun ketika file tersebut masuk ke dalam proses komunikasi order, penamaan seperti itu justru membuka peluang salah penggunaan file.
Masalah lainnya adalah quantity. Total pesanan mungkin sudah benar, tetapi pembagian jumlah setiap desain belum tentu jelas. Misalnya total 1.000 pcs, tetapi tidak ada catatan yang tegas bahwa desain A berjumlah 300 pcs, desain B 500 pcs, dan desain C 200 pcs.
Beberapa masalah yang perlu diantisipasi:
file desain tertukar
file lama digunakan sebagai acuan
quantity setiap desain tidak jelas
desain yang belum disetujui masuk ke proses produksi
revisi hanya terjadi pada satu desain tetapi informasi perubahan tidak tercatat
nama file tidak sesuai dengan nama desain di order
jumlah hasil produksi per desain tidak sesuai
hasil produksi sulit dibedakan ketika masuk proses packing
Karena itu, semakin banyak desain dalam satu order, semakin penting membuat sistem identifikasi sederhana.
Cara paling sederhana untuk mengurangi kesalahan adalah memberikan kode pada setiap desain. Tidak perlu sistem yang rumit. Kode seperti A, B, C, atau LNY-01, LNY-02, LNY-03 sudah cukup selama digunakan secara konsisten.
Kode ini kemudian dipakai pada daftar order, nama file, komunikasi revisi, approval, sampai pengecekan hasil produksi.
Jadi jangan hanya mengatakan, “Desain yang warna biru itu 300 pcs.” Lebih aman jika desain tersebut mempunyai kode yang jelas sehingga semua pihak berbicara mengenai objek yang sama.
Contohnya bisa dibuat seperti berikut:
| Kode | Nama Desain | Penggunaan | Quantity | Status |
|---|---|---|---|---|
| LNY-01 | Panitia | Event | 300 pcs | Approved |
| LNY-02 | Peserta | Event | 500 pcs | Approved |
| LNY-03 | Speaker | Event | 100 pcs | Approved |
| LNY-04 | Crew | Event | 100 pcs | Approved |
Dengan tabel sederhana seperti ini, total quantity juga lebih mudah diperiksa.
300 + 500 + 100 + 100 = 1.000 pcs
Kalau ada perubahan, misalnya desain LNY-03 bertambah menjadi 150 pcs, perubahan tersebut bisa langsung dicatat tanpa harus mencari-cari desain mana yang dimaksud.
Setelah setiap desain memiliki kode, kode tersebut sebaiknya ikut digunakan pada nama file artwork. Ini langkah kecil tetapi sangat membantu ketika jumlah file mulai banyak.
Masalah yang sering terjadi justru berasal dari nama file. Ketika semua file bernama final.cdr, final2.cdr, dan final-revisi.cdr, akan sulit mengetahui mana file yang benar-benar menjadi versi terakhir.
Nama file sebaiknya langsung memberikan informasi mengenai desain dan statusnya.
Contohnya:
LNY-01-PANITIA-FINAL.cdr
LNY-02-PESERTA-FINAL.cdr
LNY-03-SPEAKER-FINAL.cdr
LNY-04-CREW-FINAL.cdr
Kalau ada revisi, versi file juga bisa dibuat lebih jelas.
Misalnya:
LNY-03-SPEAKER-REV01.cdr
LNY-03-SPEAKER-REV02.cdr
LNY-03-SPEAKER-FINAL.cdr
Yang penting bukan format nama filenya harus seperti contoh di atas. Prinsipnya adalah satu desain memiliki satu identitas yang konsisten.
Nama seperti berikut sebaiknya dihindari:
desain baru.cdr
desain fix.cdr
final banget.cdr
final revisi.cdr
final terbaru.cdr
desain yang kemarin.cdr
Nama tersebut mungkin terasa jelas ketika baru dibuat, tetapi beberapa hari kemudian bisa sulit dibedakan.
Lebih aman menggunakan pola:
Kode – Nama – Versi/Status
Contohnya:
LNY-02-PESERTA-FINAL.cdr
Dengan pola tersebut, ketika ada 10 atau bahkan 20 desain dalam satu kebutuhan, setiap file tetap mudah dicari.
Ini bagian yang sering dianggap sepele. Padahal ketika beberapa desain masuk dalam satu order, total quantity saja tidak cukup.
Misalnya customer mengatakan:
“Kami pesan 1.000 pcs dengan empat desain.”
Informasi tersebut belum menjelaskan pembagiannya.
Vendor masih membutuhkan informasi apakah pembagiannya 250-250-250-250, atau 400-300-200-100.
Karena itu, quantity sebaiknya selalu ditulis berdasarkan kode desain.
Contohnya:
| Kode | Desain | Quantity |
|---|---|---|
| LNY-01 | Panitia | 400 pcs |
| LNY-02 | Peserta | 300 pcs |
| LNY-03 | VIP | 200 pcs |
| LNY-04 | Crew | 100 pcs |
| Total | 1.000 pcs |
Dengan format seperti ini, tidak ada lagi interpretasi berdasarkan nama file atau percakapan sebelumnya.
Kalau ada perubahan jumlah, cukup ubah tabelnya dan pastikan versi terbaru menjadi acuan bersama.
Untuk pembahasan yang lebih luas mengenai bagaimana quantity memengaruhi struktur pesanan lanyard, Anda juga bisa menghubungkannya dengan artikel Cetak Lanyard 100, 500, dan 1.000 Pcs.
Dalam order dengan banyak desain, tidak semua artwork selalu selesai pada waktu yang sama. Bisa saja empat desain sudah disetujui, sementara satu desain masih menunggu revisi.
Situasi seperti ini perlu diberi status yang jelas. Jangan sampai file yang masih dalam proses revisi dianggap sebagai file final hanya karena berada dalam folder yang sama.
Misalnya:
| Kode | Status |
|---|---|
| LNY-01 | Approved |
| LNY-02 | Approved |
| LNY-03 | Revision |
| LNY-04 | Approved |
| LNY-05 | Approved |
Dengan begitu, semua pihak bisa langsung melihat bahwa hanya LNY-03 yang masih perlu diperbaiki.
Status sederhana seperti Draft, Revision, Approved sudah cukup untuk membantu membedakan tahap masing-masing artwork.
Ketika desain hanya satu, kalimat “desain sudah oke” mungkin masih cukup mudah dipahami. Tetapi ketika ada banyak desain, sebaiknya approval dibuat lebih spesifik.
Misalnya customer memiliki enam desain. Daripada mengatakan:
“Semua desain sudah oke.”
lebih aman menggunakan:
“LNY-01, LNY-02, LNY-03, LNY-04, LNY-05, dan LNY-06 sudah approved untuk produksi.”
Kalau hanya sebagian yang sudah disetujui, sebutkan juga kodenya.
Contohnya:
“LNY-01 sampai LNY-04 approved. LNY-05 masih revisi.”
Dengan cara seperti ini, status produksi setiap desain menjadi lebih mudah ditelusuri.
Proses approval memang merupakan bagian penting sebelum produksi. Namun dalam order multi-design, fokusnya bukan hanya apakah desain sudah disetujui, melainkan desain mana yang sudah disetujui.
Untuk memahami alur produksi secara keseluruhan, artikel Tahapan Produksi Lanyard Custom dari Awal hingga Akhir dapat digunakan sebagai referensi internal tambahan.
Revisi menjadi lebih rumit ketika hanya satu dari beberapa desain yang berubah. Misalnya ada lima desain, lalu desain ketiga meminta perubahan logo.
Jangan menganggap perubahan kecil tersebut tidak perlu dicatat. Justru karena hanya satu desain yang berubah, identitas desain tersebut harus semakin jelas agar file lainnya tidak ikut tertukar.
Sebaiknya setiap revisi memiliki versi atau nomor perubahan.
Contohnya:
LNY-03-SPEAKER-REV01
LNY-03-SPEAKER-REV02
LNY-03-SPEAKER-FINAL
Kemudian setelah customer menyetujui versi terakhir, statusnya diubah menjadi Approved.
Hal yang perlu diperhatikan saat revisi antara lain:
kode desain tetap sama
nomor revisi berubah
file lama tidak digunakan sebagai acuan final
status approval diperbarui
perubahan dicatat
vendor menerima file final yang benar
desain lain tidak ikut berubah tanpa persetujuan
Dengan cara ini, revisi tidak membuat seluruh order menjadi membingungkan.
Kalau order sudah mulai memiliki banyak desain, sebaiknya jangan hanya mengandalkan percakapan WhatsApp. Percakapan memang praktis, tetapi ketika informasi sudah puluhan pesan, mencari kembali file dan quantity tertentu bisa memakan waktu.
Solusinya adalah membuat satu master list order yang menjadi acuan.
Master list tidak harus rumit. Spreadsheet sederhana sudah cukup.
Kolomnya bisa terdiri dari:
| Kode | Nama Desain | File | Quantity | Revisi | Approval | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| LNY-01 | Panitia | LNY-01-FINAL | 300 | 2 | Approved | Produksi |
| LNY-02 | Peserta | LNY-02-FINAL | 500 | 1 | Approved | Produksi |
| LNY-03 | Speaker | LNY-03-REV02 | 100 | 2 | Revision | Tunggu approval |
| LNY-04 | Crew | LNY-04-FINAL | 100 | 1 | Approved | Produksi |
Dari tabel tersebut, kondisi order bisa dilihat dalam satu tempat.
Kalau total pesanan berubah, quantity dapat diperbarui. Kalau satu desain direvisi, statusnya dapat diubah. Kalau semua desain sudah approved, proses berikutnya juga lebih mudah dilakukan.
Sebelum masuk produksi, sebaiknya dilakukan pengecekan terakhir antara artwork dan quantity. Ini bukan sekadar mengecek apakah jumlah total sudah benar, tetapi memastikan setiap kode desain mempunyai pasangan quantity yang benar.
Misalnya:
LNY-01 → artwork panitia → 300 pcs
LNY-02 → artwork peserta → 500 pcs
LNY-03 → artwork speaker → 100 pcs
LNY-04 → artwork crew → 100 pcs
Kalau semuanya sesuai, totalnya menjadi 1.000 pcs.
Pengecekan seperti ini membantu mengurangi risiko kesalahan yang sebenarnya sederhana tetapi dampaknya bisa terasa ketika produksi sudah berjalan.
Checklist sebelum produksi bisa dibuat seperti berikut:
Semua desain sudah memiliki kode.
Semua artwork sudah memiliki versi yang jelas.
File final sudah dipisahkan dari file revisi.
Quantity setiap desain sudah ditentukan.
Total quantity sudah dihitung ulang.
Status approval setiap desain sudah jelas.
Artwork yang masuk produksi sudah sesuai dengan versi terakhir.
Catatan khusus setiap desain sudah dicantumkan.
Pengelolaan order sebenarnya tidak berhenti ketika file masuk produksi. Hasil produksi juga perlu tetap mengikuti identitas desain yang sudah dibuat sejak awal.
Kalau terdapat empat desain, hasilnya jangan hanya dianggap sebagai “1.000 pcs lanyard”. Secara administrasi, hasil tersebut tetap terdiri dari empat kelompok berbeda.
Misalnya:
LNY-01 → 300 pcs
LNY-02 → 500 pcs
LNY-03 → 100 pcs
LNY-04 → 100 pcs
Dengan begitu, proses pengecekan hasil bisa dilakukan berdasarkan masing-masing desain.
Hal ini juga membantu ketika lanyard akan dipisahkan untuk kebutuhan tertentu. Lanyard panitia tidak perlu tercampur dengan lanyard peserta, begitu juga desain untuk speaker atau crew.
Tidak semua order membutuhkan packing terpisah. Namun jika setiap desain akan dibagikan kepada kelompok berbeda, pemisahan dapat membuat proses distribusi lebih mudah.
Misalnya sebuah perusahaan memesan:
300 pcs untuk cabang Jakarta
200 pcs untuk cabang Bandung
200 pcs untuk cabang Surabaya
300 pcs untuk cabang Yogyakarta
Jika setiap desain atau kelompok tersebut akan dikirim ke lokasi berbeda, informasi packing sebaiknya sudah disampaikan sejak awal.
Yang perlu diperjelas bukan hanya desain, tetapi juga:
Kode desain.
Quantity.
Tujuan pengiriman jika berbeda.
Identitas kelompok.
Cara pemisahan packing yang diinginkan.
Dengan begitu, proses produksi dan distribusi tidak berjalan berdasarkan asumsi.
Supaya lebih mudah dibayangkan, misalnya sebuah perusahaan ingin cetak lanyard custom sebanyak 1.000 pcs dengan empat desain.
Desainnya adalah:
| Kode | Kebutuhan | Quantity |
|---|---|---|
| LNY-01 | Karyawan | 500 pcs |
| LNY-02 | Panitia | 250 pcs |
| LNY-03 | VIP | 100 pcs |
| LNY-04 | Crew | 150 pcs |
| Total | 1.000 pcs |
Pertama, setiap desain diberi kode. Kemudian masing-masing artwork menggunakan kode yang sama. Setelah itu quantity ditentukan dan dimasukkan ke master list.
Selanjutnya setiap artwork diperiksa dan mendapatkan status approval.
Alurnya kira-kira seperti ini:
Brief kebutuhan
→ Daftar desain
→ Pemberian kode
→ Pengiriman artwork
→ Revisi jika diperlukan
→ Approval setiap desain
→ Pengecekan quantity
→ Produksi
→ QC
→ Pemisahan hasil
→ Packing
Dengan alur seperti ini, banyaknya desain tidak otomatis membuat order menjadi rumit. Yang membuat order rumit biasanya adalah ketika informasi mengenai desain, quantity, dan statusnya tidak memiliki struktur yang jelas.
Bisa saja, selama detail setiap desain dapat dibedakan dengan jelas. Yang perlu dipastikan adalah informasi mengenai desain, quantity, file artwork, dan status approval sudah disampaikan kepada vendor secara terstruktur.
Jadi, ketika Anda mengatakan ingin cetak lanyard custom beberapa desain, jangan hanya menyampaikan jumlah total. Sertakan juga pembagian quantity dan identitas masing-masing desain.
Contohnya:
Total 1.000 pcs
LNY-01 = 500 pcs
LNY-02 = 250 pcs
LNY-03 = 100 pcs
LNY-04 = 150 pcs
Kemudian masing-masing kode memiliki file artwork sendiri.
Format seperti ini jauh lebih mudah dipahami daripada mengirim empat file sekaligus kemudian menjelaskan satu per satu melalui chat.
Jika spesifikasi produk juga belum ditentukan, Anda bisa merujuk ke artikel Spesifikasi Lanyard Custom yang Perlu Disiapkan Sebelum Meminta Penawaran agar data dasar seperti ukuran, bahan, aksesori, desain, dan jumlah sudah lebih siap ketika menghubungi vendor.
Sebelum mengirim kebutuhan lanyard custom beda desain, coba cek lagi apakah semua informasi sudah lengkap.
Tidak perlu membuat sistem yang terlalu rumit. Yang penting setiap desain mempunyai identitas yang jelas dan informasi yang berkaitan dengannya tidak terpisah-pisah.
Checklist sederhananya:
Sudah berapa desain?
Apakah setiap desain sudah diberi kode?
Apakah nama file sudah sesuai dengan kode desain?
Apakah setiap desain memiliki quantity masing-masing?
Apakah total quantity sudah dihitung ulang?
Apakah semua artwork sudah versi final?
Apakah desain yang masih direvisi sudah dipisahkan?
Apakah setiap desain sudah mendapatkan approval?
Apakah ada catatan khusus untuk desain tertentu?
Apakah hasil produksi perlu dipisahkan saat packing?
Kalau sepuluh hal tersebut sudah jelas, komunikasi order biasanya jauh lebih mudah.
Memesan cetak lanyard custom dengan beberapa desain sebenarnya tidak harus menjadi proses yang rumit. Yang penting, setiap desain memiliki identitas yang jelas dan identitas tersebut digunakan secara konsisten dari awal sampai akhir.
Mulailah dari kode desain. Setelah itu cocokkan kode dengan nama file, quantity, versi artwork, dan status approval. Ketika masuk produksi, kode yang sama bisa digunakan sebagai acuan pengecekan sehingga artwork dan jumlahnya tidak mudah tertukar.
Jangan hanya berfokus pada total pesanan. Kalau ada 1.000 pcs dengan empat desain, yang perlu dikontrol sebenarnya adalah empat kelompok desain tersebut beserta quantity masing-masing.
Dengan alur artwork → kode desain → quantity → revisi → approval → produksi → QC → packing, satu order dengan banyak desain menjadi jauh lebih mudah dikelola.
Dan kalau kebutuhan Anda memang sudah siap untuk masuk tahap produksi, Anda dapat melihat spesifikasi layanan Cetak Tali Lanyard Custom LanyardKilat untuk menyesuaikan kebutuhan lanyard, ukuran, printing, dan aksesori yang diperlukan.
Bisa, selama setiap desain memiliki informasi yang jelas. Sebaiknya setiap artwork diberi kode dan disertai jumlah masing-masing agar tidak tertukar saat proses produksi.
Gunakan nama file yang konsisten berdasarkan kode desain. Contohnya LNY-01-PANITIA-FINAL.cdr dan LNY-02-PESERTA-FINAL.cdr. Dengan begitu, nama file langsung menunjukkan desain yang dimaksud.
Sebaiknya iya. Total quantity saja belum cukup jika satu order terdiri dari beberapa desain. Quantity masing-masing desain perlu dicatat agar pembagian produksi jelas.
Pisahkan statusnya dari desain yang sudah final. Misalnya desain LNY-01 sampai LNY-04 sudah approved, sedangkan LNY-05 masih revision. Jangan menggunakan file revisi sebagai file produksi sebelum mendapatkan persetujuan final.
Sebaiknya setiap desain memiliki status approval yang jelas. Ini terutama penting ketika satu order terdiri dari banyak artwork karena tidak semua desain selalu selesai atau disetujui pada waktu yang sama.
Tergantung kebutuhan. Jika masing-masing desain akan digunakan atau dikirim ke kelompok berbeda, pemisahan berdasarkan kode desain dan quantity dapat membantu proses distribusi.
Yang paling penting adalah membuat hubungan yang jelas antara kode desain, artwork, quantity, versi file, dan approval. Dengan begitu, setiap desain memiliki identitas yang bisa ditelusuri sampai hasil produksi.
