Pelajari cara menghitung budget pengadaan ID card karyawan, mulai dari jumlah kebutuhan, spesifikasi, holder, lanyard perusahaan, hingga biaya tambahan.
Ketika perusahaan akan membuat ID card untuk karyawan, menghitung anggarannya ternyata tidak cukup hanya dengan mengalikan jumlah karyawan dengan harga kartu.
Ada beberapa komponen lain yang mungkin ikut dibutuhkan, seperti card holder, lanyard, attachment, yoyo, personalisasi data, hingga kebutuhan pengemasan. Jika semua komponen tersebut baru dipikirkan setelah proses pemesanan berjalan, anggaran yang sudah dibuat di awal bisa berubah.
Karena itu, pengadaan ID card karyawan sebaiknya dihitung berdasarkan kebutuhan identitas secara keseluruhan, bukan hanya harga kartu per pcs.
Secara sederhana, perusahaan dapat menggunakan rumus:
Total budget = jumlah unit × biaya per unit + komponen tambahan yang dibutuhkan
Komponen tambahannya bisa berbeda-beda. Perusahaan yang hanya membutuhkan kartu identitas tentu memiliki struktur biaya berbeda dengan perusahaan yang membutuhkan ID card lengkap dengan holder dan lanyard perusahaan.
Budget pengadaan ID card adalah perkiraan dana yang disiapkan perusahaan untuk menyediakan kartu identitas beserta komponen pendukung yang memang diperlukan oleh karyawan.
Konsep ini sedikit berbeda dengan sekadar mencari harga cetak ID card.
Misalnya sebuah perusahaan mempunyai 300 karyawan. Jika harga kartu adalah RpX per pcs, perhitungan sederhana memang tinggal:
300 × RpX
Tetapi bagaimana jika setiap karyawan juga membutuhkan holder dan lanyard?
Maka perhitungannya berubah menjadi:
300 ID card + 300 holder + 300 lanyard + komponen lain yang diperlukan.
Inilah alasan mengapa dalam proses pengadaan, perusahaan sebaiknya menentukan terlebih dahulu apa yang akan diterima oleh setiap karyawan.
Apakah hanya kartu?
Atau satu set yang terdiri dari kartu, holder, dan tali pengenal?
Keputusan tersebut akan menentukan struktur anggaran.
Tidak semua perusahaan membutuhkan komponen yang sama. Namun, untuk membuat estimasi awal, kebutuhan dapat dipetakan menjadi beberapa bagian.
| Komponen | Fungsi | Umumnya dihitung berdasarkan |
|---|---|---|
| ID card | Identitas karyawan | Jumlah kartu |
| Personalisasi | Nama, foto, jabatan, nomor karyawan | Jumlah kartu |
| Card holder | Melindungi kartu | Jumlah pengguna |
| Lanyard | Membawa kartu | Jumlah pengguna |
| Hook/attachment | Menghubungkan kartu dan lanyard | Jumlah pengguna |
| Yoyo/retractable reel | Memudahkan kartu digunakan saat scan | Sesuai kebutuhan |
| Barcode/QR/RFID | Identifikasi atau integrasi sistem | Sesuai sistem |
| Packaging | Distribusi dan penyimpanan | Sesuai kebutuhan |
Dari tabel tersebut terlihat bahwa jumlah karyawan memang menjadi titik awal, tetapi bukan satu-satunya variabel.
Ada perusahaan yang mungkin hanya membutuhkan ID card PVC. Ada pula yang membutuhkan satu paket lengkap karena kartu harus selalu dikenakan selama jam kerja.
Jadi, sebelum menghitung anggaran, buat dulu daftar komponen yang benar-benar diperlukan.
Langkah pertama adalah menentukan berapa banyak orang yang akan menerima ID card.
Jangan langsung menggunakan jumlah seluruh karyawan dalam database jika tidak semuanya membutuhkan kartu yang sama.
Misalnya perusahaan memiliki:
Jika seluruh kelompok tersebut membutuhkan ID card, kebutuhan dasarnya menjadi 310 kartu.
Namun, jika ada kelompok tertentu yang menggunakan kartu dengan sistem berbeda, jumlah tersebut perlu dipisahkan berdasarkan spesifikasinya.
Karena kebutuhan ID card tidak selalu seragam.
Karyawan kantor mungkin cukup menggunakan kartu identitas biasa. Sementara karyawan yang bekerja di area produksi atau fasilitas dengan kontrol akses tertentu mungkin membutuhkan kartu dengan fitur atau attachment yang berbeda.
Daripada menghitung semuanya sebagai satu produk, lebih baik buat kelompok kebutuhan terlebih dahulu.
Contohnya:
| Kelompok | Jumlah | Kebutuhan |
|---|---|---|
| Staff kantor | 200 | ID card + holder + lanyard |
| Operasional | 80 | ID card + holder + lanyard |
| Security | 20 | ID card + holder + attachment khusus |
| Karyawan baru | 10 | ID card + holder + lanyard |
| Total | 310 | — |
Dengan cara ini, procurement bisa mengetahui bahwa kebutuhan sebenarnya bukan sekadar 310 ID card, tetapi terdiri dari beberapa konfigurasi.
Setelah jumlah pengguna diketahui, tentukan bentuk pengadaannya.
Ada perusahaan yang hanya memesan kartu karena sudah mempunyai stok holder dan lanyard. Ada pula perusahaan yang sedang membuat sistem identitas baru sehingga seluruh perlengkapan harus disiapkan dari awal.
Untuk kondisi kedua, pengadaan dapat mencakup:
ID card + card holder + lanyard.
Dalam konteks perusahaan, lanyard dapat dibuat mengikuti identitas visual organisasi, misalnya menggunakan warna brand dan logo perusahaan. Dengan begitu, lanyard perusahaan tidak hanya berfungsi sebagai tali pembawa kartu, tetapi juga menjadi bagian dari identitas yang dikenakan karyawan.
Namun, jangan otomatis memasukkan semua aksesori ke dalam budget.
Jika karyawan tidak membutuhkan yoyo, misalnya, tidak ada alasan memasukkannya ke seluruh paket.
Prinsipnya sederhana:
Hitung berdasarkan fungsi yang benar-benar dibutuhkan, bukan berdasarkan paket yang paling lengkap.
Ini salah satu cara paling mudah untuk menghindari kesalahan saat menyusun budget.
Jangan membuat satu angka:
“Budget ID card = RpX.”
Lebih baik pecah menjadi beberapa komponen.
Misalnya:
| Komponen | Jumlah | Harga/unit | Subtotal |
|---|---|---|---|
| ID card | 300 | Rp… | Rp… |
| Card holder | 300 | Rp… | Rp… |
| Lanyard | 300 | Rp… | Rp… |
| Attachment | 300 | Rp… | Rp… |
| Yoyo | 50 | Rp… | Rp… |
| Total | Rp… |
Angka harga pada tabel tersebut sebaiknya diisi berdasarkan quotation vendor untuk spesifikasi yang benar-benar akan dipesan, bukan menggunakan angka perkiraan yang tidak jelas sumbernya.
Cara ini juga memudahkan ketika perusahaan ingin mengubah spesifikasi.
Misalnya setelah evaluasi ternyata yoyo hanya dibutuhkan oleh 50 karyawan. Procurement tinggal mengubah komponen tersebut tanpa harus menghitung ulang seluruh pengadaan.
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah meminta vendor:
“Minta harga ID card untuk 500 orang.”
Informasi tersebut belum cukup untuk menghasilkan perbandingan yang benar-benar adil.
Vendor setidaknya perlu mengetahui spesifikasi dasar yang akan dibuat.
Misalnya:
Semakin jelas spesifikasinya, semakin mudah vendor menghitung kebutuhan produksi.
Untuk mengetahui contoh spesifikasi yang dapat digunakan pada kebutuhan perusahaan, Anda juga bisa melihat halaman cetak ID card custom.
Yang perlu diperhatikan adalah jangan membandingkan quotation sebelum memastikan spesifikasinya sama.
Vendor A mungkin memberikan harga untuk kartu saja, sedangkan Vendor B memberikan harga untuk kartu lengkap dengan holder. Secara angka, B terlihat lebih mahal, padahal isi produknya berbeda.
ID card karyawan biasanya memiliki informasi yang berbeda dengan kartu peserta event atau kartu anggota.
Perusahaan dapat menentukan apakah kartu perlu memuat:
Nama → foto → jabatan → divisi → nomor karyawan → barcode/QR code → masa berlaku.
Semakin kompleks data yang harus diproses, semakin penting perusahaan memiliki database final sebelum produksi.
Ini bukan hanya persoalan biaya, tetapi juga persoalan efisiensi.
Bayangkan perusahaan memesan 500 kartu dan kemudian menemukan 20 nama salah. Masalahnya bukan hanya biaya pencetakan ulang. Ada waktu yang terbuang untuk verifikasi, produksi ulang, dan distribusi kembali.
Karena itu, approval data sebaiknya menjadi bagian dari proses pengadaan sejak awal.
Tidak selalu, tetapi hal ini layak dipertimbangkan dalam perencanaan.
ID card bisa rusak, hilang, atau perlu diganti ketika karyawan pindah divisi, berubah jabatan, atau mengalami perubahan data.
Namun, bukan berarti perusahaan harus mencetak cadangan dalam jumlah besar.
Pertimbangannya bisa disesuaikan dengan:
Jika vendor mampu menangani produksi ulang dengan cepat, perusahaan mungkin tidak membutuhkan stok cadangan sebanyak perusahaan yang memiliki proses pengadaan ulang lebih panjang.
Jadi, keputusan stok cadangan sebaiknya dikaitkan dengan risiko dan sistem penggantian kartu, bukan sekadar menambahkan sejumlah kartu secara acak.
Ini juga perlu dipikirkan sebelum membuat budget.
Jumlah karyawan perusahaan tidak selalu tetap. Bisa ada:
Karena itu, perusahaan sebaiknya menyimpan spesifikasi ID card dan lanyard yang sudah disetujui sebagai acuan produksi berikutnya.
Tujuannya bukan hanya memudahkan pemesanan, tetapi menjaga identitas perusahaan tetap konsisten.
Misalnya karyawan baru masuk enam bulan kemudian. Perusahaan tidak perlu membuat desain baru dari awal. Spesifikasi yang sudah disetujui dapat digunakan kembali dengan data karyawan yang baru.
Dengan sistem seperti ini, proses pengadaan berikutnya menjadi lebih sederhana dan risiko perbedaan tampilan antarbatch dapat dikurangi.
perhitungan contoh budget 50, 100, 500, dan 1.000 karyawan → cara membaca quotation vendor → komponen yang sering terlupakan → cara menghindari pemborosan → kapan memilih paket ID card + lanyard → checklist procurement → FAQ.
Dan berbeda dari draft sebelumnya, kita tidak akan mengulang pembahasan harga lanyard, desain lanyard, atau fungsi ID card secara panjang, karena halaman-halaman tersebut sudah ada di LanyardKilat. Sitemap menunjukkan LanyardKilat memang sudah memiliki halaman khusus untuk paket identitas perusahaan, paket lanyard + ID card, contoh ID card karyawan, serta produk ID card dan card holder.
Setelah jumlah karyawan dan spesifikasi produk ditentukan, langkah berikutnya adalah membuat simulasi anggaran. Tujuannya bukan untuk mencari satu angka yang berlaku untuk semua perusahaan, tetapi untuk mengetahui komponen apa saja yang harus masuk ke budget.
Sebagai contoh, perusahaan memiliki 100 karyawan dan seluruhnya membutuhkan identitas yang terdiri dari ID card, holder, dan lanyard. Maka kebutuhan dasarnya adalah 100 unit untuk masing-masing komponen.
Namun, jika hanya 20 karyawan yang membutuhkan yoyo karena harus sering melakukan scan kartu, maka yoyo tidak perlu dimasukkan sebanyak 100 unit.
| Komponen | Jumlah | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| ID card | 100 pcs | Sesuai quotation | 100 × harga |
| Card holder | 100 pcs | Sesuai quotation | 100 × harga |
| Lanyard | 100 pcs | Sesuai quotation | 100 × harga |
| Attachment | 100 pcs | Sesuai quotation | 100 × harga |
| Yoyo | 20 pcs | Sesuai quotation | 20 × harga |
| Total | Jumlah seluruh komponen |
Dengan format tersebut, perusahaan bisa melihat dengan jelas bagian mana yang memang wajib dan bagian mana yang hanya diperlukan oleh kelompok karyawan tertentu.
Untuk kebutuhan lebih besar, prinsipnya sama.
| Jumlah pengguna | ID card | Holder | Lanyard | Yoyo* |
|---|---|---|---|---|
| 50 | 50 | 50 | 50 | Sesuai kebutuhan |
| 100 | 100 | 100 | 100 | Sesuai kebutuhan |
| 500 | 500 | 500 | 500 | Sesuai kebutuhan |
| 1.000 | 1.000 | 1.000 | 1.000 | Sesuai kebutuhan |
*Yoyo tidak harus diberikan kepada seluruh karyawan.
Angka harga sebaiknya diisi berdasarkan quotation aktual dari vendor. Dengan demikian, simulasi budget tetap relevan meskipun spesifikasi atau jumlah pesanan berubah.
Kesalahan yang cukup umum dalam pengadaan adalah membandingkan hanya harga satuan.
Misalnya ada dua penawaran:
| Vendor | Harga yang ditawarkan | Isi |
|---|---|---|
| A | RpX/pcs | ID card saja |
| B | RpY/pcs | ID card + holder |
| C | RpZ/pcs | ID card + holder + lanyard |
Kalau hanya melihat nominal, penawaran A mungkin terlihat paling murah. Tetapi jika perusahaan memang membutuhkan ketiga komponen, maka harga A belum menggambarkan biaya pengadaan sebenarnya.
Karena itu, procurement sebaiknya menggunakan prinsip:
Bandingkan total biaya untuk spesifikasi yang sama, bukan sekadar harga produk per pcs.
Hal ini juga berlaku ketika membandingkan lanyard. Lanyard dengan harga berbeda belum tentu memiliki spesifikasi yang sama. Lebar tali, bahan, metode printing, jenis hook, stopper, dan fitur tambahan dapat memengaruhi konfigurasi produk.
Jika perusahaan ingin menghitung kebutuhan lanyard secara terpisah, gunakan halaman harga lanyard custom sebagai salah satu referensi sebelum meminta quotation sesuai jumlah dan spesifikasi aktual.
Selain harga kartu, ada beberapa hal yang sering tidak dimasukkan ketika membuat estimasi awal.
Perusahaan biasanya tidak mencetak 500 kartu dengan isi yang sama. Nama, foto, jabatan, divisi, dan nomor karyawan dapat berbeda pada setiap kartu.
Karena itu, sebelum produksi, perlu ada data final yang sudah diperiksa.
Jika data belum siap, jadwal produksi juga dapat ikut terdampak. Jadi, meskipun personalisasi tidak selalu menjadi biaya terpisah, proses tersebut tetap perlu dimasukkan dalam perencanaan pengadaan.
Kedua komponen ini sering dianggap sebagai aksesori tambahan.
Padahal jika kebijakan perusahaan mengharuskan karyawan mengenakan ID card setiap hari, holder dan lanyard sebenarnya merupakan bagian dari kebutuhan penggunaan.
Perusahaan yang ingin menjaga identitas visual juga dapat menggunakan lanyard perusahaan custom, misalnya dengan logo dan warna brand yang konsisten.
Untuk kebutuhan tersebut, cetak tali lanyard custom dapat dijadikan salah satu pilihan produk yang kemudian dihitung berdasarkan jumlah dan spesifikasi yang dibutuhkan.
Hook, buckle, safety breakaway, atau retractable reel juga bisa masuk dalam anggaran apabila memang diperlukan.
Namun, jangan menganggap semua karyawan harus menggunakan konfigurasi yang sama.
Misalnya:
Dengan membedakan kebutuhan berdasarkan fungsi, perusahaan dapat menghindari pengeluaran untuk aksesori yang sebenarnya tidak digunakan.
Setelah membuat brief, perusahaan biasanya akan mendapatkan quotation dari satu atau beberapa vendor.
Jangan langsung melihat angka paling bawah.
Periksa setidaknya enam hal:
Pastikan jelas apakah harga hanya untuk ID card atau sudah termasuk holder, lanyard, dan attachment.
Periksa material, ukuran, printing, dan fitur kartu.
Pastikan apakah nama, foto, jabatan, barcode, QR code, atau data lainnya sudah termasuk dalam penawaran.
Pastikan jumlah yang dihitung vendor sesuai dengan kebutuhan aktual.
Harga yang sesuai budget tetap tidak membantu jika produk selesai setelah tanggal yang dibutuhkan.
Untuk pengadaan ratusan atau ribuan unit, perhitungkan juga bagaimana produk dikemas dan dikirim ke lokasi perusahaan.
Dengan checklist ini, procurement dapat mengubah quotation menjadi perbandingan yang apple-to-apple.
Memesan ID card dan lanyard secara bersamaan dapat menjadi pilihan praktis ketika perusahaan sedang membuat atau memperbarui sistem identitas karyawan dari awal.
Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan sejak awal:
ukuran kartu → desain kartu → holder → lanyard → attachment → jumlah → packaging.
Hal ini juga membantu menjaga tampilan identitas agar konsisten.
Namun, tidak semua kondisi membutuhkan pemesanan bersamaan.
Jika perusahaan masih memiliki stok holder dan lanyard yang cukup, misalnya, maka pengadaan berikutnya mungkin hanya membutuhkan kartu baru.
Jadi keputusan sebaiknya didasarkan pada stok aktual dan kebutuhan penggunaan, bukan sekadar karena produk tersebut biasanya dijual sebagai paket.
Bagi perusahaan yang memang membutuhkan kombinasi keduanya, LanyardKilat juga sudah memiliki halaman khusus mengenai paket lanyard dan ID card untuk perusahaan, sehingga pembaca yang sudah masuk tahap mempertimbangkan paket dapat diarahkan ke halaman yang lebih komersial.
Budget yang efisien bukan berarti memilih produk dengan harga satuan paling rendah.
Yang lebih penting adalah memastikan setiap komponen memang dibutuhkan.
Misalnya, perusahaan memiliki 500 karyawan tetapi hanya 50 orang yang harus melakukan scan kartu berkali-kali dalam sehari. Memberikan retractable reel kepada seluruh 500 orang tentu belum tentu menjadi pilihan paling efisien.
Hal yang sama berlaku pada spesifikasi lainnya.
Standarkan yang perlu distandarkan, bedakan yang memang memiliki kebutuhan berbeda.
Desain identitas perusahaan dapat dibuat konsisten, sementara konfigurasi aksesori dapat disesuaikan dengan fungsi pekerjaan.
Dengan cara tersebut, perusahaan tetap memiliki identitas yang seragam tanpa harus membuat seluruh karyawan menggunakan spesifikasi yang paling mahal.
Setelah pengadaan pertama selesai, simpan data spesifikasi dan hasil quotation sebagai referensi.
Dokumen tersebut sebaiknya mencatat:
Data tersebut akan sangat membantu ketika perusahaan kembali membutuhkan kartu untuk karyawan baru atau melakukan pengadaan dalam jumlah lebih besar.
Perusahaan tidak perlu memulai proses spesifikasi dari awal. Tim procurement tinggal memperbarui jumlah dan data personalisasi sesuai kebutuhan terbaru.
Sebelum mengirim permintaan penawaran, gunakan checklist berikut.
| Pertanyaan | Sudah ditentukan? |
|---|---|
| Berapa jumlah karyawan yang membutuhkan kartu? | ☐ |
| Apakah karyawan dibagi dalam beberapa kelompok kebutuhan? | ☐ |
| Apa material kartu yang digunakan? | ☐ |
| Cetak satu atau dua sisi? | ☐ |
| Data apa saja yang dicetak? | ☐ |
| Apakah membutuhkan barcode/QR/RFID? | ☐ |
| Apakah membutuhkan card holder? | ☐ |
| Apakah membutuhkan lanyard? | ☐ |
| Apakah lanyard menggunakan identitas perusahaan? | ☐ |
| Jenis hook/attachment sudah ditentukan? | ☐ |
| Apakah membutuhkan yoyo/retractable reel? | ☐ |
| Data karyawan sudah final? | ☐ |
| Desain sudah mendapatkan approval? | ☐ |
| Deadline produksi sudah ditentukan? | ☐ |
| Alamat pengiriman sudah tersedia? | ☐ |
Checklist ini membuat proses permintaan quotation menjadi jauh lebih jelas.
Vendor tidak perlu menerka kebutuhan perusahaan, sementara procurement dapat membandingkan penawaran berdasarkan spesifikasi yang sama.
Menghitung budget pengadaan ID card karyawan sebaiknya dimulai dari kebutuhan pengguna, bukan dari harga kartu.
Tentukan terlebih dahulu berapa orang yang membutuhkan ID card, fungsi kartunya, kemudian tentukan apakah perlu holder, lanyard perusahaan, attachment, yoyo, atau fitur tambahan lainnya.
Setelah itu, pecah kebutuhan menjadi beberapa komponen dan minta quotation berdasarkan spesifikasi yang jelas.
Dengan pendekatan tersebut, perusahaan tidak hanya mengetahui berapa harga ID card, tetapi juga dapat memperkirakan berapa biaya sebenarnya untuk menyediakan sistem identitas karyawan yang siap digunakan.
Dan bagi perusahaan yang membutuhkan ID card sekaligus tali identitas, kebutuhan tersebut dapat dihitung sebagai satu sistem tanpa harus mencampurkan semua spesifikasi ke dalam satu produk.
Setelah budget dasar diketahui, perusahaan masih perlu menentukan jumlah produksi yang tepat. Jumlah ini sebaiknya tidak otomatis sama dengan jumlah karyawan yang tercatat pada hari pemesanan, karena kebutuhan ID card bisa berubah selama periode penggunaannya.
Perusahaan dapat memperhitungkan karyawan aktif, karyawan baru yang segera bergabung, serta kebutuhan penggantian kartu. Dengan begitu, pengadaan tidak terlalu sedikit tetapi juga tidak berlebihan.
Misalnya perusahaan memiliki 400 karyawan aktif dan dalam dua bulan ke depan diperkirakan ada 20 karyawan baru. Jika ada kebijakan menyediakan sejumlah kartu pengganti, kebutuhan awal dapat dihitung dari ketiga komponen tersebut.
Jumlah pengadaan = kebutuhan karyawan aktif + kebutuhan tambahan + cadangan yang direncanakan
Yang perlu diperhatikan, cadangan bukan berarti harus selalu dalam persentase tertentu. Jumlah yang masuk akal bergantung pada kondisi perusahaan dan seberapa mudah kartu dapat dibuat kembali.
Perusahaan dengan tingkat pergantian karyawan rendah mungkin tidak membutuhkan banyak cadangan. Sebaliknya, perusahaan dengan recruitment yang berlangsung terus-menerus dapat mempertimbangkan kebutuhan tambahan agar tidak perlu melakukan pengadaan terlalu sering.
Tidak selalu.
Perusahaan dapat menggunakan standar identitas yang sama, tetapi konfigurasi perlengkapannya bisa berbeda berdasarkan fungsi pekerjaan.
Misalnya, desain kartu dan identitas visual tetap menggunakan standar perusahaan, sedangkan attachment atau aksesori tertentu hanya diberikan kepada karyawan yang membutuhkannya.
| Kelompok | ID Card | Holder | Lanyard | Aksesori tambahan |
|---|---|---|---|---|
| Staff kantor | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Operasional | ✓ | ✓ | ✓ | Sesuai kebutuhan |
| Security | ✓ | ✓ | ✓ | Sesuai sistem akses |
| Teknisi | ✓ | ✓ | ✓ | Sesuai pekerjaan |
| Tamu/visitor | Berbeda | Sesuai kebutuhan | Bisa berbeda | — |
Pendekatan ini membuat sistem identitas perusahaan tetap konsisten tanpa memaksa seluruh pengguna memakai spesifikasi yang sama.
Hal tersebut juga penting ketika perusahaan memiliki beberapa lokasi atau cabang. Standar dasar dapat dibuat seragam, sementara kebutuhan khusus masing-masing unit tetap dapat disesuaikan.
Bagaimana Menghitung Budget Jika Perusahaan Memiliki Beberapa Divisi?Untuk perusahaan dengan banyak divisi, sebaiknya jangan langsung mengalikan satu paket ke seluruh karyawan.
Buat kelompok kebutuhan terlebih dahulu.
Contohnya:
Divisi administrasi: ID card + holder + lanyard.
Divisi operasional: ID card + holder + lanyard + attachment tertentu.
Tim yang menggunakan sistem akses: ID card + holder + lanyard + retractable reel.
Dengan cara tersebut, procurement dapat mengetahui biaya berdasarkan kebutuhan, bukan hanya berdasarkan jumlah kepala.
Ini juga membuat evaluasi anggaran lebih mudah. Jika budget terlalu tinggi, perusahaan dapat melihat komponen mana yang paling banyak menyumbang biaya dan apakah komponen tersebut memang diperlukan untuk semua pengguna.
Setelah spesifikasi dan budget selesai, tahap berikutnya adalah memilih vendor.
Jangan hanya menggunakan kriteria:
“Siapa yang menawarkan harga paling murah?”
Untuk pengadaan perusahaan, ada beberapa hal yang lebih penting untuk diperiksa.
Pastikan vendor mampu menangani quantity yang dibutuhkan sesuai deadline.
Quotation harus menjelaskan produk yang ditawarkan sehingga perusahaan tahu apa yang sebenarnya dibeli.
Untuk ratusan kartu dengan data berbeda, perusahaan perlu mengetahui bagaimana proses pengecekan desain dan data dilakukan sebelum produksi.
Jika perusahaan nantinya membutuhkan kartu tambahan, spesifikasi sebelumnya sebaiknya dapat dijadikan acuan.
Jika ID card akan digunakan bersama holder dan lanyard perusahaan, pastikan vendor memahami seluruh konfigurasi yang dibutuhkan, bukan hanya mencetak kartu.
Deadline harus dibicarakan sejak awal, terutama jika ID card dibutuhkan untuk pembukaan kantor, onboarding, operasional baru, atau kebutuhan perusahaan lainnya.
Untuk kebutuhan yang membutuhkan kombinasi beberapa produk identitas, perusahaan juga dapat mempertimbangkan konsep paket identitas perusahaan agar kebutuhan tiap komponen dapat dipetakan sejak awal.
Sebelum menyetujui quotation, HR atau procurement dapat mengajukan beberapa pertanyaan sederhana.
“Harga ini sudah termasuk apa saja?”
Ini pertanyaan pertama yang harus dijawab dengan jelas.
Kemudian:
Jawaban atas pertanyaan tersebut jauh lebih berguna daripada sekadar mengetahui harga per pcs.
Untuk perusahaan yang membutuhkan lanyard dalam jumlah besar, kualitas akhir juga perlu diperhatikan. Detail seperti hasil printing, pemotongan, pemasangan aksesori, dan finishing akan menentukan bagaimana produk terlihat ketika digunakan oleh seluruh karyawan.
Bayangkan perusahaan memiliki 1.000 karyawan dan setiap beberapa bulan ada karyawan baru.
Kalau setiap pengadaan baru menggunakan ukuran, warna, material, atau attachment yang berbeda, identitas karyawan lama dan baru akhirnya terlihat tidak seragam.
Masalahnya bukan hanya pada tampilan.
Tim HR atau GA juga akan lebih sulit mengelola pengadaan karena setiap batch memiliki spesifikasi sendiri.
Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki spesifikasi dasar yang terdokumentasi.
Misalnya:
ID card PVC tertentu + holder tertentu + lanyard dengan ukuran tertentu + attachment tertentu.
Dokumen tersebut kemudian menjadi standar untuk pengadaan berikutnya.
Jika ada perubahan, perubahan tersebut sebaiknya dilakukan secara sengaja dan dicatat, bukan terjadi karena vendor berbeda atau tim procurement berbeda menggunakan spesifikasi yang berbeda.
Setelah produk pertama selesai, jangan hanya menyimpan invoice.
Simpan juga:
Data tersebut dapat menjadi master specification perusahaan.
Ketika ada karyawan baru, perusahaan cukup memperbarui data personalisasi tanpa harus mendesain ulang seluruh identitas.
Hal ini juga membantu ketika perusahaan pindah vendor. Vendor baru memiliki dokumen yang lebih jelas mengenai produk yang harus dibuat sehingga risiko perubahan spesifikasi dapat diminimalkan.
Tidak ada satu periode yang cocok untuk semua perusahaan.
Pengadaan ulang dapat dilakukan ketika:
Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan besar, lebih baik jangan menunggu sampai stok benar-benar habis.
Jika proses produksi membutuhkan waktu, pengadaan sebaiknya direncanakan berdasarkan stok minimum dan lead time vendor.
Dengan begitu, karyawan baru tidak perlu menunggu terlalu lama hanya karena kartu identitas belum tersedia.
Bisa, dan untuk pengadaan identitas baru hal tersebut sering kali lebih praktis.
Ketika kartu dan lanyard disiapkan dalam satu perencanaan, perusahaan dapat menentukan standar visual yang konsisten sejak awal.
Misalnya:
ID card: menggunakan logo dan identitas perusahaan.
Holder: menggunakan ukuran yang sesuai kartu.
Lanyard: menggunakan warna corporate dan logo perusahaan.
Attachment: disesuaikan dengan cara kartu digunakan.
Dengan demikian, ketika produk diterima, perusahaan tidak perlu mencocokkan komponen dari beberapa pengadaan yang berbeda.
Namun, tetap lakukan perhitungan berdasarkan kebutuhan. Pengadaan bersamaan bukan berarti semua komponen harus menggunakan quantity dan spesifikasi yang identik.
Budget pengadaan ID card karyawan akan lebih akurat jika perusahaan memulai perhitungannya dari kebutuhan pengguna, kemudian menentukan spesifikasi produk dan komponen pendukung.
Urutannya dapat dibuat sederhana:
1. Hitung jumlah pengguna
↓
2. Kelompokkan kebutuhan berdasarkan fungsi
↓
3. Tentukan spesifikasi ID card
↓
4. Tentukan holder, lanyard, dan attachment
↓
5. Tentukan fitur tambahan jika diperlukan
↓
6. Buat daftar quantity
↓
7. Minta quotation berdasarkan spesifikasi yang sama
↓
8. Bandingkan total biaya dan isi penawaran
Dengan cara tersebut, perusahaan tidak terjebak pada perbandingan harga per pcs yang sebenarnya tidak sebanding.
Pada akhirnya, pengadaan yang baik bukan hanya tentang mendapatkan ID card karyawan dengan harga murah, tetapi mendapatkan spesifikasi yang sesuai, jumlah yang tepat, dan proses produksi yang dapat mendukung kebutuhan operasional perusahaan.
Untuk kebutuhan produksi ID card, perusahaan dapat melanjutkan ke cetak ID card custom. Jika kebutuhan mencakup tali identitas, tersedia pula cetak tali lanyard custom yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
